MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Autorización y Cierre de Libros

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

NO.

PROCEDIMIENTO

TITULO DEL PROCEDIMIENTO

FECHA

8

Autorización y Cierre de Libros

05/11/2018

Versión Anterior

Fecha de Aprobación

Fecha de Actualización

ELABORADO POR

REVISADO POR

NOMBRE

Lic. Sandra Arias Salazar  

CARGO

Profesional de Servicio Civil 3

APROBADO POR

NOMBRE

Lic. Elizabeth Castillo Cerdas MAFF

CARGO

Profesional de Servicio Civil 3

Auditora Interna

RAZON DE APERTURA

Actividad

Responsable

1. Recibo de la solicitud:

La dependencia interesada presenta a la Auditoría Interna la solicitud por escrito junto con los folios a autorizar. Al momento de recibir el oficio y en presencia del solicitante procede a verificar de forma preliminar  los siguientes requisitos:

• Que se adjunte el Formulario de solicitud de autorización de libros (Véase formulario No. 1).
• Que el Libro esté membretado, foliado en forma consecutiva y que los folios estén completos y en blanco.

De incumplirse alguno de los requisitos señalados, hará la observación a la Unidad solicitante, podría ser a puño y letra en el documento de recibido.

Secretaria

1. Recibe la solicitud, asigna consecutivo de ingreso de correspondencia, registra en el sistema de gestión documental digital (Share Point) y traslada al Auditor (a) Interno (a).

Secretaria

1. Traslada el libro al Auditor (a) Interno (a)

Secretaria

1. Conoce la solicitud y la asigna al profesional de Auditoría.

Auditor (a) Interno(a)

1. Recibe la solicitud y verifica:

• Que todas las hojas estén foliadas en orden ascendente
• Que tengan el logotipo de la Institución
• Que el membrete describa el propósito del libro
• Verificar la consistencia de la numeración utilizada, según lo registrado en el Control Individual de Libros. Resulta optativo utilizar una numeración por cada tomo, o en forma consecutiva para todos los tomos.
• Si existen tomos anteriores, verificar en el Control Individual de Libros que el número de tomo asignado sea el correlativo del último tomo autorizado.
• Que el total de folios sea igual en todos los tomos (mínimo 150 folios, máximo 250 folios).
• Que el libro no esté iniciado al momento de la apertura
• Sí es un nuevo libro, verificar en el Control General que no exista un libro con el mismo propósito.
• En caso de robo o extravío, verificar el cumplimiento de los procedimientos descritos en el punto 6.3.
• Que se haya establecido en el Formulario de solicitud de autorización de libros (Véase formulario No. 2) el funcionario y puesto, que tendrá a cargo la responsabilidad de su manejo, impresión y custodia.
• Que el tomo anterior cuente con razón de cierre (con el propósito de no obstaculizar la labor Administrativa y dado el valor público que tienen las actas como respaldo de la labor institucional, la Auditoría Interna otorgará la apertura de un nuevo libro, sin el cierre del libro anterior, en el entendido que una vez que el libro haya sido encuadernado, debe ser remitido a la Auditoría Interna para su respectivo cierre).

Profesional de Auditoría

1. De incumplirse alguno de los requisitos señalados, procederá a redactar el borrador de comunicación (oficio) al solicitante con el acuse de recibo de la solicitud y la devolución del Libro sin el trámite correspondiente. Gestiona mediante flujo de trabajo en el sistema de gestión documental digital (Share Point).

Profesional de Auditoría

1. Si la solicitud de apertura cumple con los requisitos para dar trámite,  traslada los folios en blanco a la Secretaría de la Auditoría.

Profesional de Auditoría

1. Estampa el sello blanco en todos los folios, en la parte superior derecha junto al folio y devuelve el libro al Profesional de Auditoría

Secretaria

1. Estampa su firma corta o iniciales dentro del sello blanco en cada folio.

Profesional de Auditoría

1. Imprime en el primer folio del Libro, la “Razón de Apertura” (Ver punto No. 5 de este procedimiento)

Profesional de Auditoría

1. Realiza el registro en los controles digitales que lleva la Auditoría en el sistema de gestión documental digital (Share Point):

• Control General de Autorización de Libros

http://intranet.cne.go.cr/auditoria/_layouts/15/start.aspx#/Legalizacin%20Libros/Forms/Standard.aspx 

• Sistema Share Point:  Control Digital Individual para cada tipo de Libro, donde se anotan todos los movimientos de apertura y cierres

http://intranet.cne.go.cr/auditoria/_layouts/15/start.aspx#/CONTROLES%20INDIVIDUALES%20LEGALIZACION%20LIBROS/Forms/Ccontroles%20individuales.aspx

Profesional de Auditoría

1. Prepara el borrador de oficio de apertura (ver anexo 1), junto con el formulario de entrega de libros  (ver formulario Nº2).  Traslada estos documentos, en físico el Libro y por flujo de trabajo en el sistema de gestión documental digital (Share Point) el borrador de oficio al Auditor (a) Interno (a).

Profesional de Auditoría

1. Revisa el oficio y el sello de apertura y:

• Firma la razón de apertura del Libro
• Aprueba el borrador de oficio por flujo de trabajo en el sistema de gestión documental digital (Share Point)
• Traslada a la Secretaría el Libro autorizado

Auditor(a) Interno(a

1. Procesa el oficio de comunicación en  el sistema de gestión documental digital (Share Point), asigna consecutivo al servicio de Auditoría, imprime el oficio junto con el formulario de entrega de libros (formulario Nº2)   y obtiene la firma del Auditor Interno.

Secretaria

1. Entrega el Libro autorizado, el oficio junto con el formulario de entrega de libros  al responsable del proceso o custodio y obtiene las firmas de recibido conforme.

Secretaria

1. Firma el recibido del oficio junto con el formulario de entrega de y asume la custodia del libro.

Encargado de custodiar el libro

1. Archiva copia del oficio de comunicación junto con el formulario de entrega de libros en el Ampo Permanente de Autorización de Libros, bajo su custodia.

Profesional de Auditoría

1. Archiva en el sistema de gestión documental digital (Share Point) y archivo físico,  según corresponda, el oficio de solicitud y el oficio consecutivo del Servicio de Auditoría que contiene el sello y firma de recibido conforme de la Dependencia interesada junto con el formulario firmado de entrega de libros.

Secretaria

Actividad

Responsable

1. Recibo de la solicitud:

La dependencia interesada hace entrega a la Auditoría Interna del oficio de solicitud de razón de cierre del libro conjuntamente con el Formulario de solicitud de autorización de libros (ver formulario Nº1) y el Libro empastado. Verifica:

• Que el formulario este completo y firmado por el responsable del proceso
• Que el Libro esté debidamente encuadernado y los folios estén completos

De incumplirse alguno de los requisitos señalados, hará la observación a la Unidad solicitante, podría ser a puño y letra en el documento de recibido.

Secretaria

1. Recibida la solicitud, asigna consecutivo de ingreso de correspondencia, registra en el sistema de gestión documental digital (Share Point) y traslada al Auditor (a) Interno (a).

Secretaria

1. Conoce la solicitud y la asigna al Profesional de Auditoría para el trámite correspondiente.

Auditor (a) Interno(a)

1. Recibe la solicitud y verifica:

• Que el libro haya sido autorizado por la Auditoría Interna
• Que esté en buen estado de conservación y limpieza
• Que no falte ningún folio y que estén en orden cronológico
• Que todas las actas estén finalizadas y completas (un acta por cada sesión, con indicación de las personas asistentes, indicación de circunstancias de lugar y tiempo de la reunión, que finalicen con la firma o firmas necesarias).  Que no hayan problemas de impresión, sobreimpresión, borrones, viñetas alteradas Que el vaciado de las actas sea consistente y oportuno (orden cronológico de los actos)
• Que los espacios y folios vacíos hayan sido inutilizados para evitar alteraciones.
• Que las notas marginales aclaratorias corrijan la condición y estén firmadas por el funcionario competente.
• Que el responsable del Libro a manera de cierre, consigne un resumen de las notas marginales y aclaratorias contenidas en el Libro con la referencia correspondiente. Esta nota debe especificar la razón que justifica los folios inutilizados.
• Si uno o varios folios han sido anulados deben mantenerse como parte del libro a fin de no alterar orden numérico de los folios. En cada folio que se anule se deberá consignar la siguiente información: a) Sello o nota de “Anulado”. b) Motivo de la anulación. c) Fecha de anulado. d) Firma del funcionario responsable del libro.
• Al final del libro y previo a la razón de cierre se dispondrá de un espacio suficiente (máximo 2 folios) para que la Unidad solicitante y la Auditoría Interna puedan realizar anotaciones y estampar la “Razón de Cierre”.

Si se determina alguna situación que comprometa el contenido del Libro, proceder según se indica en punto siguiente (5), sino continuar en el punto 10.

Profesional de Auditoría

1. Devolución del Libro sin la “Razón de Cierre”.

Si al practicar la revisión, el profesional de Auditoría determina que el Libro presenta alguna situación que compromete su contenido, prepara una cédula con la o las deficiencias y su recomendación, documenta el hallazgo e informa la situación al Auditor (a) Interno (a).

Entre los factores la devolución del Libro sin la “Razón de Cierre”, procede en los siguientes casos:

• Impresión ilegible
• Falta de firmas
• Falta de subsanación de errores materiales por el funcionario competente
• Falta de notas aclaratorias
• Problemas de vaciado de las actas (no se respeta el orden de las sesiones, o bien por saltos o repeticiones)
• Vaciado de actas en el libro con fecha anterior a la fecha de apertura.
• Inconsistencias en el consecutivo de las actas
• Faltante o inconsistencias de uno o varios de los folios originalmente autorizados por la Auditoría Interna al momento de otorgar “Razón de Apertura”.
• Que la condición física de conservación y limpieza del Libro, comprometa su contenido.
• Por faltante de espacio para que la Dependencia y la propia Auditoría Interna puedan hacer sus anotaciones o salvedades e imprimir el sello con la “razón de cierre” correspondiente.

Las condiciones enumeradas no excluyen otras situaciones que se podrían determinar y que a criterio de la Auditoría Interna, limitan otorgar la “Razón de Cierre”.

Profesional de Auditoría

1. Emite el borrador de oficio para la “Devolución del Libro sin la Razón de Cierre” y gestiona mediante flujo de trabajo en el sistema de gestión documental digital (Share Point).

Profesional de Auditoría

1. Emite la cédula de deficiencias confrontadas con el Libro y lo traslada al Auditor (a) Interno (a) para su revisión y firma.

Profesional de Auditoría

1. Revisa el oficio y la cédula de deficiencias y:

• Aprueba el borrador de oficio por flujo de trabajo en el sistema de gestión documental digital (Share Point)
• Devuelve al profesional de Auditoría la cédula de deficiencias firmada.

Auditor (a) Interno(a)

1. Procesa el oficio de comunicación en  el sistema de gestión documental digital (Share Point), asigna consecutivo al servicio de Auditoría, imprime el oficio y obtiene la firma del Auditor Interno.

Secretaria

1. Cuando se reciba nuevamente la solicitud verifica si las inconsistencias fueron subsanadas y de proceder continúa con el trámite establecido en este procedimiento a partir del numeral siguiente (11).

Profesional de Auditoría Interna

1. Si el Libro cumple los requerimientos

• Realiza el asiento en los controles digitales a su cargo: Control General y Control Individual de Libros en el Sistema Share Point:

• http://intranet.cne.go.cr/auditoria/_layouts/15/start.aspx#/Legalizacin%20Libros/Forms/Standard.aspx 
• http://intranet.cne.go.cr/auditoria/_layouts/15/start.aspx#/CONTROLES%20INDIVIDUALES%20LEGALIZACION%20LIBROS/Forms/Ccontroles%20individuales.aspx

• Si procede, incorpora después de la última anotación las salvedades que resguardan la “Razón de Cierre”, esta anotación será validada por el Auditor (a) Interna (a).
• Estampa el sello con la “Razón de Cierre”, llena los espacios en blanco (Ver punto 5)
• Prepara borrador del oficio de cierre y traslada estos documentos, en físico el Libro y por flujo de trabajo en el sistema de gestión documental digital (Share Point) el borrador de oficio al Auditor (a) Interno (a).

La Razón de cierre se estampará inmediatamente después de la última anotación, siempre y cuando el espacio sea el requerido para estampar el sello.

Cualquier anotación posterior a la razón de cierre, carece de validez.

Las hojas sin utilizar posteriores a la razón de cierre, para efectos de control se inutilizarán por medio de una línea transversal y formarán parte integral del Libro.

Profesional de Auditoría

1. Revisa y aprueba el oficio y verifica la transcripción de las salvedades al final del Libro, si está correcto:

• Firma la Nota con las salvedades y la “Razón de Cierre” del libro
• Aprueba  por flujo de trabajo en el sistema de gestión documental digital (Share Point) el oficio.
• Devuelve el libro a la Secretaria.

Auditor (a) Interno(a)

1. Asigna el número de consecutivo, imprime el oficio, consigue la firma y procede a entregar el libro junto con el oficio.

Secretaria

1. Firma el recibido conforme del oficio y  del libro autorizado con la razón de cierre.

Encargado de libro de la Dependencia Interesada

1. Procede a archivar en el Ampo permanente de Control de Autorización de Libros, según corresponda el oficio de solicitud y el oficio final con el Servicio de Auditoría.

Profesional de Auditoría

1. Archiva en el sistema de gestión documental digital (Share Point) y archivo físico,  según corresponda, el oficio de entrega (consecutivo del Servicio de Auditoría) que contiene el sello y firma de recibido conforme del libro de la Dependencia interesada.

Secretaria