Controles operativos en sistemas

CONTROLES OPERATIVOS EN SISTEMAS

1.        GENERALIDADES.

El avance de la tecnología y el consecuente abatimiento de los costos de los equipos de proceso electrónico de datos (PED), ha originado que cada vez sea mayor el número de empresas que utilizan estos equipos como una herramienta para el proceso de información, por otro lado, las empresas que utilizan el PED, debido a la ventajas que ofrece, como son:  velocidad, exactitud, oportunidad y manejo eficiente de grandes volúmenes de datos, tienden a incorporar el mayor número de sistemas al PED en las áreas susceptibles de automatizarse.  Esto origina que la información producida por los centros de PED sea un elemento de suma importancia para la toma de decisiones en las empresas y para el control adecuado de muchas de sus operaciones.

Normalmente, los recursos económicos destinados a la actividad de PED representan cantidades importantes, lo cual hace indispensable que el rendimiento obtenido sobre dicha inversión deba ser satisfactorio, o sea, que el aprovechamiento de la capacidad instalada en PED (personal y equipo) debe ser el máximo posible.

A diferencia de la mayoría de las operaciones que normalmente existen en una empresa, el PED tiene algunas características especiales que no se presentan en las demás operaciones.  Estas características motivan que la Auditoría Operacional del PED incluya aspectos especiales en la ejecución y el enfoque de algunos procedimientos.  Estas características son:

1.   Concentración del proceso de información en una función de la empresa, ya que los centros de PED se manejan datos de diferentes lugares de la empresa, lo cual concentra gran parte de las actividades de proceso de información en una función específica de la empresa.

2.   Descentralización de la supervisión del proceso de información, parte del proceso es administrado por el PED y la otra parte es administrada en el lugar donde se origina la información.

3.   El centro de PED es sólo parte del flujo total de los sistemas, ya que existen procesos que no es posible automatizar, debido a su complejidad.

2.        DEFINICIÓN DE CONTROL OPERATIVO.

Es el proceso o procesos mediante los cuales se pretende disminuir el riesgo de accidentes al interior de la organización o disminuir el impacto que puedan tener ellos en el desarrollo de las actividades normales de la compañía.

3.        OBJETIVOS DE LOS CONTROLES OPERATIVOS.

El objetivo de los controles operativos en centros PED, es examinar críticamente actividades como:  recepción y control de documentos fuente, procesamiento de datos, manejo de datos en un medio legible, custodia y control de archivos, conciliación de datos en reportes, control de transacciones, desarrollo de nuevos sistemas, establecimiento y prueba de procedimientos de respaldo, mantenimiento, desarrollo, establecimiento y documentación de políticas, procedimientos y estándares relacionados con las actividades de un centro de PED;  con el fin de detectar problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo o pudiera poner en riego su operación.

4.        CARACTERÍSTICAS DE CONTROL.

Un control puede ser establecido cumpliendo con ciertas características teniendo en cuenta aspectos como los siguientes:

1. Protección contra la alteración o destrucción de los programas del usuario.

1. Control contra el uso no autorizado de los programas del propietario.

1. Control contra el acceso no autorizado a los archivos del usuario.

1. Protección contra pérdida o destrucción de datos de los archivos.

1. Medidas para reconstrucción de archivos.

1. Medidas para recuperar datos perdidos por fallas en el equipo.

1. Control contra la transmisión inexacta de datos entre el computador y el dispositivo terminal del usuario.

5.        METODOLOGÍA PARA EVALUAR E IMPLEMENTAR         CONTROLES OPERATIVOS.

Sea aplica una secuencia lógica, o al menos, se debe cumplir con los siguientes requerimientos:

1. Familiarización:  En esta etapa se entra en contacto con el centro de PED, se efectúa dicho conocimiento a través de:  organigrama de la compañía y del área, manuales de procedimientos, políticas internas, informes de revisiones anteriores, estados financieros de la empresa, principales áreas relacionadas con el centro de PED, que sistemas están automatizados, disposición de las instalaciones, configuración del equipo de PED, condiciones higiénicas y ambientales, entre otros aspectos.

1. Investigación y análisis:  Se revisa y analiza tanto la información recopilada en 1, como la que se obtiene mediante entrevistas, exámenes de documentación adicional, entre otros aspectos.

1. Diagnóstico:  Se efectúa un resumen de los problemas que se presentan al interior, se discute un borrador con los involucrados, y finalmente, se produce un informe definitivo.

6.        FUNCIÓN DEL CONTROL.

El plan de organización y los procedimientos de operación deben proveer la función del control.  Esta función se divide en dos tipos:

1. Control en el interior del procesamiento de información:  Es la función del departamento de procesamiento de información que implica vigilar la exactitud del procesamiento y asegurar que ningún dato se pierde o se maneja indebidamente dentro del departamento durante el procesamiento.  El control a nivel de procesamiento generalmente es responsabilidad del gerente del sistema de procesamiento de información.  Un subordinado puede tener a su cargo actividades de control parcialmente o a tiempo completo, dependiendo del volumen de actividades.  Si la responsabilidad no es de tiempo completo, es deseable preservar la separación de labores y evitar utilizar a una persona que tenga responsabilidades en sistemas, programación u operación (especialmente esta última).

1. Control exterior:  Puede tomar varias formas, pero básicamente está relacionado con una comprobación independiente del funcionamiento del departamento de procesamiento de información.  Esta comprobación independiente puede ser efectuada por uno de los departamentos que usan aquel.  La función de control exterior, tipificada por el grupo de evaluación, debe estar bajo la dirección de la función contable, de la financiera o de alguna otra actividad que esté en posibilidad de efectuar una revisión crítica e independiente de las operaciones efectuadas.

7.        CONTROLES DEL HARDWARE.

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