DISEÑO DE FORMAS

DDISEÑO DE FORMAS

Una Forma es un instrumento de comunicación administrativa, impresa generalmente en papel o similares (cartón, cartulina) y con impresiones realizadas mediante alguno de los medios de reproducción gráfica.

Este instrumento de comunicación contiene información fija impresa y espacios para anotar información a la que convencionalmente se llama variable.

En algunos casos contendrá además, instrucciones para ser llenada y utilizada.

Una Forma se convierte en documento una vez que se ha anotado en ella la información variable en los espacios correspondientes, dejando así constancia de un trámite o sirviendo de enlace a dos o más operaciones de un proceso.

En resumen, las formas han de guardar relación con el diseño de los sistemas de información y con las operaciones. El diseño de ellas y de los sistemas deberá ser un proceso integrado

ANALISIS DE LAS FORMAS

El diseño de una forma se prepara mediante un cuidadoso estudio de lo que figura en ella (análisis), determinando, a continuación, cómo se distribuye sobre el impreso (diseño).

Al determinar lo que debe figurar en una forma, es útil recordar que la razón básica para la existencia de ésta es proporcionar un medio para llevar información exacta, oportuna y significativa para toma de decisiones información esencial para dirigir y coordinar las operaciones de las empresas, la forma debe ser también eficiente de acurdo con el potencial humano, el material y los requisitos de equipo para su pre ...

CONSIDERACIONES FUNCIONALES Y FISICAS

Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios aspectos El perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato (clientes objetivo). Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar adecuada al personal que lo elaborará. Se debe evitar información innecesaria, o que el funcionario objeto del formato comúnmente no conoce, o que sea dispendioso de diligenciar en una actividad que generalmente requiere de agilidad. Entre mas rápido se pueda llenar un formato (con ítems de selección, poco texto, etc.) mas rápido se obtiene la información requerida y el personal le disminuye su grado de apatía a su diligenciamiento. Evitar formatos que soliciten la misma información de diferentes formas o en otros formatos En lo posible tratar porque no se recargue de formatos la gestión de un cargo. Se debe tener presente, que aunque es muy importante la información solicitada en un formato, el común de la gente es apática a su diligenciamiento. Por lo anterior se debe tratar de diseñar formatos sencillos y ágiles de diligenciar para que el personal no los evite

Lalla kaiks

1. FORMAS Y FORMATOS ADMINISTRATIVOS En una perspectiva moderna general, basada en los sistemas, cualquier comunicación estandarizada que sea un nexo esencial en un procedimiento de operación constituye el equivalente de una forma. Uno de los objetivos más importantes de esta última consiste en servir de medio para registrar transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior costará mucho más y aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.

2. facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante: la organización de los datos, la minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes lograr el control de las operaciones. La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su verificación El uso de información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro de un círculo. El control de la operación se consigue haciendo llegar copias de la misma forma a distintas personas o enviándoselas a una persona para que las compare.

3. Al encargado de la administración de formas se le puede dar el nombre de "especialista en formas", -controlador de formas", "gerente de formas" o "gerente de sistemas". Puede estar incluido dentro de la organización del contralor, de la organización de sistemas o los servicios administrativos (división de la administración). En algunas compañías, el comité de formas está integrado por miembros de cada organización funcional y se encargará de examinar todas las propuestas de nuevas formas.

4. Políticas y procedimientos el procedimiento con que se inicia o revisa tina forma también se preparará y se distribuirá entre todos los gerentes. Por supuesto, ni las políticas ni los procedimientos serán iguales en todas las empresas. También es posible establecer políticas respecto a temas como la numeración y clasificación de formas, su obtención e inventario, su emisión y conservación, así como respecto al mantenimiento de archivos de formas

5. Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios aspectos El perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato (clientes objetivo). Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar adecuada al personal que lo elaborará. Se debe evitar información innecesaria, o que el funcionario objeto del formato comúnmente no conoce, o que sea dispendioso de diligenciar en una actividad que generalmente requiere de agilidad. Entre mas rápido se pueda llenar un formato (con ítems de selección, poco texto, etc.) mas rápido se obtiene la información requerida y el personal le disminuye su grado de apatía a su diligenciamiento. Evitar formatos que soliciten la misma información de diferentes formas o en otros formatos En lo posible tratar porque no se recargue de formatos la gestión de un cargo. Se debe tener presente, que aunque es muy importante la información solicitada en un formato, el común de la gente es apática a su diligenciamiento. Por lo anterior se debe tratar de diseñar formatos sencillos y ágiles de diligenciar para que el personal no los evite

6. Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o política de la empresarial) que recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes formatos Se debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato (clientes del formato) para ir adecuándolos a los cambios de la organización. Es muy común que al implementar un software en una empresa

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