Cuando se necesita enunciar un proyecto o solución de un problema en forma clara y precisa con hechos y datos

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¿Qué es?

Es una herramienta que se utiliza para definir con claridad un proyecto, determinar las razones por las cuales se va a trabajar ese proyecto y no otro, definir la meta e identificar la mejora que se necesita.

El nombre de la herramienta viene de las iniciales de las palabras en inglés conforme se muestra en la siguiente figura.

Es una herramienta simple y fácil, basta con responder estas siete preguntas.

¿Cuándo se utiliza?

Cuando se necesita enunciar un proyecto o solución de un problema  en forma clara y precisa con hechos y datos.

 ¿Cómo se utiliza?

Respondiendo las siguientes preguntas:

1. Qué: Se elabora una lista de problemas o actividades que se puedan realizar en el área de trabajo. Usualmente se utiliza la herramienta de Tormenta de Ideas para que, en equipo, se llegue a una lista completa y detallada de problemas o actividades.

Se identifican los problemas prioritarios que el equipo en consenso seleccione.

Se enuncia el problema convertido en proyecto en términos de la diferencia entre el estado actual y el deseado.

En función de los recursos económicos, humanos y tecnológicos disponibles se establece una meta cuantificable, medible y verificable. Es importante que el valor de las metas a lograr sea realista, no ideal.

Por ejemplo (P.e.): ¿Qué actividades voy a realizar para resolver el problema?

1. Por qué: Se definen claramente las razones por las cuales se trabajará en ese proyecto en particular.

P.e.: ¿Por qué debo realizar cada una de las actividades seleccionadas anteriormente?

1. Quién: Se establecen los responsables de llevar a cabo cada una de las etapas del proyecto.

P.e.: ¿Quién será el responsable de realizar cada actividad?

1. Cuándo: Se establece la fecha límite de alcanzar la solución del problema, es decir, la culminación del proyecto. Un proyecto que no tiene un calendario bien definido, será un proyecto con bajo nivel de prioridad.

P.e.: ¿Cuándo se terminará cada una de las actividades?

1. Dónde: Se determina la extensión y ubicación del proyecto.

P.e.: ¿Dónde se realizará cada actividad?

1. Cómo: Se debe reunir toda la información disponible, cualitativa y cuantitativa, que permita:

• Señalar la importancia del problema.
• Mostrar el comportamiento histórico.
• Definir el grado de mejora que se pretende lograr.
• Determinar la fecha estimada de finalización del proyecto.
• Definir las personas responsables del proyecto.[pic 3][pic 4]
• Establecer el beneficio esperado con la mejora.

P.e.: ¿Cómo se realizará cada actividad?

1. Cuánto: Se debe enunciar los costos del problema y como incide en la satisfacción del cliente y en la productividad de la organización.

P.e.: ¿Cuánto costará realizar cada actividad?, ¿Cuánto será el beneficio económico por solucionar este problema?, ¿Cuánto incrementará la satisfacción del cliente la solución al problema?

Es muy importante que se defina cuál es el problema y no cuál será la solución, concentrarse en el efecto, mostrar la diferencia entre lo que es y lo que debería ser, cuantificar el problema estableciendo cuándo, cuánto y qué tan frecuentemente ocurre y señalar las personas o áreas que se afectan.[pic 5]

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