La importancia del presupuesto

El presupuesto es una herramienta de control que se maneja como guía en la organización de una entidad, construido a base de diagnósticos internos y externos, fijando objetivos mediante el establecimiento de políticas y estrategias que son las herramientas de dirección más usadas a nivel empresarial. Se requiere que los objetivos sean cuantificables y que todas las áreas de la empresa confluyan hacia el logro de esos objetivos para que el proceso presupuestal sea exitoso, además este proceso permite manifestar el liderazgo de los directivos y el firme compromiso de todos los miembros de la organización trabajando hacia un propósito común que es el lograr el incremento en el valor de la empresa.

La importancia del presupuesto radica en que brinda a la administración la seguridad de tener los menores fracasos posibles, es decir, de no tener la incertidumbre que puede estar presente en los diferentes procesos de la economía, finanzas, y políticas gubernamentales que afectan y retardan o modifican losplanes, proyectos y programas que se diseñan inicialmente para el correcto funcionamiento de la entidad. El presupuesto en definitiva es un medio o eje de control en las operaciones empresariales ya que permite y además exige una continua revisión que es fundamental ya que se debe tener en cuenta que allí hay inversión de recursos físicos, financieros y humanos, recursos que la empresa no estará dispuesta a perder o poner en riesgo ya que son parte de su capital.

¿Se manejan principios presupuestales? Claramente se manejan cinco principios básicos fundamentales que se relacionan con las funciones en la administración; revisión, planeación, organización, dirección y control que si bien no son aspectos de uso obligatorio permiten una mejor elaboración y manejo del presupuesto, mediante estudio adelantado y logro de metas por parte de la previsión; el proceso para el logro de objetivos y metas respecto a la planeación; el orden y comunicación en la organización; la autoridad y coordinación en la dirección y finalmente el reconocimiento, excepción, normas y conciencia de costos en el control, tal vez el principio presupuestal más importante de los ya nombrados.

En la elaboración del presupuesto existen tres momentos o pasos importantes que a continuación se describen; proceso previo se necesitaque se construya toda una infraestructura que lleve la entidad al éxito y la mejor minimización de errores, teniendo responsables al interior de la empresa u organización existiendo una dependencia llamada departamento de presupuesto con funciones de recolección de información hasta la elaboración del mismo como lo propuso Parró en 1984. Donde también se tiene muy en cuenta el tamaño de la empresa ya que no es lo mismo realizar un presupuesto en una empresa pequeña que en una grande, porque en la primera puede hacer el trabajo el mismo contador de la entidad, en la segunda es necesario integrar más profesionales de diferentes disciplinas como son la economía y el aspecto legal.

En este proceso deben establecerse los mecanismos y procedimientos a usar e implementar para el seguimiento y control d la ejecución presupuestaria. En un segundo momento aparecen los mecanismos y técnicas en cuanto a los primeros se refieren a la forma en que se presentan las cifras, para llevar a su fácil interpretación ya sea en cedulas o el formato que decida la entidad ya que no existe un formato único, cada organización define el grado de detalle; mientras que las técnicas están determinadas por la forma de planificación adoptada y las clasifica en presupuestos globales presupuestos estándares y presupuestosanalíticos. Referente a las etapas Burbano (2005) planteo cinco etapas fundamentales a considerar que son pre iniciación, elaboración, ejecución, control y evaluación en lo cual la primera se hace diagnostico de factores internos y externos mas el análisis de las ejecuciones

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