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MANUAL DE MICROSOFT ACCESS 2003

Access forma parte de Microsoft Office System, por lo que los objetos de la interfaz básica (menús, barras de herramientas, cuadros de diálogo) le resultarán familiares si ha utilizado otros productos de Office u otros programas de Microsoft Windows. Sin embargo, Access tiene más facetas que la mayoría de estos programas, por lo que tal vez le parezca más complejo hasta que se familiarice con él.

En este libro encontrará instrucciones sencillas sobre cómo utilizar Access para crear bases de datos, y con su lectura pasará de no saber nada o muy poco sobre Access — o, en este caso, sobre bases de datos — a disponer de un grado de experiencia que le permitirá desarrollar programas de bases de datos para uso individual o colectivo.

En este artículo se explica el concepto de base de datos, se proporciona una breve explicación sobre Access y se ofrece un recorrido por el programa. Para ilustrar las partes de la base de datos se utiliza una tienda de plantas y útiles de jardinería ficticia llamada The Garden Company. Este recorrido le proporcionará los conocimientos básicos que necesita para empezar a trabajar con Access y crear sus propias bases de datos. Después de explorar la estructura de la base de datos GardenCo, examinará algunos de los objetos utilizados para almacenar y manipular los datos que ésta contiene. Por último, aprenderá a obtener una vista previa de los distintos objetos de Access y a imprimirlos.

Introducción a las bases de datos

En su forma más básica, una base de datos es el equivalente informático de una lista de datos organizados. Normalmente, esta información tiene un tema o una finalidad común, como la lista de empleados que se muestra a continuación:

ID Apellido Nombre Puesto Fecha de contratación

1 Barrera Enrique Representante de ventas 1 de mayo de 1992

2 Rivera Agustina Vicepresidenta de ventas 14 de agosto de 1992

3 Alzaga Diego Representante de ventas 1 de abril de 1992

4 Ceballos Delia Representante de ventas 3 de mayo de 1993

Esta lista está organizada en una tabla de columnas y filas. Cada columna (o campo) contiene un tipo determinado de información sobre un empleado: nombre, apellido, fecha de contratación, etc. Cada fila (o registro) contiene información sobre un empleado diferente.

Si una base de datos no hiciera otra cosa que almacenar información en una tabla, tendría la misma utilidad que una lista impresa. Pero puesto que la base de datos almacena información en formato electrónico, puede manipular la información de maneras muy eficaces para ampliar su utilidad.

Por ejemplo, es probable que tenga a mano una guía telefónica de su ciudad. Si desea localizar a una persona o una empresa de su ciudad, podrá hacerlo, ya que la información de la guía telefónica está organizada de un modo comprensible. Si desea ponerse en contacto con alguna persona que se encuentra un poco más lejos, puede acudir a la biblioteca pública y utilizar su colección de guías telefónicas, que probablemente incluirá una para cada una de las ciudades más grandes de su país. Sin embargo, si desea encontrar los números de teléfono de todas las personas de su país que tienen sus mismos apellidos, o si desea obtener el número de teléfono del vecino de su abuela, estas guías telefónicas no le servirán de mucho, ya que no están organizadas de forma que permitan encontrar fácilmente esa información.

Cuando la información publicada en una guía telefónica se almacena en una base de datos, ocupa menos espacio, cuesta menos reproducirla y distribuirla y, si la base de datos está correctamente diseñada, la información puede recuperarse de muchas formas. El poder real de una base de datos no estriba en su capacidad de almacenar información, sino en la capacidad del usuario de recuperar rápidamente la información exacta que necesita.

Características especiales de Access

Los programas de base de datos simples, como el componente de base de datos de Microsoft Works, pueden almacenar información en una única tabla que, a menudo, recibe el nombre de archivo plano. Estas bases de datos simples suelen denominarse bases de datos planas. Los programas de base de datos más complejos, como Access, pueden almacenar información en varias tablas relacionadas y, por consiguiente, crear lo que se conoce normalmente como bases de datos relacionales. Si la información de una base de datos relacional está organizada correctamente, puede tratar todas estas tablas como un área de almacenamiento única y extraer la información electrónicamente de diferentes tablas en el orden que satisfaga sus necesidades.

Una tabla es sólo uno de los tipos de objetos con los que puede trabajar en Access. En el gráfico siguiente se muestran todos los tipos de objetos de Access:

Sugerencia Para permitir la compatibilidad total con las bases de datos existentes, el formato predeterminado de las nuevas bases de datos creadas con Access 2003 es Access 2000.

De todos estos tipos de objetos, sólo uno, la tabla, se utiliza para almacenar información. Los demás sirven para administrar, manipular, analizar, recuperar, mostrar o publicar la información de las tablas, es decir, para hacer que la información sea lo más accesible y, por tanto, lo más útil posible.

Durante años, Microsoft ha hecho grandes esfuerzos por convertir Access no sólo en uno de los programas de base de datos del mercado más eficaces, sino también en uno de los más fáciles de aprender y utilizar. Como Access forma parte de Office System, puede utilizar muchas de las técnicas que conoce de otros programas de Office, como Microsoft Office Word y Microsoft Office Excel, cuando trabaje con Access. Por ejemplo, puede usar comandos, botones y métodos abreviados de teclado familiares para abrir y modificar la información de las tablas de Access. Y como Access está integrado con otros componentes del grupo de programas, puede compartir fácilmente la información entre Access y Word, Excel u otros programas.

Abrir una base de datos existente

La base de datos Garden Company contiene información sobre sus empleados, productos, proveedores y clientes almacenada en una serie de tablas. Cuando lea este artículo, aprenderá a trabajar con estas tablas para desarrollar una gran variedad de consultas, formularios, informes, páginas de acceso a datos, macros y módulos que puede utilizar para especificar, modificar y manipular la información de las tablas de muchas formas.

En este ejercicio, examinará algunos de los objetos de la base de datos GardenCo. No encontrará una explicación detallada, sino sólo una descripción general.

1. En la barra de tareas, haga clic en el botón Inicio, elija Todos los programas y Microsoft Office y haga clic en Microsoft Office Access 2003.

Al igual que otros programas de Office, Access tiene una barra de menús y una o varias barras de herramientas a lo largo de la parte superior de la ventana. Cuando haga clic en Nuevo o Buscar archivo en el menú Archivo, o cuando haga clic en Portapapeles de Office en el menú Edición, aparecerá el panel de tareas Nuevo archivo en el margen derecho de esta ventana.

2. Aparece el panel de control de la base de datos. El panel de control sirve para simplificar el acceso a los objetos de base de datos necesarios para realizar tareas comunes.

3. Haga clic en Cerrar panel de control para cerrar el panel de control.

Aparece la ventana de base de datos GardenCo.

A lo largo de la parte superior de la ventana hay una barra de herramientas, y a lo largo del margen izquierdo está la barra Objetos, que muestra los objetos de base de datos de Access. Como se ha seleccionado Tablas, el panel de la derecha de la ventana contiene las tablas incluidas en la base de datos.

4. En el menú Archivo, haga clic en Cerrar para cerrar la base de datos GardenCo.

Examinar las tablas

Las tablas son los objetos de base de datos principales. Su finalidad es almacenar información. La finalidad de los demás objetos de base de datos es interactuar de alguna forma con una o varias tablas. Una base de datos Access puede contener miles de tablas, y el número de registros que puede contener cada tabla viene determinado sobre todo por el espacio disponible en el disco duro.

Sugerencia Para obtener información detallada sobre las especificaciones de Access, como el tamaño máximo de una base de datos o el número máximo de registros de una tabla, haga clic en el cuadro Formular una pregunta situado en el extremo derecho de la barra de menús, escriba especificaciones de Access y presione la tecla ENTRAR.

Cada objeto de Access tiene dos o más vistas. Para las tablas, las dos vistas más comunes son la vista Hoja de datos, en la que puede ver y modificar los datos de la tabla, y la vista Diseño, en la que puede ver y modificar la estructura de la tabla. Al hacer clic en el botón Vista, alternará entre la vista Hoja de datos y la vista Diseño de la tabla abierta. Puede hacer clic también en la flecha abajo situada a la derecha del botón Vista y seleccionar una vista de la lista desplegable.

Cuando examine una tabla en la vista Hoja de datos, verá los datos de la tabla en columnas (campos) y filas (registros).

Si dos tablas tienen uno o varios campos en común, puede incrustar la hoja de datos de una tabla en la otra. Con la hoja de datos incrustada, denominada hoja de datos secundaria, puede ver la información en más de una tabla al mismo tiempo. Por ejemplo, tal vez desee incrustar una hoja de datos Pedidos en una tabla Clientes

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