Blackout Salesforce

[pic 1][pic 2][pic 3]

[pic 4]

[pic 5]

Blackout Salesforce

Contexto

Con el objetivo de habilitar todas las funcionalidades para el proyecto Admissions Connect en Salesforce, se requiere de una ventana para realizar esta implementación de manera exitosa, durante la cual Salesforce no estará disponible para edición, solamente será acceso de lectura para todos los usuarios.

Durante esta ventana se llevarán a cabo acciones para poder alimentar Salesforce a través de plantillas, a manera de

asegurar la continuidad operativa de los equipos de Atracción.

El Blackout se llevará del 9 al 14 de junio.

[pic 6]

Blackout Salesforce

Proceso

1. Del 9 al 14 de junio, el asesor/ejecutivo documentará a través de plantillas en Microsoft Forms, en un horario de 8:00 am a 10:00 p.m.
2. A las 8:00 a.m. del siguiente día hábil, un administrador realizará el corte de la información para preparar las

plantillas finales para carga a Salesforce, esto se realizará cada día del Blackout.

1. El Administrador transformará la información y entregará al equipo de Soporte TI las plantillas finales para carga.
2. Soporte TI hará la carga de esta información para que quede reflejado en Salesforce.

Notas:

• En caso de errores en la preparación de la plantilla, Soporte TI regresara al Administrador los registros con error para que sean corregidos e intentar subirlos nuevamente durante ese mismo día.
• En caso de errores técnicos por nuevos automatismos de Salesforce (Flujos, triggers, Process Builders, Reglas de validación, etc) se requerirá el apoyo del equipo de Salesforce para asegurar la carga completa de todos los registros.[pic 7][pic 8][pic 9][pic 10][pic 11][pic 12][pic 13]

.CSV

[pic 14]

Blackout Salesforce

Plantillas

Las acciones que se podrán continuar documentando serán las siguientes:

• Nueva Interacción (Crear nuevo Registro) https://forms.office.com/r/CY0EiTNkiA
• Llamada https://forms.office.com/r/HMqtsUMbEX
• Evento https://forms.office.com/r/dqwPVqxGyU
• Cambios de estatus a un Registro https://forms.office.com/r/qGCHTZTwci
• Cambios de estatus en Oportunidad https://forms.office.com/r/pgKKwRH2wu

[pic 15]

Blackout Salesforce

Observaciones

1. Flujo de leads de Marketing digital continuara funcionando, así como el carrusel de asignación.
2. Durante esta ventana no habrá a aprobaciones de Escolar y Tesorería.
3. La documentación de toda la información y expediente de los inscritos durante la ventana se realizará por parte del asesor una vez terminada la ventana ya que cuente con sus permisos de edición en Salesforce.
4. Escolar podrá validar los alumnos inscritos durante la ventana a través de un reporte.

[pic 16]

Blackout Salesforce

Ventana de apoyo

Durante esta semana de Blackout (del 9 al 14 de junio) se contará con una sesión de Teams abierta para atender diversas

dudas sobre:

• Documentación de las plantillas
• Tiempos de carga de la información
• Casos que no se hayan reflejado

La sesión se encontrará disponible de:

• 10:00 am a 13:00 p.m. https://teams.microsoft.com/l/meetup-

join/19%3ameeting_YmFlYzg5ZWEtMjJmYy00NmY5LWE2MWQtZGRjZGNjYTI4ZDMw%40thread.v2/0?context=%7 b%22Tid%22%3a%22030e951d-6efd-42f5-8427-bab632cf8010%22%2c%22Oid%22%3a%2201a0980c-b733-4b39- 8324-b60de518f3b4%22%7d

...