Ensayo De Acces

MICROSOFT ACCESS

¿Qué es Access?

Access es un sistema gestionador de base de datos

¿Qué es una base de datos? R= una base de datos es un sistema de almacenamiento ordenado.

¿Qué es un sistema gestionario de base de datos? R= es un programa que permite almacenar y organizar la información de una base de datos, sus siglas en ingles son DBMS (Data Base Magnament System)

¿Qué es una tabla? R= una tabla es un conjunto de datos acerca de un tema particular los datos de la tabla se representan en columnas (llamadas campos y filas llamadas registros). En una tabla un campo es una categoría o tipo de información fechas de nacimiento, precios, productos, etc.

Un registro es un conjunto de información de una persona o evento; puede ser toda la información o una transacción, cada registro de una tabla contiene el mismo tipo de información para cada registro

a) Crea un nuevo archivo de Access con extensión MDB

b) Esta opción contiene plantillas de fácil creación de proyectos en Access (base de datos para película para proyectores, para plantas, etc.

c) Habré archivos de Access que haya creado con anterioridad)

Tipos de Datos

Texto: se ocupa para texto o combinaciones y texto y números como direcciones también números de casa, postales, teléfono, su tamaño máximo es de 255 caracteres

Memo: se utiliza para texto y números largos como notas y descripciones tamaño máximo de 64000 caracteres

Fecha hora: se utiliza para manejar fechas u horas

Numérico: datos numéricos para cálculos matemáticos excepto cálculos de dinero

Moneda: utiliza el tipo de datos moneda para evitar que se redondeen los cálculos

Auto numérico: números secuenciales exclusivos en incremento de uno

Si/No: campos que solo contendrán uno de dos valores “si” “no”, verdadero o falso, activado o desactivado

: se utiliza para imágenes sonidos, videos, documentos de Word, Excel, etc. Esta opción tiene la posibilidad de incrustar o vincular los datos

Imper Vínculo: esta es una ruta de acceso a una dirección Web o a una dirección de red local

Asistente para Búsquedas: crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado

Campo Clave

El campo clave principal identifica de forma única cada registro en esa tabla

Relaciones

Las relaciones unen automáticamente el contenido de datos o más tablas

Como se Hace una Relación

1. Clic en el botón relaciones

2. Seleccionar las tablas

3. Unir tablas con la relación Deseada, jalando el campo de una tabla a otra

En Access Existen

a) Relación de uno a varias: es cuando dos o mas tabas están unidas mediante una clave principal y uno o dos campos normales

b) Relación de uno a uno: es cuando dos tablas están unidas ambas por una clave principal

c) Relación de Varios a Varios: es cuando dos o mas tablas comparten información mediante relaciones uno a varios o uno a uno

d) Relación Indeterminada: este tipo de relación parte sin clave principal en ambas tablas

Carácter Descripción

0 Digito (0 a 9, estado obligatoria, signos mas [+] y menos [-] no permitidos)

a) Digito o espacio (entrada no obligatoria, signo mas y menos no permitidos)

# Digito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en el modo

Edición, pero se eliminan cuando se guardan los datos, signos mas y menos permitidos)

L Letra (A a Z, entrada obligatoria)

? Letra (A a Z, entrada obligatoria)

A Letra o digito (entrada obligatoria)

a Letra o digito (entrada obligatoria)

& Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria)

C Cualquier carácter o un espacio (entrada obligatoria)

Formularios

Un formulario es a menudo el mejor diseño para introducir, cambiar y ver sus registros de datos. Al diseñar un formulario se especifica la manera en que se presentan los datos al abrir un formulario Access recupera los datos deseados por las tablas y los presenta de acuerdo con su diseño.

En su formulario es posible incluir listas de valores, colores para resaltar los datos importantes y presentar mensajes que le indiquen si hay un valor incorrecto además que presenta automáticamente el resultado de cálculos e incluir dos o más formularios en un formulario principal

Herramientas de Diseño

a) Barra de diseño: son diseños de formularios cuadro de herramientas y formato y diseño de informaes

b) Lista de Campos: recoge todos los campos de la tabla o consulta subyacente. Para colocar un campo, simplemente lo arrastramos de la lista de campos hasta los diseños

c) Cuadro de Herramientas: contienen iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones más habituales, como Guardar , Abrir , Imprimir , etc.

d) Propiedades: podemos utilizar la hoja de propiedades para ver o modificar las propiedades de cualquier control seleccionado en la ventana de diseño del formulario. Para ver haga clic en el siguiente botón

Tipos de Consulta

a) Consultas de selección: el tipo de consulta mas utilizado nos permite seleccionar registros, crear nuevos campos calculados y resumir nuestros datos

b) Consultas de tablas de referencias: cursadas agrupan datos en categorías y muestran valores en formato tipo hoja de calculo de resumen

c) Consultas de creación de tablas: crea una nueva tabla desde una hoja de respuestas dinámicas

d) Consultas de actualización: nos permite realizar cambios globales en los datos de una o mas tablas

e) Consulta de datos anexados: añade registros de una o mas tablas al final

f) Consulta de eliminación: elimina un grupo de registros de uno o mas tablas

Elementos de la Ventana de Diseño de Consulta

Los menús de Access

En la ventana de Access, como en todos los programas de Microsoft, hay un Menú y una Barra de herramientas. La diferencia de Access es que tiene 22 barras de herramientas distintas. Las barras de herramientas y el menú varían según el elemento que esté seleccionado: tablas, consultas, formularios, informes...

Nada más crear una base de datos, no todos los botones están activos. Irán variando según se vayan añadiendo elementos a la base de datos y según lo que se seleccione; tabla, consulta, formulario, informe, macros, módulos…

La barra de herramientas tiene los botones agrupados por la función que realizan, muchos de estos grupos se repiten en las diferentes barras.Estos son todos los botones que componen la barra de herramienta de la ventana general de Access. Según se vayan viendo los diferentes elementos de Acces se verá que en sus barras aparecen muchos de estos elementos y otros nuevos:

1º. Crea una nueva base de datos

2º. Abre una base de datos ya existente

3º. Guarda la base de datos actual

1º. Imprime el elemento seleccionado

2º. Muestra la presentación preliminar de lo que se imprimirá

3º. Corrige la ortografía

1º. Cortar

2º. Copiar

3º. Pegar

4º. Copiar sólo el formato

Deshacer: deshace la última acción realizada.

Estos son los vínculos que tiene Access con el Office:

Con el MS Word para combinar y publicar (correspondencia)

Con Excel para analizar los datos

Estas opciones analizan los datos

Estos botones sirven para elegir cómo se quieren ver los iconos dentro de la ventana. Grandes, pequeños, la lista, o todos los detalles del documento

Código

Muestra las propiedades del elemento que esté seleccionado, la fecha de creación, y la última modificación

Muestra las relaciones existentes entre las tablas o ayuda a crearlas

Crea nuevos elementos de la base de datos

Llama al ayudante de Office

Datos de aspecto agradable

Un formulario es un tipo de objeto de base de datos que se utiliza fundamentalmente para introducir o mostrar datos en una base de datos. También puede usar un formulario como un panel de control que abra otros formularios e informes en la base de datos, o como un cuadro de diálogo personalizado que aceptar los datos del usuario y realiza la acción basada en la entrada.

• Formulario de entrada de datos

• Formulario de panel de control

Cuadro de diálogo personalizado

La mayoría de los formularios están enlazados a una o varias tablas y consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.) de la base de datos. El origen de registros (origen de registros: origen de datos subyacente de un formulario, informe o página de acceso a datos. En una base de datos de Access, puede ser una tabla, una consulta o una instrucción SQL. En un proyecto de Access, puede ser una tabla, una vista, una instrucción SQL o un procedimiento almacenado.)

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