Terminos De Referencia Servicio De Mensajeria Local Y Nacional

TERMINOS DE REFERENCIA

SERVICIO DE MENSAJERÍA LOCAL Y NACIONAL DEL AREA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

FINALIDAD PUBLICA: Brindar el apoyo administrativo al logro de las metas institucionales con el Servicio de de Mensajería de documentos de carácter técnico, legal y administrativo.

1.0 DEPENDENCIA QUE REQUIERE EL SERVICIO

Área de Trámite Documentario del Área de Servicios Generales de la Unidad de Abastecimiento y Servicios de la Unidad Gerencial de Administración de PROVIAS NACIONAL.

2.0 OBJETIO DEL SERVICIO

Contratación del Servicio de Mensajería a Nivel Local (Urbano y Periférico) y Nivel Nacional (no incluye Lima, Callao y las Zonas Periféricas de las mismas), que deberá cubrir la recepción, distribución y entrega de documentos de la Sede Central de PROVIAS NACIONAL.

3.0 CARACTERISTICAS TECNICAS DEL SERVICIO

3.1 ÁMBITO DEL SERVICIO

3.1.1 El servicio de Mensajería a Nivel Local será prestado en Lima Metropolitana, Callao y Zonas Periféricas, según el siguiente detalle:

• Servicio Urbano. Comprende los siguientes distritos:

Cercado, Barranco, Breña, Chorrillos, Jesús María, San Miguel, La Victoria, Lince, Magdalena, Miraflores, Pueblo Libre, Surco, Rímac, San Isidro, San Borja, San Luis, Surquillo, Callao y La Perla.

• Servicio Periférico (Interurbano). Comprende los siguientes distritos:

Ate, Carabayllo, Chaclacayo, Chosica, Comas, El Agustino, La Molina, Independencia, San Juan de Miraflores, San Martín de Porres, Los Olivos, La Punta, Ventanilla, Villa María del Triunfo, San Juan de Lurigancho, Villa El Salvador, Pachacamac, Ancon y Puente Piedra.

3.1.2 El servicio de Mensajería será a nivel Nacional y este no incluye (Lima, Callao y las Zonas Periféricas de las mismas), incluyendo Ciudades Capitales y Zonas Periféricas.

3.2 CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO

A. MENSAJERÍA A NIVEL LOCAL:

El servicio de Mensajería a Nivel Local deberá considerar lo siguiente:

• Servicio de Puerta a Puerta - Local (Urbano y Periférico).

• La entrega de documentos al Contratista se realizará en el Área de Trámite Documentario sito en Jr. Zorritos Nº 1203, 1er piso, Cercado de Lima.

• La devolución de los cargos será en el Área de Trámite Documentario sito en Jr. Zorritos Nº 1203, 1er piso, Cercado de Lima.

• EL CONTRATISTA deberá entregar las órdenes de servicio de formato autocopiativo al Área de Trámite Documentario de PROVIAS NACIONAL.

o En cuanto a la entrega (al destinatario) de la correspondencia a Nivel Local y la devolución de los cargos al Área de Trámite Documentario deberá realizarse de acuerdo al tipo de servicio, conforme a los plazos señalados en el cuadro siguiente:

LOCAL URBANO

Tipo Entrega de documento Devolución

Normal 24 horas 48 horas (contados a partir del día siguiente de la recepción del cargo)

Urgente / Muy Urgente En el día Al día siguiente

LOCAL PERIFERICO

Tipo Entrega de documento Devolución

Normal 24 horas 48 horas (contados a partir del día siguiente de la recepción del cargo)

Urgente / Muy Urgente En el día Al día siguiente

o La entrega de documentos para distribución con la denominación de NORMAL estará a cargo del servicio de reparto del Contratista.

• La entrega de documentos para distribución con la denominación de URGENTE / MUY URGENTE estará a cargo del SERVICIO MOTORIZADO que asignará la empresa al Área de Tramite Documentario. Este servicio comprenderá la entrega del documento al destinatario como la devolución del cargo, la cual se realizara en el transcurso del día.

• Tipos de Ser vicio y Cantidades Aproximadas de Envíos:

Tipo Cantidad aproximada (*)

Local Urbano: 8574

Normal 3148

Urgente / Muy Urgente 5426

Local Periférico: 0655

Normal 0557

Urgente / Muy Urgente 0098

TOTAL 9229

(*) Según información estadística del Área de Trámite Documentario

• Los documentos entregados tendrán como peso máximo promedio un kilogramo (1 Kg.)

• Los servicios se cotizarán por tipo de envío y considerando que el tope es de 1 Kg., incluyendo los tributos de Ley, seguros, transporte, inspecciones, pruebas y cualquier otro concepto que pueda incidir sobre el costo del servicio a contratar.

• Los documentos con un peso superior a 1 Kg., considerando entre estos documentos los anillados, planos y otros para ser enviados a nivel local (urbano y periférico), y nacional, deberán ser atendidos con el respectivo cobro por el exceso en factura independiente mensual.

• Los documentos serán entregados para su diligencia por PROVIAS NACIONAL con cargo de retorno, de acuerdo al formato establecido.

• PROVIAS NACIONAL, facilitara al contratista por los medios de comunicación necesarios la relación que detalla los documentos que se emiten para su distribución.

• PROVIAS NACIONAL no requerirá de servicios adicionales de embalaje, etiquetado u otros.

• El servicio se considerará “conforme”, una vez que la empresa de mensajería devuelva los cargos de los documentos al Área de Trámite Documentario dentro de los plazos establecidos.

Procedimiento

Procedimientos para la entrega de correspondencia:

a) Aspectos generales:

• La entrega de la correspondencia deberá ser efectuada cumpliendo con lo señalado en Artículo 21° de la Ley N° 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General.

• En caso de no ser posible entregarla directamente al titular, se deberá hacer entrega a la persona que se encuentre en la dirección indicada.

• EL CONTRATISTA deberá comunicar y sustentar las contingencias que se presenten incluyendo los motivos específicos de cada caso (robo, extravió, deterioro, etc)

b) Datos mínimos requeridos en el Formato de cargo

• Para validar su entrega, el cargo de la correspondencia entregada deberá contener los siguientes datos básicos de la persona que recibe la documentación:

b.1) Para Personas Naturales

• Nombre y Apellidos completos;

• Documento de identificación: Documento Nacional de Identidad (DNI), Carné de Extranjería o Pasaporte;

• Firma de la persona que recibe la documentación;

• Vínculo con el destinatario;

• Fecha y hora de recepción.

b.2) Para personas Jurídicas

• Sello en el que figure el nombre de la Empresa, Institución o Entidad;

• Nombre y Apellidos completos de la persona que recibe la documentación;

• Vínculo con el destinatario;

• Documento de identificación: Documento Nacional de Identidad (DNI), Carné de Extranjería o Pasaporte;

• Firma de la persona que recibe la documentación;

• Fecha y hora de recepción.

c) Datos a ser consignados cuando la correspondencia no puede ser entregada ¬

• En caso que la correspondencia no pueda ser entregada al destinatario por razones imputables a éste, dicha correspondencia deberá ser devuelta al PROVIAS NACIONAL, consignando detalladamente el motivo de la no entrega en el formulario que para estos casos la empresa de mensajería le proporcione al operario.

• Deberá consignarse obligatoriamente en dicho formulario la siguiente información:

• Número de los inmuebles ubicados a la derecha, izquierda y frente del inmueble de la dirección de destino.

• Motivo (Dirección no existe, no permiten el acceso, destinatario errado, etc.)

• Numero de suministro

• Fecha y hora de la visita(s) efectuada(s)

• Nombres, Apellidos del mensajero y Número de Código en caso tenerlo

• Número de Documento de Identidad del Mensajero; y

• Firma del mensajero.

d) Horario de prestación del servicio

• El servicio de reparto de correspondencia NORMAL y URGENTE se brindará de lunes a viernes.

• El servicio de mensajería motorizada de correspondencia URGENTE / MUY URGENTE se brindará de lunes a viernes.

En caso existan feriados para el personal que labora para las entidades estatales, el reparto de los documentos se realizara en forma normal para el contratista.

• El acopio de los documentos para el servicio de reparto de correspondencia NORMAL será:

Mañana: 12:00 AM

Tarde: 17:00 PM

• El acopio de los documentos para el servicio de mensajería motorizada de correspondencia URGENTE / MUY URGENTE será a cualquier hora de acuerdo a la necesidad del servicio.

• Los cargos de los documentos de correspondencia URGENTE / MUY URGENTE, que le fueron entregados al operario motorizado para su entrega en el transcurso de la mañana, serán devueltos al retorno del operario motorizado durante el turno de la tarde (14:30 Horas); mientras que los cargos de los documentos que le fueron entregados al operario motorizado para su entrega en el transcurso de la tarde, serán devueltos en el turno de la mañana (09:00 Horas)

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