CUADRO DE ANALISIS: INCORPORACION DE LA TECNOLOGIA

Proceso Administrativo y Directivo

PROCESO

FASES

CARACTERISTICAS

Revisión Técnico -Financiera de los Procesos Contractuales de la Secretaria Distrital de Gobierno.

Revisión Técnico -Financiera de los Procesos Contractuales de la Secretaria Distrital de Gobierno.

Revisión Técnico -Financiera de los Procesos Contractuales de la Secretaria Distrital de Gobierno.

ENTRADA

-Se procede a la recepción de los informes (técnico y financiero) en las instalaciones de la secretaria de gobierno de manera oportuna y exacta.

Esta información se recibe de manera organizada en carpetas desacificadas, con su respectiva foliación y archivo en cajas con referencia al proceso contractual.

PRECISA

• Revisión técnico financiera de los procesos contractuales de la secretaria distrital de gobierno.

COMPLETA

• En este caso relacionare el objeto de un proceso contractual donde se clarifica el hecho en general:

Aunar Esfuerzos para el Fortalecimiento y Desarrollo de Acciones Encaminadas a Brindar Asistencia Humanitaria y Reparación Integral a Víctimas del Conflicto Armado en el Distrito de Barrancabermeja, en aras de Garantizar sus Derechos a la Justicia, Verdad y la Reparación.

ECONOMICA

• Obtención del Informe Financiero de Ejecución en tiempo real, con los anticipos realizados al momento de generar el acta de inicio y a momento de evaluar el proceso posterior a 3 meses con el dinero suministrado.

CONFIABLE

• La información suministrada por el operador es corroborada soporte a soporte, el cual en su mayoría es firmado por cada uno de los beneficiarios, permitiendo dar fe y certeza sobre la información radicada. Además de plasmar esa misma información como soporte de los informes de supervisión que se requieren para los posteriores pagos. La matriz nos permite generar un informe final y confiable para socialización de las partes involucradas.

RELEVANTE

• La evaluación de cada ítem o alcance permite la planeación, control y evaluación del proceso en mención. Almacenando información de primera línea relevante para la plena identificación de los objetivos adquiridos.

SIMPLE

• Conforme a la matriz técnica y financiera, donde se establece el nivel de ejecución, evaluación de los desembolsos y saldos a ejecutar es rápido deducir cómo va el proceso y siendo el caso planes de acción que permitan la ejecución en su totalidad.

OPORTUNA

• Por el seguimiento y cumplimiento de metas a nivel del plan de desarrollo. Esta información es supervisada, analizada, corroborada y trasmitida a tiempo, lo que ha permitido lograr subsanar aquellos impases que pudieran presentarse en su revisión, antes de esta ser remitida a los entes de control.
• En este tipo de característica se permite decidir si el operador cumple con las especificaciones establecidas.

PROCESO

-Se inicia la respectiva revisión de cada de los soportes adjuntados, realizando verificación del cumplimiento de los alcances establecidos dentro de la minuta contractual por medio del ingreso de los datos a una matriz elaborada en herramienta office (Excel) donde se permite establecer el nivel de ejecución en tiempo real y su posterior seguimiento de ejecución global.

SALIDA

-Por medio de la matriz que se genera en la herramienta office (Excel) se expide un informe técnico y financiero con el fin de evaluar los procesos de ejecución del convenio respectivo, estableciendo en caso dado lineamientos o planes de acción con el objetivo final de cumplir con la ejecución al 100% de lo contratado.

-Se realiza la socialización a la mesa directiva y el líder del proceso en este caso el secretario de gobierno para socialización ante los entes de control pertinente.

IDENTIFICACION TECNOLOGICA

• Contamos con herramienta de office (Excel) para el procesamiento de datos.
• El personal debe estar capacitado para el manejo de ofimática por la complejidad de la información que se maneja.