Sistemas De Administracion- Diferentes Conceptos

Sistemas.

Concepto.

Los sistemas son un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común. Por ejemplo, cualquier persona experimenta sensaciones físicas gracias a un sistema nervioso formado por el cerebro, la medula, los nervios, y las células sensoriales, todos estos elementos funcionan en conjunto para hacer que el sujeto experimente sensaciones como frío, calor, etc.

Todo sistema organizacional depende en mayor o en menor medida, de una unidad abstracta denominada sistema de información. Este sistema es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento hacia otros y puede ser cualquier objeto, desde la comunicación interna entre los diferentes componentes de la organización y líneas telefónicas hasta sistemas de computo que generan reportes periódicos para varios usuarios. Los sistemas de información proporcionan servicios a todos los demás sistemas de una organización y enlazan todos los componentes en forma tal que estos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.

Características.

La finalidad de un sistema es la razón de su existencia. Por ejemplo se puede decir que existe un sistema legislativo para estudiar los problemas que enfrentan los ciudadanos y aprobar la legislación que los resuelva.

Para alcanzar sus objetivos, los sistemas interaccionan con su medio ambiente, el cual esta formado por todos los objetos que se encuentran fuera de las fronteras de los sistemas. Existen dos tipos de sistemas

>Los sistemas abiertos: que interactúan con su medio ambiente(Reciben entradas y producen salidas.

>Los sistemas cerrados: son aquellos que no interactúan con su medio ambiente.

Todos los sistemas actuales son abiertos. Es así como los sistemas cerrados solo existen como una teoría, un concepto, aunque si muy importante.

Elementos.

El elemento de control esta relacionado con la naturaleza de los sistemas, sean cerrados o abiertos. Los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de niveles de desempeño tolerables, (o sea mientras se encuentren bajo control) Por ejemplo las personas trabajan mejor cuando su temperatura es de 37° centígrados, una desviación de 37° a 37.5° no afecte mucho su desempeño, pero una mayor desviación, como una fiebre de 39.5° desencadena un cambio muy drástico en las funciones corporales. El sistema deja de funcionar y permanece inactivo hasta que se repare dicha condición. Pero si se prolonga demasiado, los resultados pueden ser fatales para el sistema.

Todos los sistemas tienen niveles aceptables de desempeño, denominados estándares y contra los que se comparan los niveles de desempeño. Siempre deben anotarse las actividades que se encuentren por encima o por debajo de los estándares para así poder efectuar los ajustes necesarios. La información proporcionada al comparar los resultados con los estándares junto con el proceso de reportar las diferencias a los elementos de control recibe el nombre de retroalimentación.

Para resumir, los sistemas emplean un sistema de control básico que consiste en:

Un estándar para lograr un desempeño aceptable.

Un método para medir el desempeño actual.

Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar.

Un método de retroalimentación.

Los Sistemas que pueden ajustar sus actividades para mantener niveles aceptables continúan funcionando. Aquellos que no lo logren hacer, tarde o temprano dejan de trabajar.

El concepto de interacción con el medio ambiente, que es lo que caracteriza a los sistemas abiertos, es esencial para el control. Recibir y evaluar la retroalimentación, permite al sistema determinar que tan bien esta operando

En contraste, los sistemas cerrados sostienen su nivel de operación siempre y cuando posean información de control adecuada y no necesiten nada de su medio ambiente. Dado que esta condición no puede sostenerse por mucho tiempo, la realidad es que no existen sistemas cerrados. El concepto, sin embargo, es importante por que ilustra un objetivo en el diseño de sistemas: construir sistemas que necesiten la menor intervención del medio externo para mantener un desempeño aceptable. Por consiguiente, la autorregulación y el propio ajuste son objetivos del diseño en todos los ambientes de sistemas.

Los componentes que forman un sistema pueden ser a su vez sistemas mas pequeños; Es decir, los sistemas pueden estar formados por varios niveles de sistemas o subsistemas. Por ejemplo un auto tiene sistemas de combustión, eléctricos, etc. En general, en situaciones de sistemas, es común tener varios niveles de sistemas interactuando entre sí.

Sistemas de información.

Las finalidades de los sistemas de información, como las de cualquier otro sistema dentro de una organización, son procesar entradas, mantener archivos de datos relacionados con la organización y producir información, reportes, y otras salidas.

Los sistemas de información están formados por subsistemas que incluyen hardware, software, medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de datos.

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