CONSTRUCCIÓN DEL SISTEMA

CONSTRUCCION DE SISTEMAS

UN NUEVO SISTEMA DE LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS PARA GALLETASDE GIRL SCOUTS

Las galletas Peanut Butter Petites, Caramel DeLites y Thin Mints de Girl Scouts ha tenido un éxito de ventas y son favoritos de los estadounidenses, el cual las ventas de estas últimas constituyen las principales fuentes de fondos para esta organización. Por ello Girl scouts vende tantas galletas que sus pedidos anuales se han convertido en un gran reto. El levantamiento de pedidos de galletas se basa en mucho esfuerzo administrativo, durante el periodo de ventas más altas anotaban sus ventas en una tarjeta de periodo individual y al terminar la entregaba a la líder de la tropa. Esta última transfería la información a un formulario que constaba de cinco partes y lo entregaba a una voluntaria de la comunidad que clasificaba los pedidos; de ahí los datos de los pedidos pasaban a las oficinas centrales de un consejo regional, donde se conjugaban los pedidos finales para el fabricante ABC Cookies, además de levantar los pedidos, las voluntarias y las integrantes de la tropa Girl Scouts tenían que coordinar la entrega de galletas del fabricante a los almacenes regionales, a los sitios de descargas locales, a cada exploradora y a los clientes mismos.

El trabajo administrativo se había vuelto abrumador, había muchas oportunidades para cometer errores, debidos a las columnas incorporadas, a los múltiples precios por cajas y a los cálculos que tenían que realizar diferentes personas, todo en la fecha límite. El Patriots´Trail Council intento construir un sistema computarizado utilizando herramientas de desarrollo de aplicaciones y de administración de bases de datos Microsoft Access que costaría 25 000 dólares y habría tomado de tres a cuatro meses para poner a funcionar el sistema era demasiado tiempo, complejo y caro para Girl Scouts, luego de asesorarse con los consultores en administración Dovetail Associates, el consejo selecciono QUICK BASE For Corporate Workgroup de Intuit Quick Base es un servicio de software alojado en la web para pequeñas empresas y grupos de trabajos corporativos, es adecuado para construir aplicaciones de bases de datos sencillas con bastante rapidez y no requiere de mucha capacitación para usarse, Quick Base se puede personalizar y está diseñado para recopilar, organizar y compartir datos entre equipos que se encuentren en muchos lugares distintos, con este software solo tomo dos meses la construcción prueba e implementación de todo el sistema, la solución de Quick Base elimina el trabajo administrativo y los errores de cálculo, al proporcionar un origen de datos central libre de obstáculos para todo el consejo, junto a la facilidad de ingresar pedidos de galletas en línea a través de la web. También ha eliminado el papeleo administrativo en más de 90% los errores y disminuido el 50% el tiempo invertido por los voluntarios. El sistema anterior tardaba dos meses en contar los pedidos y determinar que exploradoras debían ser recompensadas por vender más galletas. Ahora este tiempo se redujo en 48 horas. El nuevo sistema redujo la cantidad de tiempo, esfuerzo y errores en el proceso de levantamiento de pedidos de galletas. La dirección de Girl Scouts tuvo que diseñar un nuevo proceso de levantamiento de pedidos de galletas y manejar la transición de los viejos procesos de levantamiento manual de pedidos de galletas al nuevo sistema.

13.1 SISTEMA COMO CAMBIO ORGANIZACIONAL PLANEADO

Es un cambio de organización planeado la construcción de un nuevo sistema de información, el introducir un nuevo sistema de información implica bastante, más que hardware y software nuevos. Al diseñar un nuevo sistema de información, se está rediseñando la organización.

A) DESARROLLO DE SISTEMAS Y CAMBIO ORGANIZACIONAL

La tecnología de información hace posible cuatro tipos de cambio organizacional estructural:

1. Automatización:

Es la forma más común de cambio organizacional: Ayudan a los empleados a realizar sus tareas con mayor eficiencia y efectividad. Facilita en el Cálculo de sueldos y registros de nómina: Tenemos como unos de los primeros ejemplos de automatización el cálculo de sueldos y registro de nómina, el acceso instantáneo por parte de cajero de bancos a los archivos de depósito del cliente y el desarrollo de una red de terminales de reservación de aerolíneas a nivel nacional para apoyar a los agentes de reservaciones.

2. Estructuración:

Es la agilización de procedimientos operativos estandarizados. Un sistema de información es eficiente no solo porque utiliza la tecnología de computo sino también porque su diseño permite que la organización opere de manera eficiente.

Ejemplo el nuevo sistema de pedidos de galletas Girl Scouts tenía que contar con códigos de identificación estándar para cada tipo de galleta y cada tropa y reglas estándar para ingresar los pedidos en línea

3. Reingeniería de procesos de negocio:

Es un tipo más poderoso de cambio organizacional, en ella se analizan, simplifican y rediseñan los procesos de negocio. Con la Tecnología de Información las organizaciones pueden replantear y agilizar sus procesos de negocios para mejorar la velocidad, el servicio y la calidad. Reorganiza los flujos de trabajo, combinando los pasos para reducir las pérdidas y eliminar tareas repetitivas.

Ejemplo: de reingeniería de procesos de negocios es el procesamiento sin facturación de Ford Motor Company, el cual redujo 75% el personal del área de cuentas por pagar de Norteamérica, Ford rediseño su proceso de cuentas por pagar, instituyendo un sistema mucho más práctico para poder liquidar el pedido y esta cuenta por pagar lo envíe al proveedor.

4. Cambio de paradigma:

Es una forma más radical de cambio de negocio, Implica replantear la naturaleza del negocio, definir un nuevo modelo de negocios y con frecuencia cambiar la naturaleza misma de la organización. Aquí unos ejemplos de cambio de paradigma:

EL CAMBIO ORGANIZACIONAL CONLLEVA RIESGOS Y RECOMPENSAS

B) REINGENIRIA DE PROCESOS DE NEGOCIOS

Si las organizaciones replantean y rediseñan sus procesos de negocios antes de construir sistemas de información, pueden obtener rendimientos bastante significativos de sus inversiones en tecnología de información, veamos a continuación el cambio de la industria de hipotecas de casas en Estados Unidos, el proceso de solicitud de una hipoteca de casa tomaba de 6 a 8 semanas y tenía un costo aprox de 3000 dólares, los principales bancos hipotecarios han rediseñado el proceso de solicitud de una hipoteca para trabajar el costo de 1000 dólares y a una semana aprox el tiempo para obtener una hipoteca. Los bancos han reemplazado el enfoque secuencial de escritorio a escritorio por un enfoque más rápido de “cedula de trabajo” o en equipo, ahora los autores del préstamo en el campo introducen la solicitud de hipoteca directamente en computadoras portátiles. El software revisa la transacción de la solicitud para asegurarse de que toda la información este correcta y completa, para apoyar el nuevo proceso de solicitud de hipotecas, los bancos han implementado software de implementación de flujo de trabajo y documentos. El proceso de agilización de los procedimientos de negocio para que los documentos se puedan mover fácil y eficazmente se llama administración de flujo de trabajo.

LECTURA N°2

REDISEÑO DE PROCESOS DE NEGOCIOS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PEQUEÑAS EMPRESAS

La Small Business administration (SBA) es una organización gubernamental que proporciona financiamiento y asesoría a los empresarios y poseedores de propiedades en Estados Unidos, después de un desastre o perturbación económica, la institución ofrece préstamos con bajos intereses subsidiados por los contribuyentes a empresas y propietarios de casas, la SBA administra los préstamos a través de su oficina de Asistencia para desastres (ODA). Tenían oficinas con su respectiva tecnología de información con personal que se encargaba del trabajo administrativo y la dirección que se manejaba hasta el 2004 el proceso de solicitud se manejaba en un papel, y el único sistema que contaban era el Sistema Automatizado de Control de Prestamos (ALCS)el cual era poco confiable el sistema funcionaba de la siguiente manera una vez que la Agencia Federal para la Administración de Emergencias (FEMA) declaraba un desastre, los funcionarios de la SBA enviaban solicitudes por correo a las víctimas que les requerían y recibían las solicitudes, las solicitudes se enviaban a la oficina regional para ingresar los datos ALCS y se generaba un archivo en papel, luego se preparaba a mano un archivo en papel un informe de crédito para las empresas y se revisaban otros sistemas internos de la SBA, estos archivos se enviaba al departamento de Verificación de Perdidas y a un inspector de propiedades y una vez de inspeccionar la propiedad para luego enviarlos a un funcionario de préstamos. Quien tomaba la decisión final acerca del otorgamiento del préstamo, y pasaba mucho tiempo durante el cual se perdían archivos el cual ocasionaban retrasos mayores. En el 2004 la SBA consolido sus oficinas uniendo todas en un solo punto

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