Caso de de Estudio Gestión de asuntos

Caso de de Estudio Gestión de asuntos.

En la Presidencia de México tiene relación con todas las dependencias de gobierno en todos sus niveles y con la ciudadanía.

La dirección General de Administración de la Presidencia, es la responsable de turnar y controlar todos los oficios de asuntos que llegan a la Presidencia.

Muchos de estos éstos oficios corresponden a funciones de alguna de las Secretarias de Estado o corresponden a cualquiera de las dependencias en los tres niveles de gobierno.

Como lo establecen las distintas disposiciones en la ley y normatividad aplicable, cualquier asunto que llega debe ser respondido en un período no mayor de 20 días hábiles.

En los últimos tiempos se han presentado una serie de situaciones que han sobrepasado este tiempo y en algunos casos inclusive no se ha dado respuesta a las solicitudes ciudadanas.

El director de Administración solicitó al Lic. José Luis Rodríguez resolviera esta tardanza o no respuesta.

Ya en su oficina el Lic. Rodríguez empezó a identificar que tipos de documentos llegan y obtuvo lo siguiente:

Tipo de documento Acción Responsable Felicitación o muestras de apoyo. Oficio de acuerdo a lo que corresponda, enviado a la oficina de Atención Ciudadana. Área responsable genera el oficio. Oficina de Atención Ciudadana de la presidencia envía vía correo ordinario respuesta.

Solicitud de distintos apoyos.

Oficio de acuerdo a lo que corresponda.

Turnado a la dependencia correspondiente.

La dependencia realiza el proceso que corresponda y da respuesta a solicitud.

Dependencia realiza el proceso.

Aviso de situaciones Oficio de acuerdo a lo que corresponda. Turnado a la dependencia correspondiente. La dependencia realiza el proceso que corresponda y da respuesta a solicitud. Dependencia realiza el proceso. La oficina de Atención Ciudadana de la Dependencia de respuesta vía correo ordinario. En algunos casos, la situación reportada implica que debe guardarse secrecía sobre quien es el denunciante.

Caso de estudio: Gestión de asuntos 2

Además el Lic. Rodríguez identifico las siguientes situaciones.

1. Diariamente llegan a la Oficialía de Partes, entre siete a diez mil distintos documentos, los cuales se sellan de recibido indicando número de documento, fecha, hora y quien lo recibió.

2. La Oficialía de Partes le turnan el oficio al área o dependencia correspondiente a través de la mensajería interna.

3. Una vez que turna el oficio a el área o dependencia correspondiente fuera de la Presidencia, la oficina a su cargo desconoce si se da respuesta y en cuanto tiempo.

4. Si los oficios son para áreas de la presidencia, a través de la oficina Atención Ciudadana de la presidencia que también depende del Lic. Rodríguez, puede saber cuándo se dio respuesta.

5. Cuando le consultan al Lic. Rodríguez sobre la situación de algún asunto, no tiene forma de saber dónde está y cuál es el área que lo tiene y que situación guarda.

6. En algunos casos el asunto debe ser respondido de manera conjunta por varias dependencias, por lo cual se debe identificar cual de las dependencias deber hacer la función de coordinar la respuesta.

7. Así mismo si el responsable de la dependencia o del área que debe responder sobre un asunto es cuestionado, este debe poder saber rápidamente que responder indicando el estatus que guarda el asunto.

Con esta información le solicitó al Ing. José Caram de la Dirección de Tecnologías de Información se le desarrollará un sistema que le permita dar seguimiento a los asuntos que llegan a la Presidencia. Para lo cual el Ing. Caram le solicitó al Lic. Rodríguez cuáles son sus requerimientos:

 Cuando llegue a la Oficialía de Parte cualquier asunto este se registre el asunto así como los datos de quien lo

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