Implementación Sistemas ERP

1. ¿Qué información le requeriría al consultor externo respecto al sistema ERP que le ofrece?

Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el ámbito empresarial actualmente, requiere de promover los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más fuertes competidores.

Por esto, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compañías esperan tener integradas todas las áreas o departamentos de la compañía que apoyan para la generación de sus productos y servicios.

Dado que la implementación de un sistema de ERP por lo general es largo y complejo, ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo. Y se requiere reemplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar temporalmente el negocio para la implementación.

En primer lugar le solicitaríamos al proveedor, que nos explique qué tipo de ERP se necesita y, cómo facilitaría la operación de la empresa y, si es posible que realice un estudio de los beneficios que vamos a obtener, así también se le solicitaría una prueba piloto, basada en nuestra operación para que nos indique cómo se interrelacionan todos los departamentos y que tipo de información adicional obtendremos de los departamentos con éste nuevo sistema, o bien todas las mejoras que se obtendrán.

Adicionalmente les solicitaríamos un plan de trabajo o bien un Project manager donde se indiquen las distintas etapas que involucra el proceso de implementación, los recursos humanos, materiales y la información que cada una de las áreas necesita proporcionar en cada una de las etapas de implementación, tiempo de implementación de cada etapa, así como una proyección de los costos por etapa.

Solicitaríamos un programa de capacitación por departamento, crear una copia de la base de datos, para que los empleados trabajen sobre bases reales y hagan uso del sistema para verificar que la información que arroja el sistema es la esperada.

También que incluya en el presupuesto del costo del Software, el costo de las licencias adicionales, el costo de renovación de la licencia principal, el costo de la póliza de soporte técnico, que incluya un presupuesto sobre consultoría especializada de acuerdo a nuestro giro, ya que generalmente el soporte técnico se hace en base al programa en general y, las dudas que surgen en el proceso de implementación de un software son especificas aplicadas a la operación.

Es importante indicar al proveedor del software, que el objetivo de la empresa al implementar un ERP, es unificar y ordenar, toda la información de la empresa en un sólo lugar, esperando que cualquier suceso quede a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras interdepartamentales, la información fluye por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información y mejores presupuestos. Así también la Administración de la Cadena de Suministro (SCM por sus siglas en inglés), parte crítica de cualquier sistema ERP, ya no significa sólo asegurarse de que los materiales y los recursos correctos se mueven en la dirección y tiempos adecuados. En la actualidad también significa asegurarse de que las secuencias de los eventos involucrados en la producción de bienes y su distribución a los clientes, sean óptimos para satisfacer a los clientes, minimizando los costos y maximizando las ganancias.

2. ¿Qué información le requeriría a cada una de sus áreas de la empresa respecto a los actuales sistemas con que laboran?

El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa. Por lo que es necesario requerir un diagrama de flujo de operación de cada uno de los departamentos, el manual de procesos y funcionamiento, perfil de puestos y organigrama; así como la principal información que se genera por departamento para la Dirección o para la toma de decisiones. Además se requeriría contar con la disposición de un integrante experto en la operación que conforme el grupo de implementación del ERP.

• Contabilidad y Finanzas: Con los sistemas actuales que manejan, cómo hacen la interface de información con cada uno de los departamentos, como son, compras, ventas, facturación y cobranza, inventarios y Recursos humanos, o bien que información reciben de estas áreas para hacer los registros contables.

Cómo se realiza la interface con los bancos y el sistema actual, cuál es la estructura de autorización para generar y programar pagos, etc…

Que reportes les genera el sistema actual para el pago de impuestos, presentación de estados financieros, revaluación, etc….

• Almacén: Cómo hacen la interacción con el departamento de compras, para la solicitud de materiales no perecederos, cómo controlan los inventarios, que documentación requieren para preparar los embarques, cómo hacen el registro de las mermas o inventario caducado.

• Facturación y Cobranza: Con el sistema de facturación actual, cómo hacen la interface con contabilidad, con los bancos, que información proporcionan al departamento de contabilidad para registrar la facturación y cobranza.

Con el departamento de almacén como hace la interface o alimentan el sistema para la facturación, en caso de que un cliente no pague y se le tengan que detener los embarques, cómo le notifica almacén que se tienen que detener los embarques.

• Recursos Humanos: Si el sistema que genera la nómina tiene algún lay out para hacer la interface con el banco para el pago de la misma, si éste sistema tiene interface con el sistema de contabilidad para generar la póliza por el pago de la nómina. Cómo controlan las incidencias

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