TRABAJO DE CONTABILIDAD FINANCIERA

FONDO DE CAJA MENOR

Es una cantidad pequeña de fondos en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos, firmarlos y convertirlos en efectivo.

Se considera como un fondo que se crea en las empresas para manejar pequeños desembolsos, y se asigna a una persona como responsable de su manejo.

Existen multitud de pagos pequeños, que para manejarlos por bancos se hace complejo y puede entorpecer el desarrollo ágil de ciertas actividades, por lo que la solución es la constitución de un fondo de caja mejor que se encargue de este tipo de pagos, de esta forma, aquellas compras o pagos menores, que no sean representativos, se manejan por este fondo.

Para el manejo de fondo de caja menor, ser requiere la implementación de cierta políticas, como por ejemplo, que por este se harán pagos que no superen determinado monto, o que determinados pagos, sin importar su monto, no se deben realizar por caja menor.

En cierta forma, el fondo de caja menor se asimila a lo que llamamos “plata de bolsillo”, por lo que es preciso tener un cuidado y control especial sobre estos recursos, y debe normarse una persona de entera confianza y responsabilidad para que lo administre.

Estos fondos se utilizan para el pago de:

- Fotocopias.

- Transporte del Mensajero.

- Elementos de Aseo y Cafetería.

- Refrigerios.

- Correo.

- Compra de Papelería

- Entre otros

CONSTITUCIÓN DEL FONDO DE CAJA MENOR

Al constituir el fondo de caja menor, se retira plata el banco y se constituye el fondo, de modo que la contabilización será:

110510 500.000

111005 500.000

REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Cuando el fondo de caja menor se agota, o llega a un determinado monto, se procede a rembolsar el dinero utilizado.

En este momento, el responsable del fondo de caja menor, hace entrega de los soportes de los gastos incurridos para que le sea rembolsado su valor y así recuperar el fondo de caja menor a su monto inicial.

51 500.000

111005 500.000

Del tratamiento anterior se evidencia que el fondo de caja menor solo se contabiliza al momento de crearlo, aumentarlo, disminuirlo o eliminarlo, no cuando se hace algún reembolso, de ahí que se considera como un fondo fijo.

El reembolso de caja menor, debe solicitarse por lo menos cada mes, de lo contrario, por su especial tratamiento, se pueden presentar inconvenientes respecto a la fecha de causación de las facturas, puesto que estas se contabilizan al momento de solicitar el reembolso, tratamiento que presenta una gran falencia, puesto que según los principios de causación y realización, los hechos económicos deben reconocerse en la fecha en que figuren en la factura, lo cual no será posible mediante el antiguo y arraigado procedimiento de reembolso de caja menor.

Este inconveniente, hace surgir la necesidad de buscar mecanismos diferentes de reembolso que permitan contabilizar las facturas en el momento en que se realice el hecho económico que soportan

AUMENTO DE CAJA MENOR

El mismo registro se elabora cuando la gerencia decide aumentar el fondo fijo de caja menor por insuficiencia para cubrir los gastos menores en un período dado. Cancelación de la caja menor: cuando se cancela el fondo fijo, el efectivo se lleva nuevamente a la cuenta Caja general. Es costumbre cancelar el fondo al finalizar el ejercicio para no dejar ningún gasto pendiente de legalizar que pueda afectar la vigencia contable siguiente.

REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR

- La caja menor debe ser creada mediante acta legalizada por la empresa.

- Cada caja menor debe tener un responsable

- La cantidad del fondo debe ser lo necesaria para cubrir las necesidades.

- Todo desembolso que se realice debe estar respaldado por su respectivo documento soporte: factura o relación, adjunto al recibo de caja menor, el cual debe estar numerado consecutivamente y contener las firmas responsables.

- Debe tener una base mínima para reembolso.

- Una vez revisado el reembolso, los recibos de caja menor y sus soportes deben ser anulados por el funcionario efectúa el pago

- Los cheques girados para reembolso deben girarse a nombre del responsable del fondo.

- El responsable del manejo del dinero debe estar respaldado por una póliza de seguros de manejo de efectivo, contratada con una compañía de seguros generales, dicho costo puede ser asumido por el empleado o la empresa.

- La caja menor no debe destinarse para cambio de cheques a empleados

- Para su control deben realizarse arqueos sorpresivos.

El objetivo e importancia de la caja menor es administrar y controlar de forma adecuada aquellos gastos de menor importancia, pero que a la vez son de continuidad.

DETERMINACION Y DESCRIPCION DE LA PROVISION DE CARTERA

La cartera Son las deudas que los clientes tienen con nuestra empresa y están originadas en las ventas que se hacen a crédito o como popularmente las conocemos, ventas fiadas.

Existe un riesgo normal que algunos clientes no paguen sus deudas. No falta el cliente que quiera vivir a costas del comerciante o empresario, así que estas personas no pagarán sus deudas a la empresa, por lo que estas perderán esos recursos.

Lo que busca la Provisión de Cartera, es precisamente prever y reconocer ese riesgo constante de perder parte de lo vendido a crédito, de no poder recuperar esa cartera, de no poder cobrar esas deudas.

Se entiende por provisión de cartera el valor que la empresa, según análisis del comportamiento de su cartera, considera que no es posible recuperar y por tanto debe provisionar.

Siempre que una empresa realiza ventas a crédito corre el riesgo que un porcentaje de los clientes no paguen sus deudas, constituyendo una perdida para la empresa, porque no será posible recuperar la totalidad de lo vendido a crédito.

El valor de las ventas a crédito no pagado por los clientes constituye una pérdida para la empresa que debe reconocerse en el resultado del ejerció, por lo tanto se debe llevar como un gasto.

La provisión de cartera, una vez calculada disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto.

La empresa mensualmente hace una provisión sobre el valor total de la cartera la cual tiene su importancia y efecto así:

• El valor provisionado disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto, de modo que su contabilización será un crédito a la cuenta provisión de cartera y un débito a la cuenta de gastos.

• La importancia que tiene la provisión de cartera, radica principalmente en que permite depurar lo que la empresa en realidad tiene.

• Permite determinar con exactitud qué es lo que la empresa efectivamente puede cobrar de sus deudas y la parte que no se pueda cobrar, se lleva como un gasto, lo cual afecta directamente los resultados de ejercicio, es decir , disminuye la utilidad en el valor que los clientes no pagan, que es el valor provisionado.

• Si no se hiciera la respectiva provisión de cartera, los Estados Financieros mostrarían unos valores irreales, puesto que mostraría unas cuentas por cobrar que si bien son reales, jamás se podrán cobrar, por lo que se estaría presentando una información contable inexacta, se estaría mostrando algo que la empresa nunca podrá disponer.

• En Colombia existen dos métodos para el cálculo de la provisión de cartera: El método general y el método individual. Es importante anotar que para efectos fiscales se debe tener en cuenta el Artículo 145 del Estatuto Tributario y el Decreto Reglamentario 187 de 1975 en los Artículos 74 y 75, donde se contempla la provisión individual y la provisión general para las deudas de dudoso o difícil cobro, normas que se deben aplicar para la deducibilidad fiscal de la provisión.

• Después de haber realizado el debido o gestiones de cobro pertinentes probando que son cuentas definitivamente perdidas, además de contar con la autorización por la Juna de Socios, Asamblea General o por la autoridad competente, se procede a realizar la respectiva reclasificación, contabilización de las provisiones y posteriormente castigo de la cartera la cual se decide dar de baja.

METODOS DE PROVISION

La legislación tributaria colombiana ha considerado dos métodos para el cálculo de la provisión de cartera, los cuales están contemplados en el decreto 187 de 1975 en los artículos 74 y 75:

PROVISION INDIVIDUAL

Art. 74.- Como deducción por concepto de provisión individual para deudas de dudoso o difícil cobro fijase como cuota razonable hasta un treinta y tres por ciento (33%) anual del valor nominal de cada deuda con más de un año de vencida.

Para determinar la provisión de cartera por éste método, se toma el saldo que al final del año o periodo en que se haga el cálculo, y aquellas cuentas que tengan más de un año de vencimiento, se les aplica un 33% como provisión.

EJEMPLO: La cartera de XYZ S.A a 31 de diciembre de 2012 es de $120.000.000 y de esos

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