ESTANDAR WINDOWS

SIIGO

Versión 5.1

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PROCESO DE CAPACITACION

DEFINICION DE DOCUMENTOS Y SALDOS INICIALES

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION 2

1. DEFINICION DE DOCUMENTOS 3

2. DOCUMENTOS 3

2.1. FACTURA DE VENTA 5

2.1.1. OTROS DATOS DE LA FACTURA 9

2.2. REGISTRO DE COMPRAS 11

2.3. COMPROBANTE DE EGRESO 15

2.4. RECIBO DE CAJA 18

2.5. DEVOLUCIÓN DE FACTURA 22

2.6. DEVOLUCIÓN DE COMPRAS 26

3. SALDOS INICIALES 30

3.1 SALDOS INICIALES DE DISPONIBLE 30

3.2 SALDOS INICIALES CARTERA 36

3.3 SALDOS INICIALES INVENTARIO 38

3.4 SALDOS INICIALES DE PROVEEDORES 41

3.5 OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA INCLUIR SALDOS INICIALES 44

4. FUNCIONALIDADES DE ENTRADA DE COMPROBANTES 45

4.1 CONSULTA DE COMPROBANTES 45

INTRODUCCION

El proceso de parametrizacion de los documentos es uno de los ejes centrales en la implementación del programa SIIGO, ya que las definiciones hechas aquí afectaran todos y cada uno de los procesos contables. Con las definiciones que se tengan para el proceso de documentos se puede asegurar el éxito en el resultado final de la implementación, así como la obtención de informes útiles y exactos.

Después de tener toda la parametrizacion podemos ingresar a elaborar el presupuesto contable de centros de costo, inventarios y vendedores con el fin de ingresar las estimaciones pertinentes para poder generar informes de Gestión y administración.

Por ultimo trataremos el tema de los saldos iniciales en donde muchas empresas tienen contabilidad y como arrancar con SIIGO para una optima información y además oportuna.

1. DEFINICION DE DOCUMENTOS

Dentro de la definición de los documentos, en SIIGO se debe tener en cuenta:

 Tipos de documento

 Numeración

 Formas de impresión

 Cruces de documentos

 Documentos Contables y Extracontables

 Clasificación tributaria

Tipo de documento: SIIGO cuenta con 23 tipos de documentos que tienen como objetivo organizar la información de la empresa, utilizando formatos propios para cada uno de ellos.

En este listado se encuentran los documentos principales que cualquier compañía requiere para ingresar la información correspondiente a las transacciones comerciales y contables. En Siigo, cada uno de ellos está identificado por una letra, que indica el tipo de documento que se está trabajando.

La ruta para definir cada uno de estos documentos es:

Ruta Menú Nuevo: Contabilidad – Parámetros – Parámetros de Documentos.

Ruta Menú Tipo Explorador: Contabilidad – Definición de documentos.

2. DOCUMENTOS

A – Ajustes x Inf.: Documento que permite contabilizar los ajustes por inflación de activos fijos o propiedad, planta y equipo, inventarios, diferidos y demás partidas ajustables por inflación. Además este tipo de documento permite contabilizar los ajustes por diferencia en cambio cuando tenemos manejo de moneda extranjera.

B – Orden de producción: Documento base para el manejo del modulo de Produccion, este documento es donde se hace la apertura de ordenes de producción.

C – Nota Crédito: Documento que permite tener control contable de las notas crédito bancarias o tener control de las devoluciones de factura cuando no son dentro del mismo periodo contable con el fin de afectar los costos de forma manual.

D – Nota Debito: Documento que permite tener control contable de las notas debito bancarias o tener control de las devoluciones de mercancías de la empresa hacia los proveedores.

E – Nota de Entrada: Documento que permite hacer entrada de mercancía a las bodegas cuando no ha llegado con su respectiva factura.

F – Factura de Venta: Documento contable que permite tener control de la facturación hecha en un periodo determinado y de acuerdo a una autorización.

G – Comprobante de Egreso: Documento que permite contabilizar los diferentes pagos a proveedores, pagos por gastos generales y anticipos a proveedores.

H – Nota de Salida: Documento que permite dar salida al inventario cuando se presente cualquier tipo de situación diferente a una venta. Ejemplo: Obsequios, perdida de mercancía, etc.

J – Nota de devolución: Documento que permite tener control a las devoluciones de mercancías o devolución de facturas.

K – Minutas: Documento que permite hacer el cargue de la mano de obra y los costos indirectos de fabricación en las ordenes de producción. Documento únicamente utilizado en el modulo de Produccion

L – Otros: Documento que permite tener control contable a los demás conceptos que no aparecen en este listado. Ejemplo: Consignaciones, Nomina, Parafiscales, Provisiones, Depreciaciones, Amortizaciones, Cierre de año, Saldos iniciales, etc.

N – Nota interna: Documento que permite tener un consecutivo de las notas internas de contabilidad.

O – Nota de producción: Documento que permite tener un control sobre la transformación de materia prima a producto terminado.

P – Registro de compras: Documento que permite tener un control contable de las compras de inventarios, compras de servicios y compras de activos fijos o propiedad, planta y equipo.

R – Recibo de caja: Documento que permite contabilizar el ingreso de dinero por cancelación de facturas, ingreso por otros conceptos y anticipos hechos por parte de los clientes.

S – Nota de Remisión: Documento que permite dar salida al inventario y posteriormente va a ser facturada.

T – Nota de Traslado: Documento que permite mover mercancía de una bodega a otra.

V – Cotización: Documento extracontable que permite hacer la presentación de los productos de la empresa.

Y – Orden de Compra: Documento extracontable que permite hacer solicitud de mercancía hacia los proveedores.

Z – Orden de Pedido: Documento extracontable que permite hacer ingreso de las solicitudes de mercancías hechas por los clientes.

I – Requisición: Documento de tipo extracontable que permite realizar la solicitud de un activo fijo al departamento de compras. Es utilizado cuando se tiene instalado el módulo de Activos Fijos.

M – Orden de Compra Activos Fijos: Documento de tipo extracontable que permite hacer la solicitud de activos fijos a los proveedores. Se utiliza cuando se tiene instalado el módulo de Activos Fijos.

U- Devolución de Compras: Documento que permite tener control sobre las devoluciones de mercancías realizadas por los proveedores

Para saber como se habilitan y parametrizan los documentos en Siigo, se tomarán los documentos principales y en cada uno de ellos se explicarán los diferentes campos que los componen.

2.1. FACTURA DE VENTA

El documento Factura de Venta se utiliza para registrar contablemente las cantidades y los valores correspondientes al producto vendido, afectando la correspondiente carga tributaria.

Los campos que se deben diligenciar son:

 Comprobante. Dentro de un tipo de documento se pueden definir hasta 999 diferentes, con el fin de tener organizada la contabilización por áreas, sucursales o cualquier otro criterio dentro del mismo tipo.

 Descripción. La descripción que se debe asignar es una abreviatura de la utilización que se le dará a ese documento, para poder identificarlo en el momento de la captura.

 Numeración Inicial. Número desde el cual quiere empezar a generar el consecutivo de comprobantes.

 Documento Inactivo: Al marcar esta opción el sistema permite inhabilitar documentos no utilizados, para no ser elaborados al momento de ingresar por el modulo de documentos o por el modulo de contabilidad.



 Nro. Automática. Seleccionar la casilla si desea que la numeración la genere automáticamente el programa, de lo contrario deje en blanco.

 Número de Ítems. Digitar el número máximo de ítems o filas que quiere capturar dentro de un comprobante, se pueden definir máximo 250 ítems.

 Pág.Comp./Minerva (S/N/M). Si la impresión generada es estándar de acuerdo a los prototipos que trae el sistema, seleccione S si se quiere en una página completa, N si se desea en media página ó M si se desea en las formas minerva de comercialización genérica.

 Número de Copias. Número de copias que desea en la impresión de un documento. Debe tener en cuenta el tipo de impresora y el papel que

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