En Todos Los Sistemas De Procesamiento De Datos, Sin Considerar Su Modo De Procesado, Son Necesarias Cuatro Funciones, Y Cada Una Juega Un Papel Muy Importante Para Hacer Que El Sistema De Computación Sea Una Herramienta útil. Se Examinarán Las Funcion

UNIDAD II. TECNOLOGÍAS INFORMÁTICAS DE PROCESAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS

SEMA,GOMA,COAT

2.3 Modelos de procesos de datos con software de aplicación

2.3.1 Procesamiento de datos

En todos los sistemas de procesamiento de datos, sin considerar su modo de procesado, son necesarias cuatro funciones, y cada una juega un papel muy importante para hacer que el sistema de computación sea una herramienta útil. Se examinarán las funciones de a) recolección de datos, b) revisión (o "edición"), c) procesamiento y d) reporte. Saber de qué manera se llevan a cabo estas funciones ayudará a comprender mejor la operación de las computadoras en el procesamiento de los datos. También explicará mucho más acerca de interrelaciones de los modos de procesamiento y la organización de los archivos.

a) Recolección de datos

La función más fundamental llevada a cabo en el procesado de transacciones es la recolección de datos. Esta es una etapa necesaria tanto en los sistemas en línea como en los de lotes, y consiste en la captura, preparación y registro de los datos para su procesamiento. La captura de los datos debe llevarse a cabo lo más cercana posible tanto en espacio como en tiempo respecto de la fuente de la transacción. Normalmente es muy difícil; ya veces imposible, regresar y capturar datos después de que una transacción ya ha ocurrido. A esto se debe que los documentos de las ventas, por ejemplo, estén diseñados cuidadosamente para indicar al personal exactamente qué datos deben ser capturados en relación con las transacciones. Si los supervisores o los gerentes encuentran que los comprobantes de las ventas han sido diseñados en forma inadecuada o no están siendo utilizados correctamente, se deben tomar de inmediato las acciones correspondientes para mejorar la captura de los datos mediante un cambio de diseño en los comprobantes, o bien cambios en los procedimientos o ajustes de personal.

Adicionalmente a la captura de los datos en documentos fuente como los comprobantes o notas de venta, se verá que en muchos sistemas esto se hace directamente a través de una terminal de entrada. Los agentes de reservaciones de las líneas aéreas, por ejemplo, utilizan terminales diseñadas especialmente que tienen teclas específicas para ingresar los datos de número de vuelo, nombre del pasajero, fecha del vuelo, selección de asiento y otros por el estilo. De la misma manera, se han introducido terminales de punto de venta en la actividad de ventas al menudeo para la captura de datos. Estos dispositivos proporcionan ingreso directo para datos tales como el número de artículo del producto comprado, la cantidad comprada y el precio unitario. Para las ventas a crédi-to, también es necesario teclear datos de entrada en el número de cuenta del comprador, los cuales pueden ser convalidados inmediatamente. Verificando de inmediato en el registro de crédito almacenado en el archivo de cuentas a crédito. Si la cuenta no es válida o ya ha sido cancelada, la terminal puede bloquear los datos, impidiendo la venta a crédito.

También se pueden utilizar terminales ordinarias (pantallas, máquinas de escribir, etc.) para la captura de datos directa en línea, si el sistema está diseñado para recibir tales entradas. En estos casos, el usuario no puede confiar en teclas especiales para guiarse en el ingreso de los datos; en vez de ello, el software contiene muchos más controles para respaldar esta aplicación. Los programas indican al usuario cuáles son los datos requeridos y el orden adecuado en que deben ser

ingresados.

Previamente a la introducción de los datos para su procesado, deben estar preparados, esto es,

puestos en una forma que pueda ser utilizada por el sistema. En los sistemas en línea, esta etapa

puede estar integrada en los mismos procedimientos de entrada. En muchos sistemas de procesamiento

de transacciones es muy útil agregar un elemento de los datos que asigne la transacción a

una de varias categorías. A esto se le llama clasificación de transacciones. Por ejemplo, puede

desearse clasificar las transacciones sobre la base de que si van a agregar o a eliminar registros, o

bien a cambiar el contenido de registros almacenados. Si se agrega un nuevo cliente a un archivo de

cuentas por cobrar, bien se cancela (suprime) la cuenta de otro cliente, debe indicarse todo esto al

sistema. Por lo tanto, es posible incluir un elemento de datos en el registro de las transacciones que

indique al sistema la clase de transacción de que se trata, la cual a su vez la dirigirá hacia un modo

de procesamiento en lugar de a otro.

Un valor 1 podría ser asignado a las transacciones que agreguen nuevos registros; un valor 2, a

aquellas que eliminen registros, y 3 a aquellas que modifiquen registros existentes. Se podrían

utilizar también las letras A, B y C (con el significado de agregar, borrar o cambiar) o cualquier otra

clasificación o sistema de codificación que pueda ser fácilmente entendido por el personal de

sistemas. Si todas las transacciones procesadas por un determinado programa son siempre del

mismo tipo, podría optarse por omitir dicha clasificación. Por ejemplo, si un programa en sistema de

crédito siempre se usa para agregar nuevas cuentas y nunca procesa eliminaciones o cambios, es

posible omitir el código de clasificación; el programa podría estar desarrollado de manera que

siempre maneje una transacción como si fuera de agregar.

La codificación de los datos es la traducción (o traslado) de éstos desde el documento fuente a una

forma procesable por la máquina. El procedimiento es semejante al utilizado para clasificar

transacciones: los datos son examinados y traducidos a un código que sea significativo para el

programa de aplicación. Por ejemplo, un programa de personal puede requerir datos referentes

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