Contabilidad

MBOLSO DE CAJA MENOR

Las empresas que han creado un fondo de caja menor, una vez se agotan los recursos o dineros asignados al fondo, el responsable del mismo debe solicitar el reembolso de caja menor, esto es, solicitar el reembolso de los recursos gastados para recuperar el monto inicialmente asignado. Cada empresa define el procedimiento que se ha de seguir para solicitar el reembolso y los formatos a utilizar, pero básicamente consiste en allegar una relación de los pagos realizados con los fondos de la caja menor y los respectivos soportes, en los que se incluye fecha, concepto, identificación del beneficiario del pago, e incluso las cuentas utilizadas en la contabilización.

Es importante que cada pago, por mínimo que sea, esté soportado con la factura respectiva o el documento equivalente si fuere el caso, en la que se pueda identificar claramente la persona o empresa a la que se le realizó del pago, para los asuntos pertinentes como la contabilización y manejo de los impuestos. El responsable del fondo de caja menor debe tener un control preciso de los gastos en que incurra, gastos que por lo general son pequeños puesto que la finalidad de la caja menor es precisamente encargarse de los pequeños pagos para evitar los procedimientos administrativos que suponen los pagos elevados, debido que es preciso justificar el reembolso y para ello hay demostrar el en qué se ha gastado el dinero para lograr su reembolso

COMPROBANTE DE INGRESO

El comprobante de ingreso es una constancia de que un valor ingresó a la empresa, de manera general, cuando se recibe el dinero en efectivo, el cheque o el voucher de alguna tarjeta de crédito, estos valores deben estar junto con el comprobante de ingreso respectivo, en el día de la recaudación y se debe conservarlos en una caja fuerte como medida de seguridad. Al día siguiente, según normas de control interno y para evitar jineteo de fondos, todos los valores deben ser depositados en las cuentas bancarias de la empresa.

COMPROBANTE DE EGRESO

El comprobante de egreso se utiliza para registrar contablemente todas las salidas de dinero de la empresa, especialmente por motivo de pago a proveedores. Si para cada banco se tiene un consecutivo de egreso diferente o se tienen formas continuas generadas por el mismo Banco, en Sigo se pueden definir un documento tipo G por cada Banco. Si se utiliza un solo consecutivo o si ya se tiene establecido un formato pre impreso, solo de definirá un tipo.

ARQUEO DE CAJA

El Arqueo de Caja es una herramienta de control que se desprende del Libro Auxiliar de Caja. Consiste en analizar las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cupones de tarjetas de crédito, cheques, etc.

La operación es simple, se debe considerar el dinero existente al comenzar el día, a esto se le debe sumar las ventas realizadas, restar los pagos, y el resultado de la suma algebraica debe reflejar el equivalente a la cantidad de dinero que tenga en caja.

Aspectos a tener en cuenta para realizar el arqueo:

• El saldo inicial, en ocasiones la gestión se prefiere realizar en base a una misma cantidad de dinero al iniciar el día

• La gestión de pagos, en ocasiones los pagos se realizan con una caja alternativa

• La retirada de dinero al banco al finalizar el día.

• El control de los cobros realizados según los medios de pago permitidos por el local.

En un solo libro existen rayados para el control de entrada/salida, etc. Con relación al libro de control de gastos pagados por caja, se puede emplear por uno de tres columnas: entrada, salida y saldo. Generalmente en las empresas de tamaño chico, a esta estructura de tres columnas se las denomina Planilla de Tesorería.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada “Diferencias de Caja”. Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta “Diferencias de Caja” se deberá cancelar contra la de “Pérdidas y Ganancias”.

IMPORTANCIA DEL ARQUEO DE CAJA

Realizando un arqueo de caja periódicamente, estamos haciendo un control interno de efectivo en el cual se verifica la administración de todo el dinero que la empresa recibe por sus ventas y otros ingresos, así como por las salidas de éste con un programa adecuado para cancelar proveedores de bienes y servicios. Con el propósito de: Proteger el efectivo contra residuos, fraudes e inconsistencias, así como controlar la adecuada contabilización de las partidas, verificar el cumplimiento de las políticas de la empresa y el desempeño eficiente de los empleados.

Las entradas de efectivo en la empresa, corresponden a, Venta al contado, Cobros a clientes, Préstamos obtenidos, y Ventas de activos. Es conveniente crear fondo de caja menor o caja chica, asignando una persona encargada de su administración, para gastos menores, a la que se le fijará un monto de acuerdo al movimiento de la empresa, y deberá hacerse un reembolso por períodos breves no mayores de un mes, utilizando comprobantes de caja menor que se elaboraran cada vez que la caja tenga movimiento.

El arqueo de caja chica se debe realizar haciendo un conteo minucioso y detallado, separando el efectivo por grupo de nominaciones, y debe ser realizado por una persona diferente a quien realiza la documentación

Dentro de los documentos que no forman parte del efectivo pero que deben considerarse al momento de hacer el arqueo están; Vales de cajas, Cheques posfechados y Cheques devueltos entre otros.

LIBROS AUXILIARES DEL DISPONIBLE

El disponible es definido como el grupo que comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines generales o específicos, dentro de los cuales podemos mencionar la caja, los depósitos en bancos y otras entidades financieras.

La función de los libros auxiliares de caja y bancos es controlar y tener constancia en tiempo real de las disponibilidades en bancos e instituciones de crédito así, como en la propia empresa, lo cual se consigue

...