Gestion Documental En El Mep

GESTION DOCUMENTAL EN EL MEP

La explosión documental a la que se enfrenta el Ministerio de Educación, el hacinamiento de la información así como, la falta de espacio en las oficinas nos llevan a la búsqueda de nuevas alternativas, métodos de organización documental como también el asegurar la integridad de la información y su adecuada conservación.

Para lo anterior, se requiere realizar los siguientes procesos, indispensables para alcanzar los objetivos que se propone el Ministerio de Educación Pública:

Gestión Documental: Consiste en establecer un conjunto de normas, técnicas y prácticas a emplear para administrar el flujo de documentos que genera cada una de las instancias del Ministerio de Educación, que le permita la recuperación de información, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que no tengan ningún valor legal ni utilidad, conforme a la normativa mencionada anteriormente, y asegurar la conservación indefinida de los documentos indispensable, aplicando principios de racionalización y economía.

Organización de expedientes: la organización de los expedientes de recursos humanos contienen un conjunto de actividades básicas e indispensables que no pueden obviarse, antes de cualquier proceso de informatización y/o digitalización de los documentos, la identificación (corroborar que cada documento esté ubicado en el expediente que corresponde), la clasificación (en cuatro apartados según la normativa vigente), la ordenación de los documentos (de forma cronológica), el foliado y escaneo son actividades básicas en todo proceso de gestión de la documentación, por lo que debe considerarse siempre “el juicio del experto”, quien determinará no solo el orden que debe mantener el expediente, sino cuales documentos deben permanecer en él.

Informatización de documentos: (Último paso del proceso) Consiste en disponer de una tecnología informática, con un programa que permita la interconexión de toda la información que se genera de cada uno de los servidores, (Expediente Único) y que legal y técnicamente, sea imprescindible conservar en los respectivos expedientes laborales, misma que, en estos momentos se encuentra dispersa en diferentes expedientes físicos: laboral, de carrera profesional, médico, administrativo, documentos utilizados para el nombramiento, documentos utilizados para el trámite de pago de dedicación exclusiva.

Descentralización del Servicio: Con este paso, se pretende a mediano plazo, la descentralización de los programas a todas las Direcciones Regionales del Ministerio de Educación, para efectos de consulta para la atención del público y servicio al cliente, la cual pueda realizarse en línea, incluyendo la digitalización de los documentos que permita la búsqueda mediante parámetros previamente establecidos.

Impacto: La ejecución de este proyecto, brindará beneficios, tanto en el manejo de documentos como en la prestación del servicio así como disminución en la gestión de diversos trámites legales, como: dar respuesta a diferentes reclamos, recursos de amparo, amparos de legalidad y resoluciones constitucionales, entre otros. El solo hecho de pasar de la forma actual de gestión de la documentación de los expedientes laborales de los empleados del Ministerio de Educación, dispersos casi que por actividad o proceso, situación que obstaculiza y atrasa en forma exagerada la consecución de los objetivos del Departamento de Registros Laborales, a un expediente único, que permita eficiencia y eficacia en la consecución de las labores y en el servicio que presta.

Así mismo con la ejecución del proyecto en mención, se logrará corregir el difícil manejo de las versiones finales de documentos, el extravío o deterioro y duplicación de documentación y, eliminar gasto en fotocopiado innecesario, ya que todo esto genera pérdida de tiempo en la búsqueda de la documentación debido a que los plazos de respuesta son muy lentos entorpeciendo la calidad de las actividades al no poder entregar información en forma ágil y oportuna.

En definitiva, el impacto que puede tener la correcta implementación de un diseño de sistema de gestión documental, incluyendo la organización e informatización de los documentos que conforman el expediente laboral de los servidores del MEP, se medirá con el éxito que obtendrá en la eficiencia de la gestión del conocimiento y aprendizaje organizacional, gracias al ordenamiento, reconstrucción y archivo de todos los documentos por archivar, la clasificación, ordenación, depuración y foliado de la información alcanzando niveles altos de organización de la documentación.

Problemática

La era digital define como un documento más que una simple hoja de papel. Actualmente se cuenta con una gran cantidad de documentos digitales importantes como lo es el correo electrónico el cual representa más del 70% de nuestras transacciones de negocios de hoy en día.

Un correo electrónico impreso no tiene gran relevancia, no es posible asegurar su integridad, validar su fecha, hora, su dirección IP origen así como los puntos de recorrido. Para poder dar cierto valor a un correo electrónico se requiere una firma digital, la cual al no ser plasmada físicamente, no puede ser impresa, por lo que se tiene que archivar en forma digital de manera íntegra, con sus adjuntos y certificados digitales.

Al igual, existen muchos otros documentos o archivos que no pueden ser impresos, porque ya sea que pierde parte de su contenido o por su naturaleza del todo no se pueden imprimir. Como lo son los archivos de hojas de cálculo, fotografías digitales, videos, entre otros, y que igual pueden utilizar firma digital, que requieren ser almacenados digitalmente.

Ante esta necesidad digital, en el año 2009, mediante la licitación 2009LA-000493-55500, el Ministerio de Educación Pública adquirió un sistema de gestión documental, que permite capturar, almacenar, integrar, consultar y administrar documentos digitales parte de nuestro diario que hacer de las diferentes direcciones de este Ministerio, así como realizar gestiones relacionadas con los mismos. Este sistema abarca documentos, expedientes, correo electrónico, hojas de cálculos, flujos, presentaciones, entre otros; el cual fue solicitado por el Departamento de Recursos Humanos, y está siendo utilizado únicamente por él.

Sin embargo se considera que el sistema está siendo subutilizado, desperdiciando muchas funcionalidades que ofrece las cuales no fueron

...