Diseño Y Control De Formas

Diseño y Control de Formas.

Formas:

Antes de fijar la responsabilidad de control de formas, sería conveniente definir aquello que se va a controlar. Una forma, no es otra cosa que un objeto sobre el cual se imprimen informes constantes y que cuenta con espacios para que anote en ellos una información variable. Generalmente está impresa en papel o en algún material de papel; puede haber sido impresa mediante cualquiera de los procesos de reproducción conocidos, y puede constar de varias partes similares o distintas.

Algunos de los tipos más comunes de formas, con los cuales casi todos están familiarizados, son: membretes, solicitudes de empleo, cheques para pagos de sueldos, y reportes de impuestos sobre renta. Por otra parte, las formas complejas como órdenes de fabricación, vales de material, hojas de operación y peticiones de cambio, rara vez son vistas por otras personas que no sean las directamente involucradas en su preparación o proceso.

Objetivos:

Las formas tienen como objetivos principales:

 Facilitar el flujo de información y el procesamiento de datos.

 Permitir ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escrito.

 Imprimir uniformidad en los procedimientos.

 Sintetizar y relacionar información.

 Dar valor legal a determinadas transacciones.

Clasificación:

Las formas se clasifican en: solicitudes, autorizaciones, quejas, pedidos, cálculos estimados, acuses de renta, entre otros. A su vez se clasifican:

De acuerdo a su forma de utilización:

 Posición.

 Estadísticos.

Según su ámbito de aplicación: los cuales se aplican en momentos determinados como lo son las encuestas:

 Básicos de una dependencia.

 Temporales

De acuerdo a su presentación:

 Simples: documentos que están representados por una sola forma y que no poseen copias anexas

 Compuestos: poseen más de una hoja, son elaborados bajo un formato predefinido y se almacenan en archivos especiales.

De acuerdo a su uso:

 Para originar una acción: inician el proceso o procedimiento de un grupo de tareas con cierto objetivo.

 Para registrar una acción: guardan información que pueden ser requeridas posteriormente.

 Para informar resultados: muestran cifras o análisis de procesos.

De acuerdo a su elaboración:

 Manuales: llenados en forma totalmente manual, es decir, no interviene el elemento máquina para su confección.

 Semimecanizados: se llevan en parte manualmente y en parte, a través de un elemento máquina.

 Mecanizados: su elaboración es llevada a cabo totalmente por una computadora.

Esquema general de las formas:

Las formas o formularios presentan es siguiente esquema:

 Extremo superior o cabeza:

Se utiliza para los datos iniciales del formulario, como identificación del organismo, título o denominación de la forma y otros. Representa la introducción respecto a la acción que se va a desarrollar en el cuerpo del formulario.

 Cuerpo del formulario:

Contiene el mayor grupo de datos del formulario, que son los que generan la acción implícita los cuales se determinan, de acuerdo con la información que se desea obtener, mediante la utilización de la forma. Se analizan las decisiones acerca de los datos y la distribución siguiendo una secuencia lógica de colocación.

 Extremo inferior o pie:

Contiene los datos de cierre o conclusión del formulario, firmas y sellos para aprobar o confirmar la información registrada en el cuerpo del mismo, y también se asienta el código de registro.

Técnicas para el diseño de formas:

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se considere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio u organización. Se debe tener en cuenta en todo momento, que el diseño de un formulario debe responder a la utilidad que preste en el procedimiento en que sea utilizado. . Las formas deben:

 Contar con el espacio suficiente para los datos.

 Tener tanta información como sea posible a fin de reducir el tiempo que se emplee en las anotaciones.

 Deben tener un vocabulario preciso.

 Mostrar márgenes adecuados.

 Tener un tamaño económico para imprimir, almacenar de forma eficiente y un bajo costo.

 Estar elaboradas con tintas y papeles de colores.

 Ser fáciles de llenar, leer, procesar y desechar.

 Mantener un equilibrio entre líneas verticales y horizontales.

Análisis de Formularios

Consideraciones generales sobre el análisis de formularios:

Es una operación que requiere la habilidad y experiencia en el trabajo de formularios, algunas veces es recomendable agotar la existencia antes de implantar los nuevos formularios, aunque muchas veces indica la eliminación de los formularios anteriores e implantar los nuevos.

Requisitos básicos para un buen análisis.

Todo formulario, bien analizado, debe contener una agrupación lógica de los datos, orden de llenado, de lectura, orden conceptual y orden de importancia. Distribución de espacio, títulos claros que definan su función dentro de la forma, instrucciones claras y correctamente ubicadas, tamaño de las letras bien proporcionada y mejor seleccionado.

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