FORMULACIÓN DE PROYECTOS
Enviado por Shirley1978 • 17 de Junio de 2015 • 1.353 Palabras (6 Páginas) • 161 Visitas
SISTEMATIZACION DE CORRESPONDENCIA DE LA SECRETARIA DE PLANEACION DE UN MUNICIPIO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
TECNOLOGIA EN ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION
2015
SISTEMATIZACION DE CORRESPONDENCIA DE LA SECRETARIA DE PLANEACION DE UN MUNICIPIO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
TECNOLOGIA EN ANALISIS Y DESARROLLO DE SISTEMAS DE INFORMACION
2015
Contenido
INTRODUCCION 4
1. PROBLEMA 5
2. SE REQUIERE DE: 5
3. PREGUNTA 5
4. JUSTIFICACION 5
5. OBJETIVO GENERAL 6
6. OBJETIVO ESPECIFICO 6
7. ALCANCE DEL PROYECTO 7
8. BENEFICIARIOS 7
9. IMPACTO 7
10. RESTRICCIONES 8
11. RIESGOS 8
CONCLUSIONES 9
BIBLIOGRAFIA 10
INTRODUCCION
El proceso de comunicación es un elemento fundamental para cualquier empresa. Es por medio de éste que se establecen las relaciones internas y externas de una empresa o entidad.
Dentro del proceso de comunicación se encuentra la correspondencia, el cual es uno de los mecanismos vitales dentro de este proceso. A través de la correspondencia, toda empresa o entidad, puede transferir información vitalicia para la implementación de los diversos procesos que componen el desarrollo de su productividad.
La sistematización de este proceso, proporciona a una empresa o entidad, la agilización en el proceso de comunicación y consecuentemente, genera un mejor desarrollo de los procesos productivos de ésta.
El presente proyecto, da a conocer la importancia que tiene la sistematización del proceso de correspondencia, las diversas problemáticas que hoy día persisten en una empresa debido a la mala manipulación de su correspondencia y los pasos realizados en el desarrollo e implementación de una aplicación web, que modela el proceso de correspondencia empleado en la Contraloría General de Santander.
1. PROBLEMA
Las comunicaciones en una empresa o entidad, tanto las exteriores como las interiores, se hacen a través de documentos escritos. Hay distintos modelos de documentos, pero el presente proyecto, se enfatiza en documentos utilizados especialmente en entidades gubernamentales, como lo En la secretaria de planeación municipal. Dichos documentos son: cartas circulares, comunicaciones breves y los documentos intercambiados por particulares y este organismo público (la instancia, el oficio y el certificado).
La correspondencia es una actividad de vital importancia para cualquier entidad ya que permite el trato reciproco entre dos personas mediante un documento escrito, con el fin de entablar una conversación de interés específico.
En la secretaria de planeación municipal de Salazar de las palmas la correspondencia llega radicada de la oficina de archivo, al recibir la correspondencia esta se archiva para dar respuesta, pero por las arduas labores que se maneja en secretaria, la correspondencia en ocasiones se nos es olvidada en responder.
2. SE REQUIERE DE:
Un sistema que nos permite alertar, realizar y evacuar de manera oportuna la correspondencia.
3. PREGUNTA
¿Cómo generar un mecanismo que nos mantenga respondiendo la correspondencia?
4. JUSTIFICACION
Todas las actividades que tienen que ver con la administración documental, necesariamente deben estar inscritas dentro de los principios que establecen la Constitución Nacional y la Ley General de Archivos, actividades ceñidas a las más altas exigencias de la ética y de la moral en el servicio al ciudadano. Es importante insistir en la necesidad de respetar esos principios fundamentales, que deban guiar a quienes se encargan de desarrollar todo tipo procesos archivísticos y en particular a los responsables de ese primer contacto que tienen las instituciones con la comunidad, como son las Unidades de Correspondencia.
La Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico. La Ley 594 de 2000 establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.
Por lo anterior, LA SECRETARIA DE PLANEACION debe acogerse a los lineamientos y parámetros establecidos en el Acuerdo 060 de 2001 expedido por EL Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”.
De
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