SENA 1 TALLER Archivos

ARCHIVOS

Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.

Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones El término archivo (latín archīvum) se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

 El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

 El lugar donde se custodia dicho fondo.

 La institución o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivístico del fondo.

La Archivística es la ciencia que se ocupa de las técnicas aplicadas a los archivos.

CLASES DE ARCHIVOS

• Archivos históricos. En ellos se conservan documentos que reflejan hechos acaecidos en tiempos pasados y que, por tanto, tienen valor histórico.

• Archivos de Gobierno. Recogen documentos que son el testimonio de relaciones internacionales y militares y que son de interés para los gobiernos de las naciones.

• Archivos Eclesiásticos. En ellos se conservan documentos religiosos generados en ámbitos catedralicios, monásticos y diocesanos.

• Archivos de la Administración. Conservan documentos relacionados con la Administración central, administraciones autonómicas y administraciones locales.

• Archivos privados. En ellos se conservan documentos particulares relativos generalmente a familias importantes dentro de un país.

Por el grado de utilización

• Centralizado. En este caso toda la documentación de la empresa se guarda en un único lugar físico del que se encarga un responsable.

• Descentralizado. A diferencia del archivo centralizado, toda la documentación de la empresa se encuentra dispersa a lo largo de sus departamentos, generalmente.

Por el grado de autonomía

• Activos. Mientras la utilización de un documento en la empresa es frecuente, se guarda en el archivo activo.

• Semiactivos. Cuando la documentación sólo es consultada esporádicamente, se extrae del archivo activo y se guarda en el semiactivo.

• Pasivos. Recibe también el nombre de archivo definitivo. En este tipo de archivo se guarda la documentación que ha cumplido el tiempo de seis años que fija el Código de Comercio para guardar libros, justificantes, correspondencia, etcétera.

Documento de archivo

Valor primario: desde que se crea, sirve como garantía o prueba de algo (da testimonio). Este es el valor administrativo o legal. El valor administrativo se pierde con el paso del tiempo.

Valor secundario: también desde su creación, tiene la posibilidad de ser fuente de investigación histórica. Este valor es más consistente como documento.

...