CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

FUNCIONES ARCHIVISTICAS

Funciones Archivísticas: Es el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, que comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

Son funciones muy amplias que no se limitan a la materialidad de la recogida y el almacenamiento, sino que exigen un control y canalización de la producción documental, una conservación no solo física sino que mira a la perdurabilidad y el servicio que con llevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Los procesos que abarcan estas funciones archivísticas son las siguientes:

Producción: Generación de los documentos con base a las funciones asignadas.

Es una de las fases más importantes en un sistema de gestión documental, ya que en la se define en gran medida el tratamiento y destino que se le debe dar al documento. Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuándo utilizarlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar. En esta fase se deben establecer lineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.

Producción Documental: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.

Producción Documental, se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.

• Creación y diseño de documentos.

• Medios y técnicas de producción y de impresión (procesadores de texto).

• Determinación y selección de soportes documentales (archivos digitales, microfilme, video).

• Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

• Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

• Determinación de uso y finalidad de los documentos.

• Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

• Adecuado uso de la reprografía.

Normalización de la producción documental:

• Identificación de dependencias productoras.

• Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD.

• Directrices relacionadas con el número de copias.

• Control de la producción de nuevos documentos.

• Determinación de la periodicidad de la producción documental

Recepción: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.

INTRODUCCION

Al realizar una visita a entidad que cuenta con los procedimientos que se deben aplicar a los documentos, se destaca la importancia de aplicarlo pues esto permite un control sobre los documentos, facilidad de consulta, organización en los documentos los cuales permiten la toma de decisiones para el ente. Entender la importancia de cumplir el ciclo vital aplicada a los documentos los cuales requieren de un trámite, hasta culminarlo y su conservación para soporte, consulta o como patrimonio histórico del ente.

1. ACTIVIDAD CONSULTAR

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