Controles En Un Sistema De Procesamiento

Introducción

Desde el punto de vista de la teoría de control, un sistema o proceso está formado por un conjunto de elementos relacionados entre sí que ofrecen señales de salida en función de señales o datos de entrada.

Es importante resaltar el hecho de que no es necesario conocer el funcionamiento interno, o cómo actúan entre sí los diversos elementos, para caracterizar el sistema. Para ello, sólo se precisa conocer la relación que existe entre la entrada y la salida del proceso que realiza el mismo

La relación entrada/salida permite predecir la respuesta del sistema y seleccionar la acción de control adecuada para mejorarla. De esta manera, el diseñador, conociendo cuál es la dinámica deseada ajustará la acción de control para conseguir el objetivo final frente a perturbaciones externas del sistema.

Controles en un sistema de procesamiento.

Su función es la de ayudar a los funcionarios que tienen responsabilidad administrativa, técnica y/u operacional a que no incurran en falta. Y es por ello que aquí el control es creativo, inteligente, y constructivo de asesoramiento, oportuno a todas las direcciones o gerencias a fin de que la toma de decisiones sea acertada, segura y se logren los objetivos, con la máxima eficiencia.

La máxima autoridad del área de informática de una empresa o institución debe implantar los siguientes controles:

1. Controles de Preinstalación

Hacen referencia a procesos y actividades previas a la adquisición e instalación de un equipo de computación y obviamente a la automatización de los sistemas existentes.

Objetivos:

• Garantizar que el hardware y software se adquieran siempre y cuando tengan la seguridad de que los sistemas computarizados proporcionaran mayores beneficios que cualquier otra alternativa.

• Garantizar la selección adecuada de equipos y sistemas de computación

• Asegurar la elaboración de un plan de actividades previo a la instalación

Acciones a seguir:

• Elaboración de un informe técnico en el que se justifique la adquisición del equipo, software y servicios de computación, incluyendo un estudio costo-beneficio.

• Formación de un comité que coordine y se responsabilice de todo el proceso de adquisición e instalación

• Elaborar un plan de instalación de equipo y software (fechas, actividades, responsables) el mismo que debe contar con la aprobación de los proveedores del equipo.

• Elaborar un instructivo con procedimientos a seguir para la selección y adquisición de equipos, programas y servicios computacionales. Este proceso debe enmarcarse en normas y disposiciones legales.

• Efectuar las acciones necesarias para una mayor participación de proveedores.

• Asegurar respaldo de mantenimiento y asistencia técnica.

2. Controles de organización y Planificación

Se refiere a la definición clara de funciones, línea de autoridad y responsabilidad de las diferentes unidades del área PAD, en labores tales como:

• Diseñar un sistema

• Elaborar los programas

• Operar el sistema

• Control de calidad

Se debe evitar que una misma persona tenga el control de toda una operación.

Acciones a seguir

• La unidad informática debe estar al mas alto nivel de la pirámide administrativa de manera que cumpla con sus objetivos, cuente con el apoyo necesario y la dirección efectiva.

• Las funciones de operación, programación y diseño de sistemas deben estar claramente delimitadas.

• Deben existir mecanismos necesarios a fin de asegurar que los programadores y analistas no tengan acceso a la operación del computador y los operadores a su vez no conozcan la documentación de programas y sistemas.

• Debe existir una unidad de control de calidad, tanto de datos de entrada como de los resultados del procesamiento.

• El manejo y custodia de dispositivos y archivos magnéticos deben estar expresamente definidos por escrito.

• Las actividades del PAD deben obedecer a planificaciones a corto, mediano y largo plazo sujetos a evaluación y ajustes periódicos "Plan Maestro de Informática"

• Debe existir una participación efectiva de directivos, usuarios y personal del PAD en la planificación y evaluación del cumplimiento del plan.

• Las instrucciones deben impartirse por escrito.

3. Controles de Sistema en Desarrollo y Producción

Se debe justificar que los sistemas han sido la mejor opción para la empresa, bajo una relación costo-beneficio que proporcionen oportuna y efectiva información, que los sistemas se han desarrollado bajo un proceso planificado y se encuentren debidamente documentados.

Acciones a seguir:

Los usuarios deben participar en el diseño e implantación de los sistemas pues aportan conocimiento y experiencia de su área y esta actividad facilita el proceso de cambio

• El personal de auditoría interna/control debe formar parte del grupo de diseño para sugerir y solicitar la implantación de rutinas de control

• El desarrollo, diseño y mantenimiento de sistemas obedece a planes específicos, metodologías estándares, procedimientos y en general a normatividad escrita y aprobada.

• Cada fase concluida debe ser aprobada documentadamente por los usuarios mediante actas u otros mecanismos a fin de evitar reclamos posteriores.

• Los programas antes de pasar a Producción deben ser probados con datos que agoten todas las excepciones posibles.

• Todos los sistemas deben estar debidamente documentados y actualizados. La documentación deberá contener:

- Informe de factibilidad.

- Diagrama de bloque.

- Diagrama de

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