Diseño y Control Formas

Diseño y Control Formas

8.1. Concepto

Herramienta o medio de documentación escrito normalmente impreso a través de un instrumento de reproducción gráfica, que por lo general contiene información fija escrita y espacio para información variable. De acuerdo con el tipo de información y grado de dificultad par su llenado, pueden integrar o acompañarse de un instructivo (Benjamín Franklin).

8.2. Objetivos

Representan el vehículo de transmisión de datos e información organizacional más sencillo, claro y funcional.

Permiten ordenar, sistematizar y orientar el manejo de cualquier otro recurso en términos escrito.

Cumplen con la finalidad de constituirse en documento fuente para efectos legales y/o consulta.

8.3. Clasificación[pic 1]

8.4. Esquema General de las Formas:

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8.5. Técnicas para el Diseño de Formas:

La finalidad de las formas es registrar y pasar información, para ello su diseño debe ser fácil para quienes lo usan. Las formas deben:

•  Contar con el espacio suficiente para los datos.
•  Tener información como sea posible.
•  Estar elaboradas con tintas y papeles de colores.
•  Un vocabulario preciso.
•  Márgenes adecuados.
•  Tener un tamaño económico para imprimir, almacenar de forma eficiente y un bajo costo.
•  Ser atractivas.
•  Mantener un equilibrio entre líneas verticales y horizontales.

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8.6 Especificaciones Técnicas para la Tipografía.

Un modo conveniente de transmitir las especificaciones para la impresión de la forma, es un impresor externo.

La hoja de especificaciones contiene normalmente la siguiente información: Tamaño del papel, peso, color, grado del papel, tipo de tinta, construcción (hojas sueltas, continuas, talonarios), papel carbón (color, tipo, tamaño), tipo de perforaciones, numeración, diseño (según dibujo o boceto adjunto o según muestra de forma adjunta), empaque (hojas, juegos, blocas por paquetes entre otros).

8.7 Control de Formas:

El control de formas provee y mejora todas las formas esenciales de las operaciones de la empresa. La actividad del control de formas es responsable de:

Asegurarse que cada forma cumpla con los requerimientos básicos de un proceso de operación aprobado.

Su diseño debe responder a un propósito de modo eficiente y efectivo.

Se debe establecer un sistema de control de existencia y reabastecimiento, que permita disponer de suficiente cantidad de formas cuando se necesiten, en cantidades económicas y a precios ventajosos.

8.8 Aspectos Legales de las Formas en Venezuela:

Obligación de emitir y exigir facturas, bajo las siguientes características:

1. Nombre del vendedor, domicilio fiscal y teléfono.

2. RIF y NIT del vendedor, número de factura, número de control y  fecha.

3. Nombre del comprador, cédula de identidad, RIF o NIT, domicilio fiscal, teléfono y condición de pago.

4. Concepto, cantidad, precio unitario y valor de la venta.

5. Nombre de la imprenta, RIF, NIT y detalles de su autorización para imprimir, según Gaceta Oficial.

6. Sub-total (antes del impuesto) IVA y el total de la venta.

Diseño Y Manejo De Formas En Las Organizaciones

ANÁLISIS, DISEÑO Y CONTROL DE FORMATOS

1. GENERALIDADES La forma es un medio común para la transformación de datos, las formas impresas contribuyen a impulsar la revolución industrial.

Dos factores que motivan el mejoramiento y desarrollo de las formas fueron la expansión de la imprenta y la especialización de labores. La primera las hizo posibles y la segunda las hizo necesarias con la especialización del trabajo.

Siempre que haya una operación repetitiva de oficina habrá registros uniformes. El modelo que guía esta uniformidad y contribuye a la eficiencia de la operación es la forma impresa.

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