CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

LA IMPORTANCIA DE LA GESTION DOCUMENTAL EN EL DESEMPEÑO PROFESIONAL — Presentation Transcript

• 1. Gestión Documental Miguel Angel Godoy Prieto Administracion Publica Alcaldía Municipal Nilo Cund Emilio Torres Lombana Tutor Virtual Corporación Unificada Nacional CUN Octubre de 2009

• 2. Introducción La adecuada Gestión Documental de una Empresa al igual que en el desempeño profesional, es determinante para la conservación de la memoria documental personal o institucional en la cual nos encontremos laborando; máxime cuando se trata de una Entidad del sector Público, ya que existe un marco jurídico riguroso y de obligatorio cumplimiento que rige la actividad archivística desde la producción del documento hasta su destinación final.

• 3. La Archivística o Gestión Archivística se refiere al conjunto de actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.

• 4. Archivo Documentos Acumulados Orden

• 5. Archivo Persona Natural o Jurídica Privada o Pública S ervir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Documentos Acumulados

• 6. Finalidad de los Archivos Disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para su uso de la Administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la Historia.

• 7. Importancia de los Archivos Los archivos son importantes para la Administración y la Cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

• 8. Responsabilidad Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.

• 9. Modernización El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.

• 10. Función de los Archivos Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora.

• 11. Tablas de Retención Documental TRD

• 12. Definición de TRD Las Tablas de Retención Documental (T.R.D) son un listado de series, con sus correspondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

• 13. Definición de TRD Producción Circulación Almacenamiento Disposición Final

• 14. Definición de TRD La elaboración de las Tablas de Retención Documental debe basarse en la estructura orgánico-funcional de la entidad productora, con el fin de identificar las series y subseries documentales cualquiera sea el soporte de la información. Los períodos de retención y disposición final de la documentación son fijados en la Tabla de Retención. Estos pueden ser establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes.

• 15. Definición de TRD El tiempo de retención previsto para los documentos de archivo de oficina y de archivo central debe estar acorde con las necesidades administrativas y las disposiciones legales. Una vez elaboradas las Tablas de Retención Documental, y aprobadas por la instancia correspondiente, deberán difundirse en todas las dependencias de la Institución, con una guía explicativa a fin de facilitar su comprensión y aplicación.

• 16. Beneficios de las TRD Los beneficios que se obtienen con la eficiente aplicación de las Tablas de Retención

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