Los Formularios En Sistemas Y Procedimientos Administrativos

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular Para la Educación Superior

Instituto Universitario Tecnológico “Pedro Emilio Coll”

Puerto. Ordaz-Edo. Bolívar

Cátedra: Sistemas y Procedimientos Administrativos II

BACHILLERES:

Astudillo Luís C.I: 16.390.460

Brito Yris C.I 16.698.400

Cabrera Carla C.I 25.015.736

Lanz Erasmo C.I 19.157.081

PROFESOR:

Pulgar José

Ciudad Guayana; 13 de Noviembre de 2012

INTRODUCCION

Las formas o formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si éstos no son funcionales y no están diseñados para adaptarse adecuadamente al uso que se les da, pueden entorpecer e impedir la operación del procedimiento o sistema en el cual está involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en los procedimientos y sistemas diseñados con un alto grado de perfección. Por otra parte, la ventaja de los formularios es que al rediseñarlos o simplificarlos, se puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el análisis, diseño y control de formularios es indispensable en toda organización para garantizar una adecuada sintonización del flujo de documentos en las diferentes dependencias que la conforman, tomando en cuenta tanto la creación, impresión y almacenamiento de los formularios, así como su procesamiento y circulación.

DESARROLLO

 QUE ES UNA FORMA

No es otra cosa que un objeto sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuenta con espacios para que se anote en ellos una información variable. Generalmente esta impresa en papel o en algún material de papel; puede haber sido impresa mediante cualquiera de los procesos de reproducción conocidos (ella misma puede reproducirse), y que consta de varias partes similares o distintas.

Algunos de los tipos más comunes de formas, con los cuales casi todos están familiarizados, son: membretes, solicitudes de empleo, cheques para el pago de sueldos, y reportes de impuesto sobre la renta. Por otra parte las formas complejas como ordenes de fabricación, vales de material, hojas de operación y peticiones de cambio, rara vez son vistas por otras personas que no sean la directamente involucradas en su preparación o proceso. En general, ciertos aspectos deberían exceptuarse en la definición de lo que es una forma, a fin de que el cuadro quede bien claro. Se han presentado casos en que circulares de propaganda, etiquetas de productos, lista de precios y hojas de instrucciones al cliente, han sido considerado como formas.

 CONTROL DE FORMAS

Es un plan o método usado por la gerencia para guiar y regular las operaciones de oficina, mediante la normalización del flujo de papeles, donde se detecta la necesidad de realizar ajustes o para utilizar los formularios en forma más eficiente y mantener el seguimiento a cada formulario implantado. El control de formularios se debe centrar en un lugar suficientemente alto dentro de la organización como para dar una visión amplia, necesaria para la revisión, coordinación y mejora de la instalación de los formularios. Se debe tomar en cuenta la opinión del analista y de los usuarios, ya que el analista es quien decide cómo deben ir distribuidos los datos y el usuario decide cuáles son los datos necesarios para que pueda realizar un trabajo apropiado en el diseño y mantenimiento de las formas de una empresa. El analista no solo debe ser hábil y experto en su ramo, sino al mismo tiempo tener conocimientos de de las relaciones de la organización y el impacto que puedan tener las formas en los sistemas.

 SISTEMA DE CLASIFICACION DE FORMAS

La finalidad de clasificar las formas es relacionarla con las funciones de la organización en las cuales se emplean. Al hacerlo se hace posible apreciar mejor las relaciones de las formas entre si y tamben detectar, con mayor facilidad, duplicaciones de actividad. El archivo funcional de formas sirve también como un instrumento de referencia para el experto en control de formas o sistemas que busca informes sobre una determinada función. En el encontrara los datos que necesite para la integración con otras formas, o alguna forma ya existente que llenará la necesidad de una nueva que haya sido solicitada. Un método para la clasificación de las de las formas que ha sido usado con muy buenos resultados en varias empresas, consiste en preparar una clave básica de cuatro dígitos, los tres primeros designando las funciones departamentales de la compañía y el ultimo indicando el propósito de la forma. Por ejemplo, la serie 0200 cubrirá el departamento de contabilidad la serie 0600 cubrirá el departamento de relaciones industriales y así sucesivamente. En el interior de cada departamento se hace una subdivisión para identificar las subfunciones. Si se trata del departamento de contabilidad el numero 0210 vendrá a designar el mayor general, 0220 cuentas por pagar, 0230 cuentas por cobrar, 0240 nominas de pago, etcétera.

En cuanto al cuarto digito, que se muestra como un cero en los ejemplos citados, puede haberse que identifique el propósito de la forma elaborando una lista de diez categorías aplicables al tipo de negocio de que se trate. Por ejemplo una organización manufacturera podría emplear aquella que se expresen en la lista que se acompaña. Existen dieciocho propósitos para las formas, generalmente reconocidos, y son: 1) darse por enterado, 2) Convenir o estar de acuerdo, 3) aplicar, 4) Autorizar, 5) Anclar, 6) Certificar, 7) Reclamar, 8) Estimar, 9) Recordar, 10) Identificar, 11) Instruir, 12) Notificar, 13) Ordenar, 14) Registrar, 15) Informar, 16) Solicitar, 17) Despachar y 18) Programar. Sin embargo, todas pueden condensarse en diez o menos categorías, a fin que una clave de un solo digito sea suficiente. Una vez que haya quedado establecida la clave, las formas interiores de cada clasificación departamental pueden agruparse de acuerdo con estas funciones.

 TECNICAS PARA EL DISEÑO DE FORMAS.

El propósito fundamental del diseño de formas es suministrar medios estandarizados para el eficaz procesamiento de información administrativa. Esto comprende la disposición de la forma y las especificaciones para hacerla. El arte del diseño de formas requiere de una combinación de cualidades prácticas y estéticas, así como de una comprensión del sistema respectivo. Por encima de todo, el diseñador de formas tiene que ser un trabajador diligente. Ya que deberá enfrentarse a numerosos problemas que requieren de soluciones claras y rápidas. La calidad de su actuación y trabajo tendrá un efecto duradero en la imagen de la compañía que surge de la papelería. Para el diseño de dichas formas se debe tener en cuenta las siguientes técnicas:

 Las formas deben estar diseñadas de modo que sea fácil para quienes las usan el procede correctamente basándose en ellas, por lo tanto necesitan ser fáciles de llenar, leer, procesar y desechar.

 Con objeto de facilitar las anotaciones en las formas, ésta deberá contar con el espacio suficiente para los datos.

 Las entradas se harán según sean la consecuencia de los datos que vayan a consignarse.

 La forma tendrá impresa tanta información como sea posible a fin de reducir el tiempo que se emplee en las anotaciones.

 Deberán examinarse todas las variables para asegurarse de que algunas de ellas no sean, en realidad constantes.

 Las entradas que se hacen con frecuencia pero que no son aplicables, deberán imprimirse con un pequeño cuadro precediéndolas, en el cual se pondrá una marca o X, en lugar de escribir detalladamente todos los datos que se piden.

 Los renglones se espaciaran en intervalos de 6mm para la mayoría de las entradas manuscritas.

 Los renglones se espaciaran en intervalos de 9mm para las formas que varíen en la forma de entrada (manuscrita o a maquina).

 Las líneas horizontales deben ser omitidas a menos que sean necesarias para guiar el ojo en posteriores entradas que se hagan a lo largo de la hoja.

 Emplear variaciones en las separaciones de las diversas columnas, para que sean más fácil de leer y llenar.

 Usar líneas delgadas para las separaciones de columnas que correspondan a una misma categoría y gruesas o dobles antes del siguiente grupo de distinta categoría, la misma técnica se empleara para el rayado horizontal.

 Deben utilizarse tintas y papeles de colores diversos. Se deberá utilizar un solo color de tinta, a menos que exista una razón suficiente para cambiarlo.

 Los papeles de colores deben utilizarse principalmente en formas múltiples a efecto de identificar las copias correspondientes a cada departamento y facilitar su distribución.

 Debe utilizarse un vocabulario preciso y evitar las abreviaturas o las frases incompletas que puedan ser mal interpretadas.

 Los títulos deben ser concisos, indicando con claridad el objeto de la forma.

 El nombre de la compañía deberá aparecer prominentemente en todas las formas que se distribuyan fuera de la empresa.

 Los márgenes para formas que se colocaran en pasta de argollas o barras, deberán variar de 8mm para las argollas y hasta 4cm para las de barra.

 El margen superior e inferior deberá ser de 12mm cada uno, pero si se dispone de poco espacio deberá reducirse

...