Capitulo 2 Automatizacion Oficinas

Capitulo 2

Ejercicio 10

Conceptos de Información

1. Ilustre el concepto de información.

Es un recurso que permite al ser humano poder transmitir datos que poseen significados y aumenta el conocimiento respecto de una actividad o cosa.

2. Enumere 5 casos de información (recuerde que debe identificar al receptor)

• Una maestra da a los padres de familia las notas correspondientes al ciclo escolar. En este caso la información es las evaluaciones sobre cada niño y el receptor los padres de familia que reciben las observaciones de la maestra.

• Un Ingeniero de servicio da a clientes los cronogramas necesarios para realizar un servicio técnico. La información sería en este caso los cronogramas que poseen los requisitos necesarios para llevar a cabo el servicio y el receptor es el cliente que recibe los cronogramas.

• Un policía de transito indica a los conductores que deben de tomar otro carril. El receptor son los conductores y la información es el carril que ahora deben tomar.

• El Jefe Inmediato solicita a su subordinado una cotización para un servicio. El receptor es su subordinado y la información es la cotización que se necesita realizar a la mayor brevedad posible.

• Una madre pide a su hijo que haga sus tareas. La información es las tareas que el niño debe hacer y el receptor es el hijo.

3. Utilizando el mismo elemento del inciso anterior, determine cuándo podría ser considerado como un dato.

Puede ser considerado un dato en el caso de las evaluaciones de los niños, los cronogramas, la cotización y las tareas solicitadas ya que son un registro respecto a un determinado hecho que sería en este caso las diferentes solicitudes hechas.

4. A PENSAR… ¿Por qué considera que la información es importante para la administración?

Es importante ya que se transmiten datos significativos que pueden servir para aumentar el conocimiento sobre una actividad, procedimiento, etc.

Sin la información no sería posible el funcionamiento correcto de ninguna empresa ya que los datos podrían llegar a ser inútiles.

Ejercicio 14

Elementos del Procesamiento II

1. Identifique la entrada, el proceso y la salida en los siguientes casos:

A) Sistema de votación para elegir directiva de un Comité de vecinos.

Entrada: Se seleccionan candidatos para la Directiva.

Proceso: El comité de vecinos se dispone a votar por los diferentes candidatos.

Salida: De acuerdo a cantidad de votos, se decide a los ganadores para la directiva.

B) Calcular el promedio de tareas en el curso de Automatización I

Entrada: Se enumeran todas las tareas asignadas durante el trimestre.

Proceso: Se suman todas las notas asignadas.

Salida: Se obtiene el promedio de las tareas.

C) Realizar una investigación de historia de la Automatización de oficinas

Entrada: Se identifica el tema a investigar.

Proceso: Se consultan en varios lugares como Internet, bibliotecas, etc., el tema.

Salida: Después de seleccionar lo más importante del tema investigado se entrega la investigación seleccionada.

D) Calcular el promedio de la clase en el curso de computación.

Entrada: Enumerar todas las notas de los alumnos asignados al curso.

Proceso: Se suman todas las notas de los alumnos asignados.

Salida: Se obtiene el promedio general de las notas solicitadas.

E) Calcular el promedio de todos los cursos de la Facultad de Ingeniería en un semestre.

Entrada: Se enumeran las notas de cada curso aprobado.

Proceso: Se suman las notas para llegar al promedio.

Salida: Se obtiene el promedio solicitado y ya se cuenta con la información del semestre.

Ejercicio 15

Ciclo de Vida de la Información

Defina cada paso en el ciclo de información.

1. Tome como base los siguientes productos de información identificado cada fase en su ciclo de información:

A) Generación informe mensual IVA por pagar.

Recopilar: todos los gastos hechos durante el mes.

Procesar: Ingresar al sistema todos los gastos.

Distribuir: el dato sobre el IVA mensual pagado.

Utilizar: los datos sirven para calcular el promedio anual.

B) Cartas y documentos recibidos por la recepcionista.

Recopilar: en la bandeja de entrada los documentos recibidos.

Procesar: Separar los documentos por departamento.

Distribuir: Llevar a cada departamento los documentos que le pertenecen.

Utilización: Cada departamento hace uso de los documentos según convenga.

C) Informe de flujo de efectivo producido para el gerente financiero

Recopilar: todos los flujos de dinero que haya recibido de la empresa en efectivo y transacciones bancarias realizadas.

Proceso: se procesan todos estos datos para obtener la información deseada

Distribuir: Se da el dato final al Departamento de Finanzas

Utilización: Finanzas usara el dato en beneficio de la empresa.

D) Informe de productos con mayor y menor rotación en el año

Recopilar: todos los datos necesarios: productos en existencia, reporte de movimientos en el año.

Procesar: los datos obtenidos para obtener la información

Distribuir: Informe de los productos a Ventas.

Utilización: Departamento de ventas usará el dato para saber que productos merecen mayor promoción.

E) Mensajes de correo electrónico recibidos por el gerente de informática

Recopilación: de todos los correos electrónicos recibidos.

Procesar: Sumar la cantidad de correos recibidos.

Distribuir: Pasar informe que contenga la cantidad de correos.

Utilización: Informe será utilizado por el interesado según convenga.

Ejercicio 16

Ciclo de Vida de la Información

1. Explique los aspectos de seguridad, legales y de privacidad que deben considerarse al automatizar tareas que involucren tratamiento de información.

Se debe cuidar siempre que la información esté resguardada en un lugar seguro donde no puede ser utilizada por personas inescrupulosas que deseen hacer mal uso de ella.

2. Explique qué es la negligencia y qué es el fraude en lo que a la información se refiere. De ejemplos.

Negligencia: es cuando alguien fuera de la organización sea molestado innecesariamente, es un mal control del sistema. Por ejemplo: Una empresa de cobros llama al deudor aun cuando esté ya cancelo el monto adeudado, esto sucede muy a menudo ya que no se actualiza el sistema de la empresa con prontitud.

Fraude: Es un acto delictivo, premeditado que defrauda el sistema. Por ejemplo: Empresas que venden por Internet productos o servicios y solicitan pagos por tarjetas de crédito, algunas empresas son falsas y únicamente se quedan con el dinero depositado sin entregar ningún producto o servicio.

Ejercicio 19

Resumen

Términos – Conceptos más importantes

A) Resuma con sus pablaras los términos o conceptos explicados en este capítulo

1. La información es un recurso muy valioso para el ser humano y puede representarse muchas maneras. Explique:

Se refiere a que la información puede ser un dato, color, conversación, etc. Siempre que el receptor lo logre descifrar

Es importante ya que permite expresar mediante la comunicación datos, emociones, acontecimientos, etc.

2. Identifique cada fase en el ciclo de vida de la información.

Recopilar: Fase en la que se recolectan los datos necesarios.

Procesamiento: Se preparan los datos para obtener la información.

Distribuir: Se distribuye la información por medio de los diversos medios de comunicación disponibles.

Utilización: Se termina el proceso cuando el objetivo se ha alcanzada. Se analiza la información y se pueden tomar decisiones.

3. Explique en qué circunstancias un hecho se considera información y en cuál se considera dato

Información: es tener el conocimiento disponible para reducir la incertidumbre.

Dato: Es un registro de lo acontecido.

4. Analice cada una de las características que debe poseer la información

Exacta: Debe de ser sin errores.

Oportuna: Disponible en el momento justo.

Integra: Debe ser completa.

Concisa: Debe ser breve y al grano.

Confidencial: Debe ser utilizada con discreción y únicamente para la función por la que fue distribuida.

5. En todo procesamiento se pueden distinguir tres etapas o elementos, Explique cada una de ellas.

Entrada: toda la materia prima que sirve de base para hacer el producto.

Proceso: Pasos necesarios para convertir la materia prima en producto.

Salida: es el producto que se genera después de realizar el proceso indicado.

6. Explique que tipo de información se requiere en cada nivel de la organización

De oficina: Información manipulada y trabajada en detalle.

Operativo: Información

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