Análisis Crítico Desde La Perspectiva De La MSB A Un Sistema De Información

La Situación

El siguiente estudio se desarrolla en la Universidad del Magdalena, y tiene como objeto de análisis el sistema de información para el proceso de contracción.

Uno de los roles de la Oficina Asesora de Control Interno es la realización de seguimiento y evaluación; este se desarrolla periódicamente a través de cronogramas de auditoría de contratos; el objeto de este proceso actualmente es realizar controles correctivos mas no preventivos, a los contratos del periodo revisado; dicho proceso se realiza manualmente haciendo uso de formatos de control y seguimiento elaborados por dicha dependencia, esto hace lento el proceso de revisión, debido a la inspección de contrato por contrato y pidiendo documentación faltante cuando hubiere lugar a los involucrados en el proceso de contratación, por lo cual no se puede realizar un seguimiento oportuno a cada una de las etapas del proceso contractual, viéndose entorpecido por la inoportunidad de estar en todo momento siguiendo el proceso.

Además los entes de control (Contaduría, Contraloría y Procuraduría), realizan visitas periódicas para verificar el correcto funcionamiento de la institución haciendo revisión del proceso de contratación en las dependencias ordenadoras.

De lo anterior se encontró las siguientes dificultades: Difícil Control documental de contratos, No tener la información automatizada sobre el estado de contrato, Seguimiento discontinuo al proceso contractual, Publicación inoportuna en la Internet de los contratos ejecutados.

Lo que generó en la Oficina Asesora de Control Interno gran preocupación por el manejo de la información y planteó una propuesta a través del Proyecto de Diseño y funcionamiento del Sistema de Información del Control Interno, de desarrollar un sistema como SIC que les permite fortalecer y optimizar todos los procesos relacionados con la contratación de la Universidad del Magdalena, para poder tener credibilidad en aras de la excelencia y calidad de sus procesos administrativos.

El Uso de las MSB

El estudio de este sistema de información, utilizando las MSB, centró el objetivo en determinar el modo o la forma en que los creadores del proyecto, procedieron para realizar el análisis de las distintas situaciones que intervinieron en el modelado del problema. El estudio se enfocó en establecer los aspectos prioritarios que se tuvieron en cuenta para el diseño del sistema de información, debido a que dependiendo de la perspectiva desde la que se haya abordado la problemática, así será el impacto que este tenga sobre su campo de acción. Así mismo se intento plantear recomendaciones para realizar un estudio en basado en MSB que permitiese encontrar posibles inconvenientes que surgieron como consecuencia de la implementación del SIC.

En un primer análisis se observó, que los diseñadores del sistema de información, no profundizaron en el estudio del sistema de actividades al cual el SIC serviría . Es importante anotar que todo sistema de información debe servir de apoyo al mejoramiento de los procesos que se lleven dentro de una organización, y que dichos procesos se pueden considerar un sistema, al que denominaremos sistema de actividades. Para el caso de estudio que nos compete, se puede ver esta iteración en el siguiente modelo conceptual (Figura 1).

Tal parece que los analistas de este sistema de información, solo se concentraron en llevar el proceso de contratación y seguimiento a un nivel digital, dejando de lado aspectos tan importantes como el nivel de aceptación por parte de los usuarios, el cambio en los procesos y de cultura organizacional, tanto a nivel de la dependencia como de la Universidad, que tendrían que hacerse luego de la entrada en funcionamiento de este SI (debido a la perturbación del medio que muy posiblemente generaría).

Es preciso decir que este SIC es muy aislado (o algo cerrado) y quizás bastante influenciado por un enfoque reduccionista.

Se puede decir que el único indicio que se encontró en el documento acerca de aplicación de una visión holista de la situación, es cuando los analistas inicialmente piensan en desarrollar un sistema de información de seguimiento a los procesos contractuales, y luego deciden hacerlo para el proceso de contracción en general, es decir desde sus inicios. Y era de esperarse, debido a que sería

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