AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA

AUTOMATIZACIÓN DE OFICINA

Las empresas necesitan guardar información sobre clientes, proyectos, empleados, etc. Para ello hacen uso de los ordenadores y de las herramientas adecuadas que incorporan éstos con el fi n de ser más productivos.

Se entiende por automatización de oficinas el conjunto de tecnologías de la información y comunicación que permiten mejorar la productividad de los trabajos típicos de oficina.

Podemos definir la ofimática (oficina automática) como la automatización de las tareas que se llevan a cabo en una oficina. En algunos textos se utiliza la denominación de burótica como sinónimo de ofimática.

Las características del software ofimático son las siguientes:

• Gran capacidad de almacenamiento de información.

• Facilidad de consulta y recuperación de la información.

• Facilidad para modificar y tratar los datos.

• Enorme potencia de cálculo.

• Capacidad para manejar información de todo tipo: textos, números, imágenes, sonidos, video, etc.

Herramientas ofimáticas

Las principales aplicaciones o herramientas que incluyen los paquetes ofimáticos son las siguientes:

• El procesador de textos: El procesador de texto es un tipo de aplicación informática destinada a la creación o modificación de documentos escritos por medio de una computadora. Representa una alternativa moderna a las antiguas máquinas de escribir, siendo mucho más potente y versátil que éstas.

Los procesadores de textos brindan una amplia gama de funcionalidades, ya sean tipográficas, idiomáticas u organizativas, con algunas variantes según el programa de que se disponga. Como regla general, todos pueden trabajar con distintos tipos y tamaños de letra, formato de párrafo y efectos artísticos; además de brindar la posibilidad de intercalar o superponer imágenes u otros objetos gráficos dentro del texto.

• La hoja de cálculo: Una hoja de cálculo es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).

La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

• Los gestores de base de datos: es un conjunto de programas que permiten el almacenamiento, modificación y extracción de la información en una base de datos, además de proporcionar herramientas para añadir, borrar, modificar y analizar los datos. Los usuarios pueden acceder a la información usando herramientas específicas de interrogación y de generación de informes, o bien mediante aplicaciones al efecto.

Estos sistemas también proporcionan métodos para mantener la integridad de los datos, para administrar el acceso de usuarios a los datos y para recuperar la información si el sistema se corrompe. Permiten presentar la información de la base de datos en variados formatos. La mayoría incluyen un generador de informes. También pueden incluir un módulo gráfico que permita presentar la información con gráficos y tablas.

• Los programas de presentaciones: Un programa de presentación es un paquete de software usado para mostrar información, normalmente mediante una serie de diapositivas.

Típicamente incluye tres funciones principales: un editor que permite insertar un texto y darle

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