DEL PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE LOS LIBROS Y REGISTROS

CAPÍTULO II

DEL PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACIÓN DE LOS LIBROS Y REGISTROS

Artículo 2°.- FACULTAD PARA AUTORIZAR LOS LIBROS Y REGISTROS MEDIANTE LA LEGALIZACIÓN DE LOS MISMOS

2.1 Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios serán legalizados por los notarios o, a falta de éstos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

Los notarios o jueces a que se refiere el párrafo anterior colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos, con la siguiente información:

a. Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso;

b. Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario, según sea el caso;

c. Número de RUC;

d. Denominación del libro o registro;

e. Fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso;

f. Número de folios de que consta;

g. Fecha y lugar en que se otorga; y,

h. Sello y firma del notario o juez, según sea el caso.

2.2 El notario o juez, según sea el caso, sellará todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.

2.3 Tanto los notarios como los jueces llevarán un registro cronológico de las legalizaciones que otorguen. En dicho registro indicarán el número de la legalización, los Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario, el número de RUC, la denominación del libro o registro que se ha legalizado, la fecha de la incautación del libro o registro anterior de la misma denominación y la autoridad que ordeno la diligencia de ser el caso, el número de folios de que consta y la fecha en que se otorga la legalización.

2.4 En ningún caso el número de legalización, folios o de registros podrá contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras.

2.5 Lo dispuesto en el presente artículo no será de aplicación para el Libro de Planillas, regulado por el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias.

Artículo 3º.- OPORTUNIDAD DE LA LEGALIZACIÓN

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.

Tratándose del libro de planillas, la legalización se regirá por lo dispuesto en el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias.

Artículo 4°.- LEGALIZACIÓN DEL SEGUNDO Y SIGUIENTES LIBROS O REGISTROS

Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros vinculados a asuntos tributarios, de una misma denominación, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

a. Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deberá presentar el último folio legalizado por notario del libro o registro anterior.

b. Tratándose de libros o registros llevados en forma manual, se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro.

Lo establecido en el presente inciso no será de aplicación en el caso de libros o registros llevados en forma manual que hubieran sido incautados por autoridad competente, bastando para la legalización del segundo y siguientes libros y registros la presentación del documento en el que conste la referida diligencia.

De producirse, de ser el caso, la devolución de los libros o registros incautados a que se refiere el párrafo anterior, no podrá realizarse en ellos anotación alguna debiendo procederse a su cierre inmediato

c. Tratándose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deberá presentar la comunicación establecida en el artículo 9°.

Lo dispuesto en el presente artículo no será de aplicación en el caso del Libro de Planillas, regulado por el Decreto Supremo N° 001-98-TR y normas modificatorias

Artículo 5º.- DEL EMPASTE DE LOS LIBROS Y REGISTROS

5.1 Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable.

La obligación señalada en el párrafo anterior no será de aplicación cuando el número de hojas sueltas o continuas a empastar sea menor a veinte (20), en cuyo caso el empaste podrá comprender dos (2) o más ejercicios gravables.

5.2 Para efecto de lo dispuesto en el primer párrafo del numeral precedente, el empaste deberá efectuarse, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros o registros.

Para efecto de lo dispuesto en el segundo párrafo del numeral precedente, el empaste deberá efectuarse, como máximo, dentro de los cuatro (4) primeros meses del ejercicio gravable siguiente a aquél en que se reunieron veinte (20) hojas sueltas o continuas.

En ambos casos, se deberán incluir las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas o inutilizándolas de manera visible.

5.3 Las hojas sueltas o continuas correspondientes a un libro o registro de una misma denominación, que no hubieran sido utilizadas para el registro de operaciones del ejercicio del que

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