Procedimiento De Control De Documentos Y Registros

PROCEDIMIENTO

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

Edición N° Descripción u origen del cambio Aprobó Fecha

1 Se elabora y aprueba la primera versión del Procedimiento Control de Documentos y Registros Gerencia General 07/01/2012

1. OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias en el control de los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad, para asegurar la adecuación, identificación, disponibilidad y conservación de la información en la Empresa Soluciones de Ingeniería y Seguridad Industrial SAC.

2. ALCANCE

Todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se deben controlar como lo indica éste procedimiento.

Este Procedimiento es de aplicación a los siguientes tipos de Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad:

• Manual de Calidad

• Descripción de Procesos

• Procedimientos documentados

• Documentos específicos (instructivos, planes de calidad, normas, reglamentos, videos, fotografías).

A los siguientes documentos internos no Aplica el Procedimiento para la Elaboración de Documentos (SI-PR-GC-1) pero sí su Control:

• Citaciones y actas.

• Acuerdos de Comité, circulares, y comunicados.

• Respuestas de carácter legal.

• Certificaciones, constancias.

• Convenios.

• Informes de gestión, estadístico trimestral y entes gubernamentales.

• Evaluaciones de proveedores, del desempeño, etc.

• Los documentos que tienen que ver con la gestión financiera como autorizaciones, cheques, comprobantes de egreso e ingreso, compromisos contractuales, conciliaciones bancarias, consignaciones, estados financieros, extractos bancarios, facturas, ordenes de pago, recibos de caja y vales.

• Planes: de acción, de compras, mapa de riesgos, estratégico, etc.

• Proyectos de inversión.

3. DEFINICIONES

A continuación se incluyen algunas definiciones y abreviaturas relacionadas con el control de documentos:

• APROBACIÓN: Confirmación de que lo consignado en los documentos corresponde con los procesos de Gestión que se realizan dentro de la organización y que se encuentran en vigencia a partir de ese momento.

• ARCHIVO CENTRAL: Área donde se aseguran los documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la empresa, y que una vez finalizado su trámite siguen siendo vigentes y objeto de consulta para las propias oficinas.

• ARCHIVO DE OFICINA O GESTION. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite y aquella sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

• CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

• COPIA CONTROLADA: Copia del documento original con registro de asignación a un proceso, por lo tanto, no se debe reproducir sin autorización, y siempre que cambia la versión debe ser actualizada.

• COPIA NO CONTROLADA: Copia del documento original entregado con fines de información, motivo por el cual no se actualiza a la persona que lo posea por cambios de versión.

• DIAGRAMA DE FLUJO: Es una representación gráfica de la secuencia de los pasos para describir cómo funciona un proceso para producir un fin “deseable“. Este fin deseable puede ser un servicio, un producto o una mezcla de los anteriores.

• DISPOSICIÓN: Acción por tomar cuando se ha cumplido el tiempo de archivo establecido para los registros de calidad; por ejemplo: destrucción, envío a archivo histórico, microfilmación, entre otros.

• DOCUMENTO: Información y su medio de soporte (escrito, medios magnéticos, Videos, Fotografías, etc.)

• DOCUMENTO ANULADO: Documento que sale de circulación sin ser remplazado.

• DOCUMENTO EXTERNO: Son aquellos que provienen desde fuera de la Empresa y son utilizados por los procesos. Como ejemplo: normas externas o reglamentación legal.

• DOCUMENTO OBSOLETO: Información y su medio de soporte que se encuentra remplazada por una versión actualizada.

• FORMATO: Es un documento prestablecido impreso o digital, donde se registra información relacionada con una actividad o proceso y que facilita la recolección de información clave.

• GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes al eficiente, eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación producida y recibida por la empresa, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta, conservación y utilización.

• GUÍA: Documento que establece recomendaciones o sugerencias

• IDENTIFICACIÓN: Acción que permite reconocer los registros de calidad y relacionarlos con el producto o la actividad involucrada o el procedimiento del sistema de gestión de calidad.

• INFORMACIÓN: Datos que poseen significado

• INSTRUCTIVO: Documento que describe en detalle el qué y el cómo de una actividad o proceso específico. Por su extensión o referencia repetida en uno o varios documentos se debe definir en un documento separado.

Los instructivos pueden ser:

o De formatos: Describe cómo debe diligenciarse un formato y da pautas para el análisis.

o De trabajo: Describe la forma de realizar una tarea u operación de manera sencilla y clara.

• LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS: Es la relación ordenada de los documentos que forman parte del SGC. Sirve para conocer el inventario y la última versión aprobada de los documentos.

• NORMALIZACIÓN: Someter una actividad u objeto a norma, o sea a un modelo, tipo, patrón o criterio dado.

• PROCEDIMIENTO: Es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso”. Los procedimientos pueden estar documentados o no. También se entiende por procedimiento el documento que describe con alto grado de detalle el modo de realizar las actividades principales del Sistema de Calidad.

• PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO: Procedimiento que se establece formalmente en un medio reproducible físico (papel) o magnético (servidor y en un disco duro externo de backup).

• PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

• PROTECCIÓN: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros.

• RECOLECCIÓN: Acción de recopilar los registros desde los sitios donde se originan, para su posterior clasificación y almacenamiento.

• REGISTROS: Son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades realizadas. Pueden ser formatos diligenciados, cartas, memorandos, actas, contratos, listas de chequeo diligenciadas y otros. Los registros obtenidos pueden conducir a determinar el nivel o status de los indicadores de procesos, planes y procedimientos. Los registros pueden utilizarse para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones correctivas. Como proporcionan evidencia no pueden ser modificados.

• REVISIÓN: Actividad que consiste en verificar que el contenido de un documento corresponde a lo que se hace y a la vez asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión para alcanzar los objetivos establecidos.

• SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de tipos documentales de estructura y contenidos homogéneos, emanados de una misma oficina como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

• SGC: Sistema de Gestión de Calidad

• TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es una herramienta que permite la organización de los documentos y la conformación de las series documentales.

• VERSIÓN: Señala el número de veces que se han efectuado modificaciones al documento. La primera versión corresponde al número uno (1).

4. RESPONSABLES

• Lideres de procesos

• Coordinador (a) de calidad

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

• NTC-ISO 9000:2005

• NTC-ISO 9001:2008

• Procedimiento para la elaboración de documentos (SI-PR-GC-1)

6. ACTIVIDADES

A continuación se presentan las actividades definidas para el control de los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad.

6.1. ACTIVIDADES DE CONTROL DE DOCUMENTOS

El proceso de controlar un documento, incluye actividades definidas para garantizar la adecuación, revisión, aprobación, actualización, legibilidad y prevención de obsolescencia en la documentación del SGC de la empresa Soluciones de Ingeniería y Seguridad Industrial SAC.

6.1.1. Elaboración de documentos

Todos los documentos correspondientes al Sistema de Gestión de Calidad, son identificados y elaborados por los dueños de procesos describiendo acciones

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