Administracion de centros de computo.

Tema 1.  Centros de Cómputo.

1. Misión, Visión y definición.

Misión. El Centro de Cómputo, tiene como misión el desarrollar sistemas en el área computacional, que sirvan de apoyo y satisfagan las necesidades de la empresa o institución apegándose a los planes estratégicos de desarrollo institucional o empresarial.

Visión.  Desarrollar una confiable capacidad en el manejo de programas computacionales, propiciando la innovación y el fomento de la cultura informática, logrando fortalecer el quehacer general de la Institución o empresa. Posicionando al Centro de Cómputo como un departamento con excelencia y capacidad para el desarrollo propio.

Definición. La administración se define como el proceso de crear, diseñar y mantener un ambiente en el que las personas al laborar o trabajar en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Las personas realizan funciones administrativas de planeación y organización dentro de una empresa.

1. Elementos de la unidad Informática

Los elementos de la unidad informática son todos aquellos que se ocupan dentro de un centro de cómputo y esto va desde un simple mouse hasta un gran servidor o la computadora de algún empleado de la institución o empresa.

1. La Función de la Unidad Informática.

FUNCIONES: 
Controlar el óptimo funcionamiento del programa del procesamiento automático de notas. 
Digitar y mantener actualizado la base de datos. 
Emitir los Récord Académico de los estudiantes. 
Brindar el soporte computacional para los procesos de Matrículas y de los Programas de Titulación. 
Otras funciones que le asigne el Director Académico. 
La jefatura para el cumplimiento de sus funciones mantiene coordinaciones internas con las unidades de la Dirección Académica y con la Escuela Académico Profesional y Centro de Computación e Informática de la Facultad, así como con las Comisiones Permanentes respectivas. 

1. Justificación de la existencia de la unidad informática.

La existencia de esta es para agilizar datos, tramites o algún tipo de evento de relevancia y así evitar perder tiempo en ambas partes tanto el solicitante o el ejecutor que en caso de una empresa sería un proveedor y un cliente y también evitar fallas y si alguna se presenta solucionarla de manera inmediata para así poder resolverla en el menor tiempo posible.

Tema 2.  Planeación de los centros de cómputo.

2.1  Determinación de las necesidades de información  de la empresa a corto mediano y largo plazo.

Determinar las necesidades de los usuarios potenciales o reales es importante para conocer sus deseos en materia de prestaciones documentales. Con tal fin, se debe definir los criterios de búsqueda, formular las estrategias adecuadas y emplear las herramientas necesarias.

Establecer los criterios de la búsqueda:

• Definir objetivos
• Consulta de fuentes
• Concretar aspectos de interés
• Establecer la cobertura

Formular la estrategia de búsqueda:

• Pasos
• Truncamientos y operadores boléanos
• Visualizar los resultados
• Replantear el tema

Modelos de búsquedas con distintas fuentes:

• Búsqueda con WinSPIRS
• Búsqueda con WebSPIRS
• Búsqueda en Internet

2.2 Métodos para la estimación de volúmenes  de información a manejar.

La documentación en cualquier centro de datos puede ser dividida en 4 tipos:

• Documentación General de Centro de Cómputo.
• Documentación Específica del Sistema de Aplicación del Usuario.
• Documentación Proporcionada por el Proveedor.
• Documentación de la Coordinación Usuario-Centro de Cómputo.

La documentación general de centro de datos es colectada usualmente en una bandeja sencilla y se les da un título tal como el manual de estándares y procedimientos del centro de datos o libro de referencia del centro de cómputo. Cualquiera que sea el título utilizado, las funciones y contenido del manual son básicamente las mismas para todas las instalaciones. Debería contener todas las cuatro categorías de estándares y sus procedimientos asociados. Así de esta manera, este manual es la guía primaria para todas las actividades del centro de datos, pero requiere los otros tres tipos de documentación para una guía total de las actividades del centro de datos. Se deben incluir en esta documentación muestras y explicaciones de todas las formas y listados utilizados en el centro de datos.

La documentación de Sistemas de Aplicación para tareas visuales son mantenidas ya sea en carpetas separadas o recopiladas en grandes bandejas. Cada organización tiene sus propias preferencias. Grandes bandejas son preferidas por algunos para evitar perder documentación del trabajo; sin embargo, cuando una tarea sea ejecutada en una de varias máquinas, es necesario, ya sea tener documentación duplicada para cada máquina o usar carpetas separadas. Estos documentos, ya sea separado por el sistema o recopilados juntos, son llamados generalmente libros de ejecución o manuales de operación. La información acerca de cada paso de una tarea para un trabajo se provee con detalle, indicando la entrada requerida, mensaje de procesamiento y procedimientos de reporte, la salida generada y su distribución.

La documentación proporcionada por el proveedor es obtenida mediante proveedores de hardware y software. La documentación proporcionada tiende a ser comprensiva. Siendo ésta comprensiva, la documentación usualmente contiene toda la información requerida; sin embargo, el amontonamiento de información tiende a hacer los datos requeridos difíciles de localizar. Debido a que los proveedores están corrigiendo y mejorando continuamente sus productos, el recibo y la inclusión de documentación actualizada deben ser atendidos de una manera periódica.

La documentación de coordinación usuario-centro de datos provee a los usuarios con una idea acerca del funcionamiento y los requerimientos del centro de datos. Esta idea permite la coordinación de actividades y soporta el desarrollo de confianza entre usuarios y personal del centro de datos. Esta documentación es llamada el libro de mano usuario/centro de datos, o simplemente libro de mano del usuario. El libro de mano debería empezar con una carta de la administración indicando el soporte de los estándares contenidos. Después se explica el propósito y beneficios anticipados, indicando cómo los usuarios se benefician con el cumplimiento de estándares. Si estos cuatro tipos de documentación del centro de datos son preparados apropiadamente, es posible el obtener desempeño y servicio consistente del Centro de Cómputo.

2.3  Definiciones de tareas y estimación de volúmenes  de información a manejar.

Así como el funcionamiento de un centro de datos es incierto sin estándares, la preparación de la documentación sufrirá de varios males si los estándares no son establecidos para guiar las actividades. Los males que pueden resultar caen en dos categorías generales y son también el criterio para la evaluación de la documentación: fallos en el contenido y fallos en el formato.

Las fallas típicas en el contenido son ausencia de información necesaria, explicaciones totalmente imprecisas e información difícil de localizar. Los males resultantes de fallos en el formato causan problemas de archivamiento, dificultad en la localización de información frecuentemente referenciada y frustración y errores en la actualización de la documentación. A continuación se explicarán los cuatro criterios del contenido y los tres criterios del formato para la documentación:

• Precisión. Los medios obvios para la obtención de información precisa es el obtenerlos de aquellos que están más involucrados últimamente con los detalles que están siendo documentados. Por ejemplo es común el tener a personas que desarrollen o evalúen sistemas de librería, documentar procedimientos y diseñar formas para sistemas de librerías sin hablar con el personal en la librería, excepto posiblemente por unos cuantos pedazos de información dispersada.
• Integridad. Si una tarea se supone será aceptada para la producción solamente si es acompañada por documentación específica, tal como la preparación total de datos, procesamiento de computadora e información posterior al procesamiento, no debería ser aceptado al menos que esté completo. Muy frecuentemente una tarea es aceptada con el entendimiento de que la documentación será proporcionada pronto.
• Claridad. La claridad depende de la estructura de las sentencias, la relación entre las sentencias y la lección de las palabras. La estructura de las sentencias debería ser directa. Cada declaración debería hacer claro lo que está siendo documentado y qué se está diciendo acerca de ese tema.
• Conciso. La meta de la documentación es el guiar actividades, y si la documentación es voluminosa e inmanejable, su uso se hace tedioso y puede ser evitado. Cuando son utilizadas formas y tablas, la información puede ser comprimida, permitiendo un rápido y fácil acceso.
• Facilidad de referencia. Se refiere a la facilidad para localizar información tal como números de control en los documentos. Es obvio, por ejemplo que si la documentación será archivada por número de tarea, ese número debería estar en una locación evidente.
• Facilidad de uso. Si una forma es utilizada por más de una persona, en lugar de forzar a una persona a introducir información en varias locaciones de la forma, toda la información relevante a cada persona debería ser agrupada conjuntamente. Si la información será introducida sólo una vez, pero referenciada varias veces, entonces obviamente la secuencia que es mejor para referenciar esta información debe ser elegida.
• Facilidad de mantenimiento. El secreto de un mantenimiento sencillo es la modularidad. Lo cual consiste en la separación de la documentación en pequeños módulos, lo cual permite el reemplazo de sólo aquellos tópicos alterados y no afecta cualquier otro tópico.

Control de Documentación.

El control de la documentación da inicio con el soporte de la administración superior y podría finalizar si el soporte está ausente. La definición de qué documentación es requerida es un esfuerzo desperdiciado si estos requerimientos son ignorados. En algunas organizaciones, la cooperación de departamentos de usuarios es solamente posible con el soporte de la administración superior. Este soporte, así de esta manera, es deseable en algunas organizaciones y necesarias en otras. Después de recibir este soporte y publicar un manual de estándares y procedimientos, es necesario poner en vigor éstos. Esto es realizado al no permitir excepciones, o al menos no casualmente. En adición, la ejecución debería incluir un monitoreo periódico, sino es que constante, de la adecuación de la documentación, verificando factores tales como la actualización de la documentación para cualquier cambio y monitorear la adecuación, y adherencia a, la documentación de estándares y procedimientos.

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