MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Autorización y Cierre de Libros
Enviado por sarias2005 • 13 de Febrero de 2019 • Apuntes • 4.453 Palabras (18 Páginas) • 273 Visitas
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS | ||
NO. PROCEDIMIENTO | TITULO DEL PROCEDIMIENTO | FECHA |
8 | Autorización y Cierre de Libros | 05/11/2018 |
Histórico de Versiones
Versión Anterior | Fecha de Aprobación | Fecha de Actualización |
ELABORADO POR | REVISADO POR | |
NOMBRE | Lic. Sandra Arias Salazar | |
CARGO | Profesional de Servicio Civil 3 |
APROBADO POR |
NOMBRE | Lic. Elizabeth Castillo Cerdas MAFF | |
CARGO | Profesional de Servicio Civil 3 | Auditora Interna |
Contenido
1. Propósito 3
2. Alcance 3
3. Normativa vinculante 3
4. Responsabilidades 3
5. Controles 4
6. Procedimiento 5
|6.1 Apertura de Libro 5
6.2 Cierre de los Libros 8
6.3 Reposición de libros por motivo de robo, hurto, extravío u ocurrencia de algún siniestro 12
6.4 Cambio del Tipo de Libro 14
7. Políticas Aplicables 14
7.1 Plazos de entrega 14
7.2 Retiro de libros 15
7.3 Custodia de los libros 15
8. Responsable de Seguimiento del Procedimiento 15
Anexo 1 17
- Propósito
El proceso de autorización de libros consiste en el acto de otorgar la “razón de apertura” y la “razón de cierre” de los libros de contabilidad y de actas que deban llevarse en la institución. Así como aquellos otros libros o registros que a criterio de la Auditoría Interna deban cumplir con este requisito.
El propósito es garantizar razonablemente a los usuarios de la información, que al menos los libros no han sufrido o puedan sufrir manipulación que ponga en duda su autenticidad.
- Alcance
Comprende las actividades que debe llevar a cabo la Auditoría Interna de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE), para autorizar, mediante razón de apertura y otorgar la razón de cierre a los para el fortalecimiento del sistema de control interno.
La razón de cierre de un libro, solo conlleva la revisión de forma[1] de las actas o anotaciones, por lo tanto no implica la fiscalización y validación del contenido de los actos administrativos contenidos en los libros autorizados por la Auditoría.
Los registros digitales de recepción y apertura de ofertas que sean llevados por medio del Sistema Electrónico de Compras administrado por el Ministerio de Hacienda no son considerados en este procedimiento.
- Normativa vinculante
- Artículo 22, inciso e),de la Ley General de Control Interno
- Artículo 63 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley 7428
- Norma 1.1.4 para el Ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público
- Norma 4.4.4 de Control Interno para el Sector Público
- Oficio DFOE-ST-0074 de 18 de octubre de 2012 de la Contraloría General de la República
- Artículo 42, inciso e), y artículo 46 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias.
Concordancia. Este procedimiento se aplicará en conjunto con lo normado en los manuales y disposiciones en la materia que la Contraloría General de la Republica y otras autoridades establezcan según sus competencias.
- Responsabilidades
La responsabilidad del trámite para otorgar la razón de apertura o cierre de los libros autorizados, estará a cargo de los siguientes funcionarios:
- Auditor(a) Interno(a)
- Profesional de Auditoría
- Secretaria de la Auditoría Interna
- Funcionario institucional con competencia (Director, Jefe o Encargado de Proceso) que solicita el trámite de autorización de apertura o cierre de libro.
- Controles
La Auditoría Interna dispondrá de los siguientes controles:
- Sistema Share Point: Control Digital General que incluirá la descripción de en forma cronológica, de todas las autorizaciones y cierres de Libros que realice la Auditoría Interna. http://intranet.cne.go.cr/auditoria/_layouts/15/start.aspx#/Legalizacin%20Libros/Forms/Standard.aspx
- Sistema Share Point: Control Digital Individual para cada tipo de Libro, donde se anotan todos los movimientos de apertura y cierres. http://intranet.cne.go.cr/auditoria/_layouts/15/start.aspx#/CONTROLES%20INDIVIDUALES%20LEGALIZACION%20LIBROS/Forms/Ccontroles%20individuales.aspx
- Formulario de solicitud de autorización de libros. (Véase formulario No. 1)
- Formulario de entrega de libros. (Véase formulario No. 2)
- El sello de razón de apertura (imprimible) tendrá la siguiente información:
RAZON DE APERTURA
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