CLASIFICACIÒN Y CODIFICACIÒN DOCUMENTAL
Enviado por 3mm4nu3ls4mu3l • 2 de Noviembre de 2022 • Ensayos • 890 Palabras (4 Páginas) • 31 Visitas
CLASIFICACIÒN Y CODIFICACIÒN DOCUMENTAL
NOMBRE: LAURENS SOFIA MARTINEZ PEREZ
MATERIA: GESTIÒN DOCUMENTAL
DOCENTE: ALINSON CALDAS
UNIVERSIDAD: POLITECNICO INTERNACIONAL
GESTIÒN ADMINISTRATIVA
2022
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
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SERIES DOCUMENTALES
NOMBRE DE LA SERIE | CODIGO |
Actas | 01 |
Comprobantes | 02 |
Comunicaciones oficiales | 03 |
Consecutivos de correspondencia | 04 |
Contratos | 05 |
Cotizaciones | 06 |
Estados financieros | 07 |
Estudios | 08 |
Facturas de compra | 09 |
Facturas de venta | 10 |
Historias laborales | 11 |
Informes | 12 |
Inventario | 13 |
Libros contables | 14 |
Licitaciones | 15 |
Manuales | 16 |
Memorandos | 17 |
Nominas | 18 |
Ordenes de producción | 19 |
Pedidos de compra | 20 |
Pedidos de venta | 21 |
Planes | 22 |
Procesos | 23 |
Programas | 24 |
Proyectos | 25 |
Recibos | 26 |
Remisiones de entrada | 27 |
Remisiones de salida | 28 |
Resoluciones | 29 |
TABLA DE IDENTIFICACION Y SISTEMA DE CODIFICACION
Código - Sección | Código – Serie | Código - Subserie |
10000 - Accionistas | 01 Actas | 01 Acta asamblea general de accionistas |
04 Consecutivos de correspondencias | AC Consecutivo | |
29 Resoluciones | 01 Junta de socios | |
11000 – Junta directiva | 01 Actas | 02 Actas de registro 03 Actas de reunión 04 Actas de Manifestaciones o de referencia 05 Actas de exhibición de documentos 06 Actas de protocolización |
04 Consecutivos de correspondencias | JD Consecutivo | |
29 Resoluciones | 01 Resoluciones de la junta directiva | |
11001 – Departamento Legal | 03 Comunicaciones oficiales | 01 Circulares 02 Citaciones 03 Declaraciones 04 Derechos de petición |
04 Consecutivos de correspondencia | DL Consecutivo | |
23 Procesos | 01 Procesos Gestión de tiempos 02 Procesos de facturación 03 Procesos de cobro | |
24 Programas | 01 Programa de recaudo | |
11100 – Director Ejecutivo | 03 Comunicaciones oficiales | 01 Circulares |
04 Consecutivos de correspondencia | DE Consecutivo | |
15 Licitaciones | ||
25 Proyectos | 01 Proyectos de inversión 02 Proyectos de responsabilidad social empresarial | |
11110 - Departamento de producción | 03 Comunicaciones oficiales | 01 Circulares 05 Formato de horas extras |
04 Consecutivos de correspondencia | DP Consecutivo | |
17 Memorandos | ||
11111 - Planificación de la producción | 06 Cotizaciones | |
09 Facturas de compra | ||
20 Pedidos de compra | ||
27 Remisiones de entrada | ||
11112 - Diseño técnico / industrial | 22 Planes | 01 Plan maestro de producción |
25 Proyectos | 03 Proyectos para la expansión de producción | |
11113 – Producción | 13 Inventario | |
19 Ordenes de produccion | ||
25 Proyectos | 04 Proyecto para reducción de costos y aumento de producción | |
11114 – Aseguramiento de calidad | 12 Informes | |
11115 – Mantenimiento | 12 Informes | |
16 Manuales | ||
11120 – Departamento de inversiones | 03 Comunicaciones oficiales | 01 Circulares |
04 Consecutivos de correspondencia | DI consecutivos | |
17 Memorandos | ||
26 Recibos | ||
11121 – Investigación | 07 Estados financieros | |
08 Estudios | 01 Divisas | |
12 Informes | ||
14 Libros contables | ||
11122 - Planeación | 12 Informes | |
22 Planes | 02 Inversión de racionalización 03 Inversión de expansión | |
11123 – Ingeniería | 12 Informes | |
11130 – Departamento de mercadeo | 03 Comunicaciones oficiales | 01 Circulares |
04 Consecutivos de correspondencia | DM consecutivos | |
17 Memorandos | ||
11131 – Promociones / medios | 12 Informes | |
22 Planes | 04 Mercadeo y ventas | |
11132 – Creativo de marca / publicidad | 12 Informes | |
22 Planes | 05 Publicidad | |
11133 – Relaciones publicas | 12 Informes | |
11134 – Análisis de mercado | 08 Estudios | 02 Mercados |
12 Informes | ||
11135 – Mercadeo de negocios | 12 Informes | |
24 Programas | 02 Negocios | |
11140 – Departamento técnico | 03 Comunicaciones oficiales | 01 Circulares |
04 Consecutivos de correspondencia | DT consecutivos | |
17 Memorandos | ||
11141 – Diseño del producto | 08 Estudios | 03 Producto terminado |
12 Informes | ||
11142 - Desarrollo | 03 Comunicaciones oficiales | 06 Solicitud 07 Ejecuciones 08 Entrega de desarrollos / adaptaciones |
08 Estudios | 04 Toma de requisitos 05 Análisis de requerimientos | |
12 Informes | ||
16 Manuales | ||
11143 – Auditoria técnica | 03 comunicaciones oficiales | 09 Control de cambios 10 Hallazgos |
12 Informes | ||
11144 – Servicio técnico | 12 Informes | |
16 Manuales | ||
11145 – Servicio al cliente | 03 Comunicaciones oficiales | 01 Circulares 11 Soportes técnicos 12 Asesorías 13 Encuestas |
11150 – Recursos Humanos | 03 Comunicaciones oficiales | 01 Circulares 02 Citaciones 05 Formato de Horas Extras |
04 Consecutivos de correspondencia | RH consecutivos | |
05 Contratos | ||
11 Historias laborales | ||
12 Informes | ||
16 Manuales | ||
17 Memorandos | ||
18 Nominas | ||
23 Procesos | 04 Disciplinario | |
29 Resoluciones | ||
11151 – Grupo de entrenamiento | 12 Informes | |
22 Planes | 06 Capacitación al personal | |
11152 - Equipo de reclutamiento | 08 Estudios | 06 oferta – demanda laboral 07 perfiles profesionales |
12 Informes | ||
11153 – Apoyo de oficina | 02 Comprobantes | |
12 Informes | ||
16 Manuales | ||
11154 – Compensación y beneficios | 12 Informes |
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