Taller de Archivo ( Incompleto)

1. ¿CUÁLES SON LOS TIPOS DE TARJETEROS?

Rta.         TARJETERO ÍNDICE-INFORMACIÓN DE REFERENCIA

Son indicadores que se aplican a los préstamos hipotecarios concertados a tipo variable a la hora de revisar y actualizar el tipo de interés. De ellos depende el tipo de interés que usted pagará durante prácticamente toda la vida del préstamo.[pic 1]

        TARJETERO DE ASIENTO O NOTACIÓN[pic 2]

Sirve de referencia en las operaciones diarias, se utilizan como registros acumulativos de anotaciones con apuntes periódicamente

        TARJETERO CRONOLÓGICO[pic 3]

Sirven de recordatorio para asuntos pendientes  y dar seguimiento a otros, como son los documentos o expedientes prestados, pagos pendientes,  asuntos en proceso y reuniones

        TARJETEROS VISIBLES

   La información clave se anota al borde inferior. En este borde sobresale la tarjeta anterior, las tarjetas descansan una sobre otra en forma escalonada, esto permite leer la información clave de las tarjetas, tan solo con abrir la sección del gavetero.[pic 4]

        TARJETEROS VERTICALES[pic 5]

La información clave para archivar y localizar las tarjetas se anota en el borde superior. No hay necesidad de retirar las tarjetas para ver la información que contienen

2. ¿QUÉ VENTAJAS TIENEN LOS TARJETEROS SOBRE LAS LISTAS PARA LA ORGANIZACIÓN DE INFORMACIÓN?

Rta.         Los tarjeteros ocupan un menor espacio y se pueden mantener en el escritorio.

        Un grupo de varios empleados puede trabajar simultáneamente con el mismo archivo de tarjetas

        Además facilitan anotar y procesar datos y permiten organizar y reorganizar las tarjetas en orden alfabético, numérico, por zonas geográficas o por asunto de una manera más fácil, efectiva y eficaz.

3. CÓMO SE PUEDE ARCHIVAR LO SIGUIENTE: 

1. Recortes y Catálogos pequeños

• Nombre - que origina el orden alfabético.
• Local - que origina el orden geográfico
• Fecha - que origina el orden cronológico.
• Asunto - que origina el orden de asunto.

1. Planos, Mapas y registros semejantes

Éstos, se archivaban en carpetas de grandes tamaños, pero ahora se archivan con más eficiencia y más protección.

Se archivan bajo un índice:

• Alfabético de nombre Geográfico
• Asuntos
• Autores

1. Películas, Cintas magnéticas, etc

Se puede organizar digitalmente o también de forma física bajo el índice de:

• Tema (Asunto)
• Nombre (Alfabético)
• Año de Estreno (Cronológico)

4. ¿QUE ES CORRESPONDENCIA?

Es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y la industria.

Es un medio de comunicación usado por el hombre desde hace muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse que la información llegue al destinatario.

5. EXPLIQUE LA DIFERENCIA QUE EXISTE ENTRE CORRESPONDENCIA RECIBIDA, ENVIADA E INTERNA

        CORRESPONDENCIA RECIBIDA

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

• Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

CORRESPONDENCIA ENVIADA

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y prepararla para su emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y estampados con el mismo sello. 

En el sello debe aparecer:

• el número de registro
• la fecha
• el destinatario

-Original: se envía al correo

-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación 

• Formato del registro de salida:

        CORRESPONDENCIA INTERNA

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:

• único
• o existir tantos como departamentos haya

(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

6. POR QUÉ ES IMPORTANTE LA CORRESPONDENCIA DE UN INDIVIDUO O EMPRESA SEA COLOCADA JUNTA

...