CRONOGRAMA Y METAFORA

EL CRONOGRAMA

Es el proceso que se ve graficado en un diagrama, el cual relaciona acciones y tiempos. En dicho diagrama podemos ver el detalle minucioso de las actividades que desempeña o que se va ha desempeñar en una empresa al realizar un evento o una serie de eventos.

Este tipo de diagrama a su vez es usado en el proceso de planeación y control en el cual se visualiza el trabajo planeado y las metas para alcanzar las actividades en relación al tiempo.

Bien, pero... ¿para que hacemos un cronograma? Puede que lo hagamos para comunicar aspectos relacionados con los tiempos y plazos, o para planificar recursos, o puede que se vaya a utilizar como herramienta de seguimiento, o para que nos de soporte para calcular el flujo financiero del proyecto. Dependiendo del uso que le daremos, tendremos que decidir sobre como lo elaboraremos, pero de todos modos el cronograma base probablemente sea siempre el que usemos para gestionar los tiempos.

El Cronograma de Actividades, también llamado Gráfico de Gantt, en honor a su inventor (Henry L. Gantt), en el cual se plasman y distribuyen en el tiempo, las actividades claves que requerirá el proceso de investigación.

El cronograma en su forma más sencilla está compuesto por columnas y filas, en donde en la columna principal se presenta el listado de actividades o acciones programadas y en las columnas subsiguientes los meses que pueden subdividirse en 4 espacios o semanas cada uno.

En las filas a cada actividad le corresponde una barra horizontal que indica el tiempo en que se hará cada actividad, tal como el ejemplo siguiente:

1. En el Cronograma se debe organizar el trabajo en fechas probables, para saber cuánto tiempo requerirá elaborar el trabajo definitivo. Para su presentación se utilizan generalmente diagramas, lo que permite visualizar mejor el tiempo de cada actividad, y sobre todo en aquellos casos en que hay varias actividades en un mismo tiempo.

TAREAS: Son actividades de un proyecto que se realizan en una secuencia determinada. Pueden clasificarse en:

 Tarea predecesora: es una tarea que debe comenzar o terminar antes de que otra pueda comenzar.

 Tarea sucesora: es una tarea que depende del comienzo o del fin de una tarea precedente.

 Tareas de resumen: son aquellas que se componen de subtareas y resume esas subtareas.

TRABAJO: Es el esfuerzo necesario para realizar una tarea. Existen dos tipos de trabajo: el trabajo de recursos individuales en una tarea y el trabajo total en la tarea.

DURACIÓN: Tiempo en que se llevará completar una tarea definiendo su lapso de tiempo.

Hito: es una tarea sin duración (o días) que se utiliza para identificar sucesos significativos en la programación como la finalización de una fase importante.

RELACIONES O VINCULACIONES ENTRE ACTIVIDADES

Existen cuatro tipos de dependencias:

• Dependencia fin a comienzo: en la que una tarea no puede comenzar hasta finalice otra.

• Dependencia fin a fin: en la que una tarea no puede finalizar hasta finalice otra.

• Dependencia comienzo a comienzo: en la que una tarea no puede comenzar hasta que comience otra.

• Dependencia comienzo a fin: en la que una tarea no puede finalizar hasta que comience otra.

BENEFICIOS QUE PERMITE EL CRONOGRAMA DE TRABAJO

Indica los periodos no laborables, como por ejemplo los días festivos. En el caso de los recursos individuales, indica las vacaciones, permisos, faltas por enfermedad.

Permite programar las actividades de un proyecto. Establece fechas de comienzo y fin de cada actividad, así como de las que se desarrollan paralelamente.

Es un factor esencial en cualquier plan.

Permite a los administradores estar seguros de que están avanzando hacia sus metas.

CRONOGRAMAS MÁS USADOS

 Diagrama De Gantt: Son útiles para el seguimiento de proyectos relativamente pequeños, los cuales están integrados de actividades que se realicen con consecuencia ordenada; también para planear actividades que se desarrollen en serie, siendo su principal ventaja es que es sencillo y un excelente instrumento de comunicación con los usuarios finales.

ACTIVIDADES M E S E S

ENERO FEBRERO MARZO

S E M A N A S

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

FASE I

Redacción de Informe

Redacción y Revisión

Mecanografía y presentación

FASE II

Elaboración de Instrumentos

Recolección de datos

Tabulación de datos

Análisis e interpret. de datos

Mecanografía y presentación

Diagrama de Pert: El Método Pert es una técnica que le permite dirigir la programación de su proyecto. El método PERT consiste en la representación gráfica de una red de tareas, que, cuando se colocan en una cadena, permiten alcanzar los objetivos de un proyecto.

Fue diseñada por la marina de los Estados Unidos para permitir la coordinación del trabajo de miles de personas que tenían que construir misiles con cabezas nucleares POLARIS.

En su etapa preliminar, el método PERT incluye lo siguiente:

• Desglose preciso del proyecto en tareas,

• Cálculo de la duración de cada tarea,

• La designación de un director del proyecto que se haga cargo de asegurar la supervisión de dicho proyecto, de informar, en caso de ser necesario, y de tomar decisiones en caso de que existan variaciones de las proyecciones

 Diagrama CPM: Método de planificación de proyectos, basado en el Diagrama de Flechas y enfocado a la optimización simultanea de los tiempos y de la distribución de recursos entre las actividades que constituyen el proyecto.

Los pasos básicos para crear un cronograma útil, validado por el tema, y factible de re-uso son:

1. Determinar los principales entregables del proyecto (lo que generará el proyecto) y organizarlos jerárquicamente, en otras palabras hacer una WBS (Work Breakdonw Structure). Para no olvidar nada es necesario consultar al equipo de proyecto y mirar con lupa la declaración de alcance. En este punto se debe tener un sano equilibrio entre no olvidar nada importante y tener un detalle abrumador que dificulte el uso de la información. Este equilibrio lo da la experiencia.

• La WBS o Estructura desglosada del Trabajo, es una técnica de planeación mediante la cual podemos definir y cuantificar el trabajo a realizar en todo el proyecto.

2. A partir de estos entregables determinar las actividades necesarias para realizarlos. Esto puede hacerse a alto nivel y luego ser perfeccionado. El listado puede hacerse directamente sobre la herramienta, la cual no necesita ser específica de proyecto, por ejemplo podemos usar Excel para hacer un diagrama de barras. Luego agregar las tareas subsidiarias a las principales y marcar los hitos. La cantidad de actividades deberá tener relación con el nivel de control que necesitemos ejercer luego.

3. Establecer la secuencia de las actividades sin olvidar cuales son obligatorias y cuales son optativas, ya que al momento de tener que reducir plazos esta información será vital. Nuevamente aquí necesitaremos la ayuda de los expertos. Las restricciones de recursos no aparecen aún en esta etapa.

4. Estimar el esfuerzo de cada actividad (horas-hombre), definir los recursos a disponer para cada actividad, y con esto calcular la duración de las tareas. Notar que en general un aumento o disminución en la cantidad de los recursos no implica un cambio lineal en el tiempo de ejecución, 20 pintores no terminan un cuarto 10 veces más rápido que 2, pero 2 probablemente terminarán en menos de la mitad de tiempo que uno solo. No olvidar que quien mejor puede estimar el esfuerzo de una tarea es quien la hará, o al menos quien antes la ha hecho.

El tiempo estimado deberá ser aquel que nos brinde una razonable probabilidad de terminar el proyecto a tiempo. ¿Y cuanto es razonable?, bien para algunos será el 80% de probabilidades, para otros el 95% y habrá quienes se conformen con el 75%, depende del proyecto y su entorno. Para que el crono sea consistente, si varias personas intervienen en la estimación de los plazos, será necesario asegurarnos que todos están tomando el mismo margen de seguridad y que este es conocido, es decir descubrir y homologar los “colchones”.

5. Finalmente hay que rever el cronograma a fin de: bajarlo a un calendario (teniendo en cuenta feriados, vacaciones, factores climáticos, etcétera.); nivelar recursos, es decir modificar las duraciones y comienzos de las tareas para que puedan ser ejecutadas por el tema designado; optimizar el camino crítico, en otras palabras reducir el cronograma poniendo atención a las tareas que determinan la duración del proyecto; y por último mitigar el riesgo en las actividades con probabilidad de atrasarse. El equipo de proyecto vuelve a ser protagonista en esta actividad.

Con el crono listo ya podemos comunicar cuándo terminaremos el proyecto, pero atención, es sano comunicar un rango de fechas mas que un punto en el tiempo (si se puede claro está). Luego de cerrado el proyecto es valioso

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