LA CARTA

LA CARTA

Ø CONCEPTO

La carta es un documento de carácter privado que se utiliza en las entidades que no dependen del Estado y entre personas naturales para tratar diversos asuntos de interés común relacionados con el campo administrativo, legal, comercial, cultural, social, familiar o amical.

Ø ÁREA DE DIFUSIÓN

La carta se difunde:

1. En las empresas y demás entidades del Sector Privado, estableciendo comunicación a nivel externo; o sea con entidades y personas ajenas a ellas, tal como lo hace el oficio en las instituciones públicas; y

2. Entre personas naturales para que se comuniquen entre sí y con empresas y demás instituciones públicas y privadas.

Ya que las entidades privadas emplean la carta para su comunicación externa; en el ámbito interno, hacen uso, con más frecuencia, de memorandos e informes.

Ø FACULTAD PARA FIRMAR CARTAS

La tienen todas las personas naturales y los representantes legales de entidades privadas.

Ø PARTES

La carta presenta las siguientes partes obligatorias:

• membrete

• lugar y fecha

• código

• destinatario

• asunto

• texto

• antefirma

• firma y posfirma (sello si hubiera)

• “con copia”

• pie de página

Y las complementarias:

- nombre del año

- la línea de atención

- referencia

- vocativo

- anexo

 REDACCIÓN DEL TEXTO

El texto de la carta consta, generalmente, de tres secciones:

● Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto de la carta. Es una frase de cortesía que se usa por costumbre. Puede ser también una frase de saludo o palabras previas al desarrollo del asunto. Existen muchas formulas de apertura, inclusive algunas como las del oficio. Por ejemplo: “por la presente…”, “es sumamente grato…”, “Agradeceremos a usted…”, “Tenga a bien…”

● Exposición, que viene hacer el desarrollo del mensaje que se desea transmitir. Es la parte central de la carta. Se redacta en forma breve, directa, clara, precisa y coherente, empleando los términos más apropiados a fin de influir en el lector como quisiéramos.

● Párrafo de cierre, que finaliza la redacción del texto de la carta. Es una frase hecha, utilizada por cortesía. Hay infinidad de párrafos de cierre. He aquí algunos ejemplos: “Sin otro particular, nos suscribimos de usted”, “Su atento y seguro servidor”, “En espera de su pronta respuesta, me suscribo de usted.”, “Es propicia la ocasión para reiterarle mis saludos”, “En espera de sus grata ordenes”, “Con la seguridad de haber satisfecho vuestras expectativas, quedamos de usted”, “Agradeciendo su valiosa colaboración…”, “Mientras tanto, le reiteramos nuestro agradecimiento…”

Ø CLASES

Las cartas se clasifican teniendo en cuenta diferentes criterios. Nosotros las clasificamos considerando dos criterios: el número de destinatario y el teman que tratan.

1. CARTAS POR EL NÚMERO DE DESTINATARIOS

Son simples y circulares. Las cartas simples son aquellas que tienen un solo destinatario y las circulares que tienen varios. Las cartas simples como las cartas circulares comparten las mismas características del los oficios “simple” y “múltiple”, con la única diferencia que llevan por denominación “carta” y “carta circular”, respectivamente.

2. CARTAS POR EL TEMA QUE TRATAN

Las cartas por el tema que tratan pueden ser agrupadas en administrativas, comerciales, notariales y familiares.

2.1. CARTA ADMINISTRATIVA

Es aquella que trata asunto de carácter administrativo en las empresas e instituciones que no dependen del estado. Por medio de esta carta, las entidades remiten documentos u objetos; realizan gestiones; presentan a sus trabajadores; efectúan consultas; invitan a personas naturales e instituciones a participar en actividades culturales, académicas, científicas, sociales, deportivas; solicitan e intercambian información y coordinan acciones diversas de trabajo interinstitucional.

2.2 CARTA COMERCIAL

Es aquella que emplean las empresas y las personas naturales para tratar asuntos relacionados con la actividad comercial. Mediante esta carta se realizan pedidos de mercadería; se envía documentos como guías de remisión, facturas, catálogos, lista de precios; se propagandiza la salida al mercado de algún producto nuevo; se oferta productos; se remite cheques, giros o comprobantes de movimientos económicos realizados en los bancos u otras entidades financieras; se hace reclamos; se avisa el vencimiento de plazos para el pago de letras de cambio o de otros compromisos contraídos; en fin, se efectúa cualquier otra acción vinculada con el comercio y las finanzas.

2.3. CARTA NOTARIAL

Recibe el nombre de carta notarial aquella que se envía con la firma del remitente legalizada por notario público, en los casos que dispone la ley o en los que el interesado considera delicados o de mucha responsabilidad.

Por ejemplo, los casos en los que se requiere enviar carta notarial son dos: en caso de renuncia de derechos y en los de desistimiento de pedidos o reclamos efectuados.

En los últimos años, en la administración pública, cuando es necesario, las firman de los que envían o presentan documentos (cartas, solicitudes) también son legalizadas por funcionarios públicos autorizados para tal fin. Así en el poder judicial, las legaliza el auxiliar jurisdiccional autorizado para el efecto.

La carta notarial es elaborada por el mismo interesado o a su pedido en la notaría, pero es firmada obligatoriamente en presencia del notario público.

Esta carta se redacta, por duplicado, en papel A4, siendo legalizada la firma del remitente en el original y la copia. El original se envía al destinatario y la copia, firmada y sellada por el que recibió el original, queda en poder del interesado como prueba fehaciente de su recepción.

Puede ser entregada a su destinatario directamente por el remitente o por intermedio del notario público, el juez de paz o la policía (por esta ultima, si no hay notario ni juez de paz), o puede ser enviada por correo certificado.

Puede hacer uso de la carta notarial cualquier persona natural, el trabajador de una institución o el representante legal de una entidad pública o privada.

Seguidamente ofrecemos algunos casos en los que se utiliza la carta notarial:

a) Al presentar renuncia voluntaria al trabajo

El trabajador que ha decidido renunciar voluntariamente al trabajo que viene desempeñando, debe comunicar tal decisión

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