Subsistemas De Informacion De Inteligencia

TEMA 1: EL SUBSISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

1. INTRODUCCION

La información circula por toda la organización como si fuera un fluido, por cauces formales e informales y en sentido horizontal y vertical. El Sistema de Información configura la estructura organizativa que debe administrar dichos flujos de información con la máxima eficacia y eficiencia en su captación, proceso, almacenamiento y distribución.

Se suelen confundir los Sistemas de Información de las empresas con los sistemas informáticos, dichos sistemas manejan volúmenes de información enormes a velocidades vertiginosas siendo una herramienta clave en los Sistemas de Información actuales, aunque siempre existirá un parte del Sistema de Información que no pueda ser informatizada.

En este capítulo veremos cuáles son los diferentes subsistemas de información que componen la empresa, así como sus características y la importancia que tienen en toda organización con el objetivo de conocerla en profundidad y gestionarla con la máxima eficiencia.

Las empresas españolas están comenzando a tomar conciencia de que, la información, es uno de los recursos estratégicos imprescindibles para poder competir en los nuevos mercados y, además, para un importante número de estas empresas, la correcta gestión de sus Sistemas de Información constituye uno de los requisitos indispensables para sobrevivir, que es el principal objetivo de las empresas.

En la actualidad la creciente complejidad de las tareas de gestión, ocasionada por un entorno hostil que evoluciona muy rápidamente, han incrementado el protagonismo y el interés por los Sistemas de Información de las empresas de nuestro entorno, los cuales deben ser mecanismos rápidos, con una gran capacidad de adaptación frente a los cambios del entorno y de la propia organización, exhaustivos en su análisis, que aseguren la eficacia del resultado a la hora de alcanzar los objetivos marcados y eficiente respecto al uso de recursos, sobre todo de la información.

2. DE LOS DATOS A LA INFORMACION Y EL CONOCIMIENTO

En el entorno empresarial, en muchas ocasiones, se vienen utilizando los términos datos e información, como sinónimos, si bien son muy diferentes, consideramos importante de cara a definir los Sistemas de Información, diferenciar estos dos conceptos.

Así, los datos son "grupos de símbolos no aleatorios que se erigen en representación de algo (cantidades, objetos, acciones, etc.)". Los datos se constituyen a partir de caracteres, pueden ser la combinación de letras, números o símbolos que conforman una palabra, una cifra o una imagen que se refieren a algo, p. ej. la cifra 294450 por sí sola no es un dato, necesitamos saber a qué se refiere esta cifra o palabra, pudiendo ser ésta un saldo o un número de teléfono, en caso de ser un saldo necesitaríamos saber de qué cuenta y a qué fecha, y si es un teléfono, de quién.

Los datos son la materia prima imprescindible para conseguir información, será necesario para ello que exista un sistema de información que sea capaz de procesar los datos y convertirlos en información. Los datos se convierten en información cuando son útiles para algún propósito, y una vez que son procesados obtienen un significado, un propósito y una utilidad, es decir, cuando a los datos se les agrega algo más, inteligencia, se convierten en información.

Un dato se convierte en información, si es capaz de contestar a una pregunta o solucionar un problema de información, es decir, la información se vincula a "los datos que hacen falta para tomar decisiones".

La diferencia entre dato e información no reside en el contenido del conjunto de caracteres dado, más bien reside en su utilidad para la toma de una decisión.

En definitiva los datos, para convertiste en información, han de detentar una serie de características:

• Utilidad. Deben servir en el proceso de la toma de decisiones, influyendo en las acciones que se adopten.

• Relevancia. Si el dato no es relevante no servirá para responder a una pregunta o proporcionar conocimiento sobre algo.

• Ser interpretables. Si los datos carecen de un significado, si no se puede interpretar su sentido no servirán para el proceso de toma de decisiones.

• Ser perceptibles. Si no se percibe, porque no llega al destinatario, o porque llega muy difuminado entre una gran cantidad de otros datos, el usuario no podrá procesarlo.

3. CONCEPTO DE INFORMACION

La información es la parte de los datos que ejerce algún tipo de influencia sobre nuestras acciones, ya que interviene en el proceso de toma de decisiones. El mismo conjunto de caracteres puede ser un dato o una información para individuos diferentes, es similar, al hecho de que lo que es materia prima para una empresa puede ser el producto final para otra. P. ej.: para una empresa que fabrica papel, la pasta es sólo la materia prima, tendrá que realizar todo un proceso para que se convierta en producto final, mientras que para la empresa que produce la pasta, ésta ya es el producto final. Algo similar ocurre con los datos y la información, ya que aquello que consideramos información en un nivel de la empresa puede ser sólo un dato en otro.

La información se utiliza en la mayoría de las ramas científicas como piedra angular sobre la que fundamentar la toma de decisiones. Aparece así un término impreciso, amplio y moldeable en función del entorno en el que se utilice, desarrollándose esta situación hasta tal punto que en numerosos casos se obvia su definición por considerar que algo tan común y próximo a todas las facetas de nuestra vida no necesita demostración. En realidad, nos encontramos ante un concepto que puede ser abordado desde numerosos ángulos y diversas perspectivas (lingüística, comunicación, matemáticas, ciencias sociales, informática, etc.)

En general, se asimila la información a "todo aquello que reduce la incertidumbre", ésta es una visión muy amplia que enuncia un problema causa-efecto que no se corresponde exactamente con la realidad, ya que no sólo la reduce sino que la puede ampliar, más bien habría que decir "todo aquello que varía la incertidumbre". La información es la diferencia entre un estado de incertidumbre y otro inmediatamente posterior, que puede acercarnos a la realidad o alejarnos de ella, sabiendo que la incertidumbre es la carencia de conocimiento o ausencia de información acerca de un área de interés.

La teoría económica nos dice que la Tierra, el Trabajo y el Capital han sido, tradicionalmente, los recursos económicos fundamentales, sin embargo, cada vez con un mayor reconocimiento, la información se ha establecido en cuarto lugar como recurso estratégico decisivo dada su enorme importancia económica.

De hecho, nadie duda de que la información es poder, por lo que cada vez son más las organizaciones que emplean una parte importante de sus medios para obtenerla y controlarla.

La información cobra aún más importancia en aquellos momentos de caos, incertidumbre, desequilibrios y ajustes, llegando a ser tanto o más valiosa que los recursos materiales, humanos y financieros con los que cuenta la empresa. Esto se debe a que la empresa para poder ser competitiva en una economía cada vez más globalizada debe ser capaz de obtener, seleccionar, procesar y aplicar correctamente la información relevante para afrontar cada problema.

La información es un elemento básico en la empresa, de ahí que frente a circunstancias tales como la expansión y diversificación de actividades, la constante variación de los empleados en plantilla, las empresas, a través de su nivel directivo, sientan la necesidad de estructurar y formalizar sus sistemas de información. Y todo ello por que la información es la materia prima imprescindible en todas y cada una de las fases que conlleva una toma de decisiones, entendiendo por éste, el proceso dirigido a la selección y ejecución de una acción que resuelva un problema, permitiendo la ejecución de unos objetivos establecidos. La información constituye, pues, un recurso estratégico lo mismo que los recursos humanos, financieros, tecnológicos o comerciales. La importancia adquirida progresivamente por la información en la vida de la empresa se pone de manifiesto con la evolución misma de la informática, encargada de tratarla con procesos automáticos.

La información es un recurso que cuenta con una serie de características peculiares que la diferencian de otros recursos existentes en la empresa, tales como:

• Transportabilidad, al poderse transportar instantáneamente de un lugar a otro del mundo

• Ilimitada, ya que el hombre no consume información sino que la crea constantemente, siendo los recursos de información inagotables.

• Subjetividad. Es difícil asignar un valor objetivo a la información. El valor de la información depende de quien la use, se lo asigna el sujeto de acuerdo con sus necesidades concretas en un determinado momento: el sujeto suele percibir el valor de una información como el coste de disponer de ella. La evolución en el tiempo del valor de la información es difícilmente previsible, puede tener un valor extraordinario hoy y no tener ninguno mañana.

4. LOS FLUJOS DE INFORMACION DE LA EMPRESA

Las empresas manejan dos tipos muy diferentes de recursos.

a) Recursos o activos visibles, tangibles o físicos: capital, materias primas, máquinas, empleados, que se utilizan para realizar las operaciones diarias de la empresa, son necesarios para el funcionamiento de las empresa, pero no son suficientes, requieren de los activos intangibles para dar algún fruto. Podríamos

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