A que se debe el Análisis del Proyecto.

Análisis del Proyecto.

Se realizo una consulta en fuentes adicionales que mencionan las características más importantes al implantar un proyecto de ERP (ver bibliografía) y se comparó con el análisis de los hechos más relevantes planteados en el texto, este análisis se indica a continuación. Un sistema ERP cuando se implementa exitosamente, enlaza los sistemas de finanzas, manufactura, recursos humanos, distribución, gestión de pedidos en un solo sistema con datos compartidos y visibles a través de la empresa. Los beneficios potenciales incluyen la reducción considerable de capital de trabajo, grandes cantidades de información sobre las necesidades de los clientes y quizá la más importante; la capacidad de ver y administrar a los proveedores y clientes de la empresa como un todo integrado

Los sistemas ERP también son caros, complejos y notoriamente difíciles de implementar y generalmente se requiere de personal con experiencia en implementación de ERP para auxiliar en la instalación del software. Hay evidencia de que las implementaciones de ERP fallan en alto porcentaje, Dependiendo de la de lo que se defina por “falla”, pero la falta de aceptación por los usuarios del cambio, tiempos y presupuesto sobrepasados, fallas técnicas y la falta de habilidades adecuadas son los riesgos más comunes en implementar un ERP.

Los costos de implementación total (incluyendo software, hardware, consultoría y personal interno) pueden alcanzar entre dos o tres % de los ingreso de la compañía, por ejemplo 100 millones de dólares de una compañía con ingresos de 5 mil millones. En este sentido la decisión de presupuestar 15 millones de dólares para la implementación del ERP de Cisco es alta pero está dentro de los márgenes normales en la industria, por decirlo así. Lo notorio es la forma de presentar el estimado presupuestado, como una decisión estratégica que no podía ser cuantificada en ese momento.

Otro punto importante a considerar es el motivo de la implementación. Al parecer muchas empresas implementan un ERP para estandarizar y mejorar sus procesos, no era precisamente el caso de Cisco, Cisco necesitaba mejorar la tecnología que soportaba los procesos para apoyar a la empresa en el proceso de crecimiento de la misma. Como se indica en el texto, la dirección de Cisco había mantenido un control centralizado y estandarizado de sus procesos con el personal adecuado para operarlos. Esto también permitió que CISCO implementara la solución de ERP de un solo golpe y no en fases como en un enfoque más tradicional.

Este enfoque era congruente con las estructuras organizacionales y presupuestarias que Solvik había instaurado cuando ingresó en la empresa. Solvik opinaba firmemente que las decisiones presupuestarias sobre gastos en informática fueran tomadas por las áreas funcionales, mientras la informática dependiera directamente de él.

La selección del mejor personal disponible para apoyar en la implementación es otra de las recomendaciones que se realizan para llevar con éxito un proyecto de ERP. Junto con el conocimiento y habilidades que poseen, estos usuarios o “súper usuarios” se convierten al mismo tiempo en promotores del cambio en la empresa, al ser reconocidos como los expertos en su área influyen en el resto del personal y tienen además la motivación de participar en el proyecto estratégico operacional más importante de la empresa. En este caso Cisco realizó la mejor decisión al seleccionar a 100 de sus mejores empleados para llevar a cabo el proyecto. Además es notorio el alto compromiso que mostraron los empleados con el proyecto al realizar los sobreesfuerzos necesarios en los momentos críticos del proyecto.

Una de las reglas de compromiso para los que trabajaban en la implementación era que esta tendría una duración de corto plazo y que no representaba un cambio de carrera para los involucrados.

El hecho de haber limitado el tiempo de implantación a “solo” 9 meses también fue posible por los factores descritos anteriormente, además un tiempo corto de implantación evita el desgaste de las personas que están adscritas al proyecto y se evita que las áreas operacionales se vean afectadas por la falta prolongada de estos recursos.

Uno de las primeras preguntas que se hacen al implantar un ERP es que tanta estandarización en el proceso de negocio es buena para la compañía. Es importante evitar la modificación de los paquetes de Software al implementarse un ERP porque los cambios tienden a ser específicos de una empresa y hacen que la migración a versiones futuras de la aplicación sea difícil y tomé tiempo. Los administradores con experiencia en la implantación de un ERP recomiendan precaución cuando consideran cambiar el código principal del ERP. Como resultado exitoso se espera que los procesos de negocios se adapten al ERP. Sin embargo si existe una ventaja competitiva clara en cambiar el código del ERP la compañía debe hacerlo. A pesar de tener que modificar el paquete de Oracle, Cisco lo hizo con mucho cuidado y otorgándole las prioridades adecuadas, una vez más el hecho de que haya participado la gente que mejor conocía los procesos fue crucial resolver este reto.

Cisco mostró gran flexibilidad cuando se dio cuenta que el software de Oracle no apoyaría adecuadamente las necesidades de soporte después de ventas que tenía la compañía. Muchas empresas tienen el enfoque de “casarse” con un solo proveedor ya que esto tiene la ventaja de mantener la funcionalidad bien integrada y de tener que negociar solo con una parte para cambios y mantenimientos. Sin embargo esto tiene la desventaja de hacer que la empresa pierda flexibilidad y como ventaja competitiva puede ser más costoso para la empresa tener un producto mejor integrado que uno con mejor funcionalidad aunque con integración más compleja y un proveedor mas con que relacionarse. En este sentido creemos que el enfoque de Cisco fue el correcto.

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