Sistema Y Procedimientos Administrativos

ASPECTOS DE IMPORTANCIA PARA EL ESTUDIO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS

Al comenzar estudios que requieren una visión amplia de la empresa, surge la necesidad de tener en mente una serie de puntos de apoyo necesario para no tener que realizar suposiciones, o bien regresar para preparar etapas de investigación que ya hubiésemos efectuado. Estos puntos son:

• Políticas: La empresa moderna tiene gran variedad de objetivos ,no es solo vender o producir su único propósito, son tan variados estos objetivos que hay que clasificarlos, por ejemplo, tenemos objetivos generales, particulares que pueden ser departamentales o individuales entre otros, hay muchos aspectos que bajan la moral del personal a falta del cumplimiento de las políticas de la empresa. Desde luego afecta a los procedimientos porque una política que se aplique regularmente, pero que esté mal elaborada, daña el sistema mejor diseñado.

• Organización: La organización de una empresa es un factor muy importante de conocimiento para el analista de sistema, es conveniente agregar que no basta con conocer la teoría, sino que es necesario saber trabajar con ella. Un análisis de las funciones de la empresa, valiéndose de una gráfica adecuada, nos revelara, aun sin investigaciones detalladas, los peligros de esta estructura descubriéndose a actividades que a pesar de ser importantes para el sistema que estudiamos, son mal desempeñadas en virtud de que estan mal ubicadas.

• Objetivos del sistema: conociendo los problemas se deben establecer los objetivos del sistema, que ayudaran a solucionarlos. Una vez diseñado el sistema, su función principal consiste en proporcionar a los usuarios datos oportunos y exactos que les permita tomar y aplicar decisiones necesarias para mejorar al máximo las relaciones reciprocas entre hombres, materiales, maquinas, dinero, con el fin de alcanzar más eficientemente las metas establecidas por la organización. En otras palabras, el objetivo primordial de un sistema es proporcionar a la empresa un mecanismo para el ejercicio de la administración.

• Información sobre el volumen de trabajo: La determinación de los volúmenes de trabajo es necesaria en la planeación de las labores que habremos de realizar con motivo del estudio que nos ha sido encomendado, ya que tendremos que jerarquizar los diferentes trabajos y operaciones y , desde luego, la determinación de los volúmenes nos ayudara y permitirá conocer otros elementos ( que se relacionan con la medición del trabajo)

ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN

En primer lugar, hay que determinar las actividades indispensables de investigación para la planeación del estudio del sistema, que son los siguientes:

• Estudio preliminar: Es necesario iniciar el trabajo de obtención de datos con un contacto que proporcione una primera idea global del problema, este estudio preliminar se requiere independientemente de los orígenes o razones por la que se efectúa el estudio de sistemas.

Contiene:

Información documental (manuales de la empresa y su personal)

Información sobre el campo de trabajo (reportes de fallas ).

• Definición del área que se va a investigar: tenemos que definir cuál será la materia de nuestro estudio, puede ser, desde luego , toda la empresa o bien un departamento o una excepción. Existen investigaciones que comprenden una o más áreas; en estos casos, es conveniente examinar, además, aquellas funciones que tengan relación directa con las otras áreas estudiadas.

• Determinación de los detalles del estudio: Esto es un instrumento definido para la continua evaluación de los métodos y el desempeño de los procedimientos de la empresa. El analista de sistemas tiene que decidir cuáles son los detalles de estudio más necesario para alcanzar los objetivos.

CONTROLES EN EL ESTUDIO DE SISTEMAS

La elaboración de un método sistemático en el proceso de un estudio de sistemas y procedimientos constituye, hasta cierto punto, una norma uniforme en la cual basarse. Cuando se requiere un control más estrecho hay que recurrir a la hoja de asignación de un proyecto cuando se asigna un plan a los analistas, en una hoja de asignación, se estipula lo siguiente:

El propósito y el alcance del proyecto, las unidades administrativas aceptadas e interesadas, las fuentes de datos, la fecha estimada de terminación.

REPRESENTACIÓN GRAFICA DEL PLAN GENERAL DEL ESTUDIO DEL SISTEMA

Para la descripción gráfica del plan general y de los programas específicos de investigación se recomienda utilizar las gráficas reticulares, es decir, de flechas, o diagramas de red, como las que se utilizan en las técnicas de camino crítico ( C.P.M.) o en técnicas de programación, evaluación y revisión ( P.E.R.T.).

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