TAREA No. 2 INFORMACIÓN, COMUNICACIÓN Y SISTEMATIZACIÓN, Automatizacion De Procesos Administrativos 1

Ejercicio 3

a) Propongo el sentido descendente porque se dirige desde los puestos de más autoridad a los inferiores en la jerarquía. Se utiliza para informar a los empleados de sus funciones, qué se espera de ellos, también se debe de informar de los planes a futuro, problemas, resultados obtenidos, para aumentar la integración de la organización y por ende aumentar la productividad.

b) - Utilizaría el descendente, porque se dirige desde los puestos de mayor autoridad a los inferiores.

- El horizontal porque permite una transferencia precisa y eficiente de la información y se da la coordinación del trabajo.

- Y el ascendente porque también se obtiene información importante de los subalternos.

Ejercicio 4

a) Los tipos de sistemas de información que se podrían usar de acuerdo al nivel en el que se esté se detallan a continuación:

-Estratégico: Se podría usar el de Inteligencia Empresarial porque agiliza la consulta de grandes cantidades de datos. Y el de Toma de Decisiones porque son sistemas de apoyo para la toma de decisiones, resume todos los aspectos relevantes para que el gerente tome las decisiones de la forma más aceptada posible.

-Táctico: Se podría usar el de Administración de documentos porque son sistemas especializados que permiten administrar los documentos. Y el de Almacenamiento porque la información debe de ser almacenada en un lugar seguro y proveer copias de seguridad en caso de contingencias.

-Operativo: Se podría usar el de Manipulación de Datos ya que como su nombre lo dice permite manipular los datos y producir información para su uso posterior. Y el de Sistemas de soporte a la oficina porque cuenta con variedad de opciones para apoyar a las personas que laboran en la oficina a realizar sus tareas de una forma más fácil.

b) Etapas de la sistematización.

Estrategia: La situación actual de la empresa nos da a conocer el problema de la mala estructuración organizacional con la que ha ido creciendo la misma, se debe tener en cuenta que lo que se quiere lograr es aumentar la productividad de la empresa, para eso se debe de reestructurar la organización.

Análisis: Se debe de identificar las necesidades de cada departamento para poder reagruparlos, asignar funciones a cada integrante del sistema y presentar un reporte de viabilidad del mismo para ver si es funcional.

Diseño: Ver si el equipo está capacitado para aceptar los cambios. Presentar el plan de prueba y trabajo y realizar en borrador los manuales operativos necesarios.

Implementación: Comprobar que la nueva estructura está diseñada y si funciona. Contar con un plan de contingencia.

Transición: Verificar que se cuente con material de apoyo para el entrenamiento y que los usuarios estén capacitados. Poner en marcha la nueva estructura organizacional y comprobar que funcione.

Producción: Hacer las correcciones necesarias si las hubiese, realizar estadísticas de rendimiento, reportar las fallas.

c) El factor tecnológico porque se debe de estar a la vanguardia, sino se puede llegar a tener problemas con la producción de los muebles porque puede suceder que un equipo se averíe y no haya disponibilidad de repuestos debido a que se está usando equipo obsoleto.

Decisiones de alto nivel y presiones operativas porque pueden pensar en ofrecer nuevos productos o construir una nueva planta de producción.

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