CONSTRUCCIÓN DEL SISTEMA

CONSTRUCCION DE SISTEMAS

UN NUEVO SISTEMA DE LEVANTAMIENTO DE PEDIDOS PARA GALLETASDE GIRL SCOUTS

Las galletas Peanut Butter Petites, Caramel DeLites y Thin Mints de Girl Scouts ha tenido un éxito de ventas y son favoritos de los estadounidenses, el cual las ventas de estas últimas constituyen las principales fuentes de fondos para esta organización. Por ello Girl scouts vende tantas galletas que sus pedidos anuales se han convertido en un gran reto. El levantamiento de pedidos de galletas se basa en mucho esfuerzo administrativo, durante el periodo de ventas más altas anotaban sus ventas en una tarjeta de periodo individual y al terminar la entregaba a la líder de la tropa. Esta última transfería la información a un formulario que constaba de cinco partes y lo entregaba a una voluntaria de la comunidad que clasificaba los pedidos; de ahí los datos de los pedidos pasaban a las oficinas centrales de un consejo regional, donde se conjugaban los pedidos finales para el fabricante ABC Cookies, además de levantar los pedidos, las voluntarias y las integrantes de la tropa Girl Scouts tenían que coordinar la entrega de galletas del fabricante a los almacenes regionales, a los sitios de descargas locales, a cada exploradora y a los clientes mismos.

El trabajo administrativo se había vuelto abrumador, había muchas oportunidades para cometer errores, debidos a las columnas incorporadas, a los múltiples precios por cajas y a los cálculos que tenían que realizar diferentes personas, todo en la fecha límite. El Patriots´Trail Council intento construir un sistema computarizado utilizando herramientas de desarrollo de aplicaciones y de administración de bases de datos Microsoft Access que costaría 25 000 dólares y habría tomado de tres a cuatro meses para poner a funcionar el sistema era demasiado tiempo, complejo y caro para Girl Scouts, luego de asesorarse con los consultores en administración Dovetail Associates, el consejo selecciono QUICK BASE For Corporate Workgroup de Intuit Quick Base es un servicio de software alojado en la web para pequeñas empresas y grupos de trabajos corporativos, es adecuado para construir aplicaciones de bases de datos sencillas con bastante rapidez y no requiere de mucha capacitación para usarse, Quick Base se puede personalizar y está diseñado para recopilar, organizar y compartir datos entre equipos que se encuentren en muchos lugares distintos, con este software solo tomo dos meses la construcción prueba e implementación de todo el sistema, la solución de Quick Base elimina el trabajo administrativo y los errores de cálculo, al proporcionar un origen de datos central libre de obstáculos para todo el consejo, junto a la facilidad de ingresar pedidos de galletas en línea a través de la web. También ha eliminado el papeleo administrativo en más de 90% los errores y disminuido el 50% el tiempo invertido por los voluntarios. El sistema anterior tardaba dos meses en contar los pedidos y determinar que exploradoras debían ser recompensadas por vender más galletas. Ahora este tiempo se redujo en 48 horas. El nuevo sistema redujo la cantidad de tiempo, esfuerzo y errores en el proceso de levantamiento de pedidos de galletas. La dirección de Girl Scouts tuvo que diseñar un nuevo proceso de levantamiento de pedidos de galletas y manejar la transición de los viejos procesos de levantamiento manual de pedidos de galletas al nuevo sistema.

13.1 SISTEMA COMO CAMBIO ORGANIZACIONAL PLANEADO

Es un cambio de organización planeado la construcción de un nuevo sistema de información, el introducir un nuevo sistema de información implica bastante, más que hardware y software nuevos. Al diseñar un nuevo sistema de información, se está rediseñando la organización.

A) DESARROLLO DE SISTEMAS Y CAMBIO ORGANIZACIONAL

La tecnología de información hace posible cuatro tipos de cambio organizacional estructural:

1. Automatización:

Es la forma más común de cambio organizacional: Ayudan a los empleados a realizar sus tareas con mayor eficiencia y efectividad. Facilita en el Cálculo de sueldos y registros de nómina: Tenemos como unos de los primeros ejemplos de automatización el cálculo de sueldos y registro de nómina, el acceso instantáneo por parte de cajero de bancos a los archivos de depósito del cliente y el desarrollo de una red de terminales de reservación de aerolíneas a nivel nacional para apoyar a los agentes de reservaciones.

2. Estructuración:

Es la agilización de procedimientos operativos estandarizados. Un sistema de información es eficiente no solo porque utiliza la tecnología de computo sino también porque su diseño permite que la organización opere de manera eficiente.

Ejemplo el nuevo sistema de pedidos de galletas Girl Scouts tenía que contar con códigos de identificación estándar para cada tipo de galleta y cada tropa y reglas estándar para ingresar los pedidos en línea

3. Reingeniería de procesos de negocio:

Es un tipo más poderoso de cambio organizacional, en ella se analizan, simplifican y rediseñan los procesos de negocio. Con la Tecnología de Información las organizaciones pueden replantear y agilizar sus procesos de negocios para mejorar la velocidad, el servicio y la calidad. Reorganiza los flujos de trabajo, combinando los pasos para reducir las pérdidas y eliminar tareas repetitivas.

Ejemplo: de reingeniería de procesos de negocios es el procesamiento sin facturación de Ford Motor Company, el cual redujo 75% el personal del área de cuentas por pagar de Norteamérica, Ford rediseño su proceso de cuentas por pagar, instituyendo un sistema mucho más práctico para poder liquidar el pedido y esta cuenta por pagar lo envíe al proveedor.

4. Cambio de paradigma:

Es una forma más radical de cambio de negocio, Implica replantear la naturaleza del negocio, definir un nuevo modelo de negocios y con frecuencia cambiar la naturaleza misma de la organización. Aquí unos ejemplos de cambio de paradigma:

EL CAMBIO

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