Implementación del ERP Odoo para la mejora de los procesos internos del Minimarket Edicas

Implementación del ERP Odoo para la mejora de los procesos internos del Minimarket Edicas, Huancayo

Giussepi Cárdenas 1, Carlos Taipe 1, Aldahid Fernández 1, Brady Condori 1, Jeferson Unchupaico 1

71602189@continental.edu.pe, 76252471@continental.edu.pe, 72262732@continental.edu.pe, 76531131@continental.edu.pe, 73608294@continental.edu.pe

1 UC - Universidad Continental, Ingeniería de Sistemas e Informática, Huancayo, 12001, Perú

Resumen: El presente trabajo tiene como objetivo implementar un sistema ERP en la pequeña empresa Edicas para optimizar los procesos de sus áreas funcionales. La implementación del ERP se dividió en las fases de Diseño e implementación. Se hizo un seguimiento a cada área funcional (Marketing y Ventas, Gestión de cadena de suministros, Contabilidad y Recursos Humanos) con sus respectivos procesos para determinar el tiempo de duración de estos. Después se implementó el ERP Odoo previa capacitación a los empleados para usar el software. Finalmente se calcularon los nuevos tiempos que toma realizar los mismos procesos para determinar su influencia en la empresa Edicas. Los resultados fueron favorables para los procesos al implementar el ERP porque los tiempos de duración de los procesos se redujeron considerablemente. El ERP Odoo influye positivamente en la mejora de los procesos internos de una pequeña empresa previa capacitación.

Palabras-clave: sistemas de información; software; procesos

Implementation of ERP Odoo to improve the internal processes of Minimarket Edicas, Huancayo

Abstract: The present work aims to implement an ERP system in the small Edicas company to optimize the processes of its functional areas. The ERP implementation was divided into the Design and Implementation phases. Each functional area (Marketing and Sales, Supply Chain Management, Accounting and Human Resources) was followed up with their respective processes to determine the duration of these. Afterwards, the Odoo ERP was implemented after training employees to use the software. Finally, the new times it takes to carry out the same processes to determine their influence on the EDICAS company were calculated. The results were favorable for the processes when implementing ERP because the duration times of the processes were considerably reduced. The Odoo ERP positively influences the improvement of the internal processes of a small company after training.

Keywords: information systems; software; processes

1. INTRODUCCIÓN

Hoy en día algunas de las organizaciones pequeñas y medianas de distintos rubros empiezan con paradigmas de que los negocios se forman tradicionalmente dejando de lado las TI (tecnologías de información). Estas ayudan a la organización a mejorar la productividad y la eficiencia en cada proceso interno reduciendo el tiempo e incrementando las utilidades. Las razones por la que las organizaciones no implementan TI se deben a los factores económicos, temor al fracaso, desconocimiento de las nuevas soluciones tecnológicas, miedo al cambio.

Los sistemas ERP (sistema de planificación de recursos empresariales) promueven los esfuerzos de gestión de empresas ya que ayudan a planificar recursos y gestionar información (Gallardo L.; Gonzales C.; Tapia F). Los ERP integran otros sub sistemas como los SCM (Gestión de la cadena de suministros), contabilidad y finanzas, RRHH, y CRM (Gestión de relación con los clientes). Las organizaciones que tengan clara y muy bien definida su visión, necesariamente tendrán que implementar TI, debido a que el mercado del hoy es muy competitivo por su infraestructura tecnológica.

La pequeña organización Minimarket Edicas de la ciudad de Huancayo se dedica a la venta de abarrotes y en la actualidad sus procesos y documentaciones como registro del cliente, boletas, remuneraciones, registro de productos y los cálculos en general, son realizadas a mano en un cuaderno u hojas de cálculo y son almacenadas en un cuarto con el riesgo de pérdida, integridad de los datos, sin ningún respaldo de la información.

Para lograr que la organización cumpla con su visión y dar soluciones a lo antes expuesto, el proyecto tendrá como objetivo principal implementar módulos de acuerdo a la necesidad de la organización con el sistema ERP Odoo en el Minimarket Edicas con las fases de análisis, diseño e implementación.

Se desarrollará la identificación de funciones de negocio necesarias para implementación de los módulos de marketing y ventas, gestión de la cadena de suministros (SCM), recursos humanos y contabilidad y finanzas.

1. Materiales y Métodos:

Se realizó una investigación aplicada. Los estudios aplicados tienen como objetivo solucionar un problema social o productivo mediante el uso del conocimiento. En este caso, se realizó la implementación del ERP Odoo en el Minimarket Edicas en la ciudad de Huancayo para mejorar los procesos internos de la empresa. La investigación se dividió en 2 fases: Análisis y Diseño (fase 1) e Implementación (fase 2)

• Fase de análisis y diseño:

Las siglas ERP significan “Enterprise Resource Planning” o en español “Planeamiento de Recursos Empresariales”. Es un sistema integrado de gestión empresarial que sirve para automatizar la mayoría de los procesos de una empresa como los relacionados con el área de finanzas, ventas, gestión de relación con los clientes, producción, etc. 

El ERP Odoo es un software libre que se encarga de integrar las funciones de negocio establecidas (ver figura N°1), mediante módulos propios del ERP.

 Cada una de las áreas funcionales apoyan a alcanzar los objetivos y metas establecidas de la empresa ya que los departamentos trabajan de forma sincronizada y unificada para salvaguardar los intereses de la organización. Los cuadros en color rojo contienen funciones que no serán aplicadas por la organización, los cuadros de color amarillo especifican funciones que se aplican parcialmente y los cuadros de color verde definen las funciones que se aplican completamente ya que son necesarias para el funcionamiento de la empresa.

        [pic 1]

Figura 1 - Matriz de áreas funcionales de operación de la empresa.

Para facilitar la implementación de cada área funcional, se realizó un mapa de procesos (ver figura N°2). El mapa de procesos muestra la representación gráfica de los procesos internos de la organización, las relaciones entre sí y con el exterior (Pérez, 2009). Un proceso según la norma ISO 9000:2005 es un “Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”. 

Estos procesos se clasifican en 3 categorías:

Procesos estratégicos: son procesos que marcan la dirección de la empresa ya que definen y controlan las metas, políticas y estrategias de la organización. Por otro lado, están relacionados con la misión/visión de la empresa. Estos procesos pueden gestionar la calidad de algún producto, planificar y medir el desempeño de la empresa.

Procesos operativos:  son los procesos que participan en la creación de un producto o servicio que se entrega al cliente buscando la satisfacción máxima de este. Estos procesos otorgan valor a los productos finales y por lo tanto, al cliente.

Procesos de soporte: brindan soporte a los procesos operativos e implican actividades para el correcto funcionamiento de la empresa. Estos procesos pueden ser mantenimiento a la planta de facturación, reclutamiento y capacitación del personal.  

                        Figura 2 - Mapa de procesos de la organización.[pic 2]

• Fase de implementación:

Esta fase se dividió en 4 sub fases de acuerdo con las áreas funcionales establecidas en la matriz de áreas funcionales: 

Implementación del área de Marketing y Ventas:

Para realizar la implementación de esta área, se usaron las aplicaciones de Ventas, Punto de Ventas, Sitio web y comercio electrónico para realizar la venta de los productos a los clientes y la aplicación CRM para gestionar las relaciones con los clientes ante reclamos y promociones que la empresa brinda. Todo esto con el fin de satisfacer las funciones de negocio del Minimarket (ver figura N°3).

[pic 3]

Figura 3 – Módulo de punto de ventas.

Implementación del área de Gestión de la cadena de suministros: 

Para poder realizar las operaciones relacionadas a esta área, se instaló la aplicación de Compras (ver figura N°4), mediante la cual se realizaban los pedidos de productos a los proveedores.[pic 4]

Figura 4 – Módulo de pedidos a proveedores.

Implementación del área de Contabilidad y Finanzas:

La aplicación instalada para esta área fue la de Contabilidad, esta permitió emitir los reportes y todo lo relacionado al área contable como puede el flujo caja (ver figura N°5). Gracias al uso de esta aplicación, se pudo obtener una gestión efectiva de la empresa con una visión clara de los egresos e ingresos.

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