Archivos de Gamma c.a.

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación

U.E. Colegio “María Auxiliadora”

Barquisimeto – Edo. Lara

Archivos de Gamma c.a.

Integrantes:

Falcón María

Gómez Emmanuel Gabriel

Gómez Emmanuel Miguel

Lizcano Raimary

Sección: 4° “B”

21/01/2019

Introducción

Se sabe que el término archivo se refiere al conjunto sistemático de documentos, correspondencia u otros papeles que una colectividad, institución o persona crea en el cuadro de sus actividades y funciones.

Éste, a su vez, tiene como objeto reunir ordenadamente todos los documentos que circulan en una empresa, asegurar la perfecta conservación de los mismos así como la máxima facilidad posible a la hora de localizarlos.

El presente informe tratará sobre los tipos y sistemas de archivos que se usan y la importancia que tiene en nuestra empresa Gamma c.a, con la finalidad de aprender más sobre dicho tema para así, poder aplicar los conocimientos que se obtengan de la manera correcta en el futuro.

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor para que el archivo sea fácil de manejar.

La empresa Gamma c.a. busca realizar un buen trabajo en todas las actividades que se llevan a cabo dentro de sí misma, para ello se asegura de realizar un proceso eficaz tal como lo es archivar. A continuación presentamos más detalles:

Equipos y materiales para archivar

• Carpetas: utilizadas para agrupar y proteger papeles suelos.
• Caja de archivo definitivo: para archivar documentos no utilizados con frecuencia.
• Archivadores: donde se encuentran documentos que se consultan con frecuencia.
• Fichas: utilizadas para extraer datos de clientes, proveedores o como material auxiliar.
• Guías: para separar u grupo de documentos o fichas.
• Estanterías abiertas: dónde se ubican documentos organizados.
• Pendrives: usados para almacenar los archivos digitales.
• Disco duro: para tener un respaldo de los archivos del pendrive.

Sistema de archivos

En Gamma c. a. se utiliza el sistema alfabético, se ordenan las hojas según una letra que normalmente suele ser la inicial de la palabra principal que identifique el documento. Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así sucesivamente si la palabra principal fuese la misma, la ordenación tiene lugar  por la palabra siguiente, aplicando la misma regla. Se puede comprobar que es muy sencillo y fácil de usar para los archivos pequeños. Éste sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro auxiliar para la localización de lo que se busca. 

En casos de que se pudiesen originar alguna clase de problemas en este sistema, se haría necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombres compuestos, abreviaturas, etc.

Tipos de archivo

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.

Archivos de Gestión

Son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en trámite, pueden estar en un lapso de 1 a 5 años.

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