Tipos De Controles

Título:

controles de entrada, de salida e intermedios

Introducción:

Existen diferentes tipos de controles que nos ayudan a minimizar errores. Estos controles que se van a implementar pueden ser manuales o automáticos y el objetivo es asegurar que solo los datos autorizados que hayan sido capturados en el sistema sean confiables, íntegros, precisos y válidos.

También los controles se pueden utilizar para un mejor funcionamiento en los sistemas de información

Desarrollo:

Los tipos de controles que se deben de implementar en la empresa de paquetería internacional DHL son:

• Controles de procesamiento: en este control se utiliza la técnica de EDICION que se usa para registrar datos como destino, numero de guía, tiempo de entrega y todo lo referente para la entrega del paquete.

• Controles de archivos de datos: la técnica de ETIQUETADO INTERNO Y EXTERNO esta técnica seria usada para que toda la paquetería y/o documentos que lleguen a la empresa sean debidamente registrados en el sistema para su fácil identificación. Y la técnica de SEGURIDAD DE ARCHIVOS DE DATOS para restringir todo acceso a personas ajenas. También la de VERIFICACION DE UNO A UNO sirve para verificar que se hayan entregado cada uno de los paquetes o en dado caso que se encuentren en la empresa para devolverlos.

Los controles que se implementan a los sistemas de información para mejorar su funcionamiento son:

Controles de entrada:

• Firmas de documentos fuente, con la firma del empleado y el cliente en el momento de realizar el servicio se tiene la certeza de que los datos son verídicos.

• Documentos fuentes, al hacer cualquier envío se debe presentar el IFE o alguna identificación oficial vigente.

Controles de salida:

• Distribución de reportes, en estos controles el personal de seguridad se debe de asegurar de entregar los reportes completos y a tiempo de acuerdo al programa de entrega de los paquetes. Y registrando todas las entregas de los reportes para tener un control.

• Verificación de recibo de reportes, este control es parte de la rutina diaria de DHL ya que al entregar un paquete lo que se hace es que la persona que lo recibe debe de firmar y dar su nombre completo, esto con la finalidad de que el paquete se haya entregado correctamente a su destinatario.

Controles internos:

Preventivos:

• Tener control en el acceso del software para que solo el personal autorizado tenga acceso a los datos

• Uso de documentos bien diseñados, capturar datos sin errores

• Contratar solo a personal calificado

Detectivos

• Realizar auditorias internas

• Mensajes de error

• Reportes de paquetes extraviados

Correctivos

• Respaldar la información de los paquetes

• Plan de contingencia

Conclusión:

Existen diferentes controles, los de entrada y los de salida pero también existen los internos que son 3, preventivos, detectivos y correctivos.

Es muy importante reconocer y utilizar los controles para los diferentes procesos del negocio y a los sistemas de información.

Es importante recordar que antes de implementar cualquier control en los procesos de negocios, es necesario saber cuales son las estrategias, objetivos y los procesos que se llevan a cabo. Así será más fácil identificar que tipo de control se va a implementar, ya sea controles de procesamiento o controles de archivos de datos.

Por ultimo utilizando correctamente los controles ya sean de entrada, de salida o internos lo que lograremos es reducir los errores que comúnmente se presentan en nuestras empresas.

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