SISTEMA Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

UNIDAD: PROCEDIMIENTOS DE PREPARACIÓN DEL ESTUDIO DE SISTEMAS Y PROCEDIMIENOS

AUTORIZACION PARA REALIZAR EL ESTUDIO: En este punto se debe presentar el proyecto al titular de la organización es responsable de su ejecución para que este lo evalúe y en su caso lo apruebe. Una vez autorizado, deben girarse comunicaciones y/o convocar a reuniones para hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos la intención de realizar el estudio, resaltando los beneficios que se obtendrán de este esfuerzo a fin de que todos brinden su apoyo. Sin este requisito el trabajo podría tomar más tiempo o presentar mayor grado de dificultad.

PLANEACIÓN DEL ESTUDIO. Todo estudio organizacional se encuentra basado en un proceso que parte de la percepción y determinación de la problemática, definición de los factores de estudio, objetivos, lineamientos y campos de trabajo para su realización, la captación y el análisis de los datos necesarios para formular, implantar y evaluar las recomendaciones hasta presentar por escrito el informe a las autoridades, implantar las recomendaciones, evaluar, dar seguimiento y retroalimentar el proceso.

Consiste en precisar la naturaleza y alcance del estudio y establecer los términos de referencia para orientar su ejecución.

a) DETERMINAR EL FACTOR DE ESTUDIO:

• Identificar el elemento o variables que deben ser estudiados para determinar el objetivo del estudio. Este procedimiento fija los cimientos para determinar el objetivo de estudio y llevar a cabo una exploración o investigación preliminar que proporcione la información fundamental para integrar un proyecto de estudio sólido y completo.

b) FUENTES DE ESTUDIO:

 FUENTES INTERNAS: Órganos de gobierno, nivel directivo, nivel medio, área afectada, otras unidades administrativas, unidades de mejoramiento administrativo, comisiones o grupos de trabajo, recursos de información.

 FUENTES EXTERNAS: Normativas (Organismos internacionales, Instituciones oficiales), Competidores, Proveedores, Clientes y usuarios, Organizaciones líderes en el campo de trabajo, Organizaciones de otros campos de trabajo.

c) DEFINICIÓN DEL OBJETIVO DE ESTUDIO:

• Debe ser muy específico en cuanto a las condiciones que la organización espera como resultado de sus acciones.

d) INVESTIGACIÓN PRELIMINAR:

• Reconocimiento para determinar la situación administrativa de la organización, esto implica revisar la literatura técnica, legal, además de establecer el primer contacto con la realidad que se va a estudiar.

e) PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE ESTUDIO: Después de recabar los elementos preliminares para llevar a cabo el estudio, se debe preparar el documento de partida a fin de ponerlo en práctica.

f) PROPUESTA TECNICA

1. Naturaleza (tipo de estudio que se pretende realizar

2. Alcance (Área de aplicación que cubre el estudio)

3. Justificación

4. Antecedentes (Todos los estudios y esfuerzo análogo preparados con anterioridad).

5. Objetivos. (Logros que se pretende alcanzar)

6. Estrategia. (Ruta fundamental para orientar el curso de acción y asignación de recursos)

7. Recursos

8. Costo

9. Resultado

10. Información complementaria

COMUNICACIÓN A LOS INVOLUCRADOS Y A SUS REPRESENTANTES

Como último paso en la preparación del estudio hay que informar a todas las personas que puedan verse afectadas por el estudio, para explicarles brevemente los objetivos perseguidos, en funcionamiento que se seguirá para lograrlos y lo que se espera de cada persona. Hay que dar oportunidad para que los empleados nos planteen cualquier duda o inquietud que al respecto puedan tener. Cuantos malos entendidos, rumores y suspicacias pueden evitarse con una buena comunicación.

En muchos casos es necesario incluir en estas juntas de comunicación a los representantes de los participantes (sindicatos), y con ello evitaremos fricciones laborales que puedan llegar hasta la huelga. Este aspecto hay que ponderarlo con anticipación y si es consultarlo con los asesores legales de la institución.

INVESTIGACION PRELIMINAR

Este punto, por su importancia, merece ser tratado por separado.

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