Informe De Auditoria

Tema 8. EL INFORME DE AUDITORÍA

1. INTRODUCCIÓN

2. EL INFORME DE AUDITORÍA

2.1. CONTENIDO

2.2. REDACCIÓN DE NOTAS DE NO CONFORMIDAD

2.3. CATEGORIZACIÓN DE HALLAZGOS

2.4. INFORMES SOBRE PUNTOS FUERTES Y PUNTOS DÉBILES

2.5. EDICIÓN

3. PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES

1. INTRODUCCIÓN

Como se ha indicado, el último acto de una auditoría de valoración es el informe. En último término es la base por la que se juzga al profesional auditor.

2. EL INFORME DE AUDITORÍA

El informe de auditoría se prepara bajo la dirección del auditor jefe (fechado y firmado por él), el cual es responsable de que sea preciso y completo

El informe debe escribirse con corrección en el idioma en que se haya desarrollado la auditoría y con la debida atención a la presentación y ortografía.

En caso de que su presentación no sea posible en la reunión de cierre de auditoría por no disponibilidad del tiempo necesario, o en caso de que su presentación en ese foro no fuese procedente en función de la relación cliente/auditado, en un plazo determinado, lo mas recomendable es que no supere los cinco días hábiles, después de realizar la auditoría, el auditor jefe emitirá el informe correspondiente según un formato previamente establecido.

2.1. CONTENIDO

Este informe contendrá como mínimo la siguiente información:

a) Descripción del objeto y alcance de la auditoría

b) Detalle del plan de auditoría, identificación de los miembros del equipo auditor y de los representantes del auditado, fechas de la auditoría e identificación específica del auditado.

c) Identificación de los documentos de referencia contra los cuales se ha realizado la auditoría (norma del sistema de calidad, manual de calidad del auditado, etc.).

d) Relación de las No Conformidades detectadas, adjuntándose todos los formatos de no conformidad elaborados.

e) Resumen de los resultados de la auditoría, incluyendo la apreciación del equipo auditor sobre el grado de conformidad del auditado con la norma aplicable del sistema de la calidad y la documentación relacionada.

f) Descripción, si es aplicable, de las recomendaciones para cerrar las no conformidades detectadas.

2.2. REDACCIÓN DE NOTAS DE NO CONFORMIDAD

Durante la realización de una Auditoría, una vez que el auditor haya llegado a la conclusión objetiva de que existe un incumplimiento con respecto a lo establecido en el Sistema o Norma de referencia, deberá documentarlo y elaborar una Nota de no-conformidad o desviación.

Antes de elaborar estas notas, se deben discutir francamente con el responsable de calidad o con el responsable de área involucrada y obtener su conformidad con el hallazgo.

Estas Notas deben ser elaboradas muy conscientemente manifestando solamente los hechos encontrados y cuál es, sin lugar a dudas, el requerimiento que incumplen, para lo cual el equipo auditor ha de tomar suficiente tiempo de reflexión.

Cada nota de no-conformidad se ha de redactar de forma clara y concisa, de tal suerte que no sólo sirvan para informar de los incumplimientos a la Empresa sino que, además, de ellas se desprenda cuáles son los pasos a seguir por la Firma para solucionar o corregir la no- conformidad. Son documentos que han de servir, asimismo, de información para el auditor (puede no ser el mismo) que ha de comprobar en visitas posteriores si las no- conformidades han sido solucionadas.

Cada nota de no-conformidad podría incluir la siguiente información:

 IDENTIFICACIÓN: Área Auditada, Especificación aplicable (Norma y Párrafo/ Procedimiento), Fecha, Nº de Auditoría y Nº de Nota).

 Hallazgo o DESVIACIÓN: Incumplimiento observado, norma o procedimiento incumplido, evidencias detectadas del incumplimiento y frecuencia de aparición.

Las evidencias, pruebas de hallazgo, deben ser objetivas y establecidas en base a:

 Revisión documental.

 Observación de hechos.

 Entrevistas/ Toma de Notas.

 Muestreo de Registros.

 CATEGORIZACIÓN: Grave, Leve u Observación.

 RATIFICACIÓN: Firmas de Auditores y Responsable del Área Auditada.

 CORRECCIÓN: Acuerdo de Acción Correctora a implantar con establecimiento del plazo y responsable de llevarla a efecto.

 CIERRE: Constatación de la efectividad de la acción correctora prevista por el auditor

Ejemplos típicos de inicio de texto de Desviación:

“No existe evidencia objetiva de que...”

“No todos...”

“Algunos...”

“No siempre, en algunos casos...”

“Se ha podido contrastar”

2.3. CATEGORIZACIÓN DE DESVIACIONES

 NO CONFORMIDADES GRAVES

Se deben a la ausencia de, o un fallo total de un requisito de la norma o cualquier no conformidad cuyo efecto pueda resultar perjudicial para la integridad de un producto o servicio.

o Indican que el Sistema falla.

o Afectan o pueden afectar directamente a la calidad del producto / servicio.

o Deben solucionarse inmediatamente.

Ejemplos:

∙ No se han definido ni documentado la política de la calidad y los procedimientos exigidos por la norma.

∙ No se han rectificado deficiencias del Sistema encontradas en la Auditoría anterior.

∙ Los registros de calidad no son suficientes para demostrar la efectiva operación del Sistema.

∙ Ausencia total de implantación de un aspecto o requisito d la norma, como por ejemplo, el seguimiento y medición de los procesos

 NO CONFORMIDADES LEVES

Suponen un fallo leve del sistema respecto a los requisitos de la norma.

o Son fallos del Sistema aislados, no sistemáticos.

o No afectan directamente a la calidad del producto/ servicio.

o Han de ser solucionados, pero no requieren de forma perentoria que se haga inmediatamente.

Ejemplos:

∙ Un fallo en la revisión de un contrato

∙ Calibración caducada en un aparato de medida.

∙ Se encuentran pequeñas variaciones en la ejecución de un procedimiento documentado.

∙ Alguna acción correctora acordada, resultante de una auditoría interna anterior, permanece pendiente.

 OBSERVACIÓN

Las Observaciones no constituyen una desviación.

o Suponen circunstancias o situaciones que sin suponer incumplimientos propiamente dichos, pueden ocasionarlos en algún momento.

o Pueden ser oportunidades de mejora

o No requieren acciones correctoras. Requieren que se analice el comentario del auditor y que la empresa auditada tome acciones si las considera necesarias. No es necesario someter dichas acciones al equipo auditor.

Ejemplos:

∙ Los indicadores definidos para seguimiento y medición de los procesos pueden resultar insuficientes para demostrar su capacidad para cumplir los requisitos especificados.

∙ Los informes de revisión del sistema por la dirección podrían ser mas explícitos en relación con la información y datos analizados (incidencias, reclamaciones, resultados de indicadores, etc.) al efecto de facilitar su seguimiento y soportar la interpretación de las conclusiones reflejadas

2.4. INFORMES SOBRE PUNTOS FUERTES Y PUNTOS DÉBILES

Si se trata de auditorías internas en una organización con emplazamientos múltiples, ya sea en una base nacional o internacional, es probable que los auditores planteen este punto. El auditado ve, muy claramente, que los problemas expuestos durante una auditoría pueden influir sobre las decisiones generales del negocio. La alta dirección de la organización examinará los resultados de la auditoría y los comparará entre las diversas fábricas, quizás en detrimento suyo. En la vida real éste es el caso, con frecuencia, a pesar de que también deben considerarse los factores de actuación.

No obstante, el equipo auditor y la dirección del programa de auditoría se enfrentarán a presiones del auditado para que incluya en el informe compensaciones a cualquier deficiencia y no- conformidad que se haya descubierto, bajo la forma de las fuerzas o potencias de la explotación. ¡Lo que están buscando son unas cuantas buenas noticias que compensen las malas!

Este camino está plagado de dificultades, por lo menos para el auditor. El problema mayor es que cuando se observan de una forma objetiva, es frecuente que esas buenas noticias o potencias tan apreciadas resulten no ser otra cosa que el nivel de actuación exigido por las políticas y procedimientos de la organización o empresa en la que se realiza la auditoría.

Hay que recordar que la auditoría interna, en el contexto de la calidad, acostumbra a girar alrededor de la definición, puesta en práctica y eficacia del sistema de calidad. Si resulta que está totalmente definido, puesto en práctica adecuadamente y sus niveles de actuación de calidad están a la altura del objetivo esperado o por encima de él, esto es lo que se esperaba y por lo que se paga. Sólo si algo puede establecerte claramente que se encuentra «por encima y más allá de la llamada del deber» puede considerarse excepcional. Las mejoras realmente innovadoras y los logros especiales deben ser considerados muy cuidadosamente, antes de que se incluya una mención en el informe de la auditoría. La situación puede suavizarse gracias a la inclusión en el resumen ejecutivo del informe de alguna evaluación de la totalidad de la conformidad con los objetivos de la auditoría. Por ejemplo, las no- conformidades podrían expresarte por medio de un porcentaje de la eficacia total de la puesta en práctica: «Las no- conformidades descubiertas indican que la puesta en práctica del sistema exigido se ha conseguido en un nivel del 92%».

Finalmente, una ampliación adicional de este argumento surge del hecho de que durante una serie de auditorías continuas debe hacerse una cierta evaluación del movimiento de los resultados, de auditoría a auditoría. Si se adopta la política de que la norma es informar de las excepciones, limitando así los informes a una declaración de las no- conformidades halladas, sigue dándose la cuestión de «¿,Cómo puede determinar la alta dirección si un informe indica un cambio a mejor o no?» El problema no se reduce por el hecho de que la tendencia sea considerar el número de no- conformidades de las que se informe, como una indicación del status de actuación y mejora de la fábrica o la función. Pero eso puede proporcionar unos resultados absolutamente engañosos y conducir a que la alta dirección saque unas presunciones erróneas.

2.5. EDICIÓN

El auditor jefe deberá verificar los siguientes aspectos del informe:

Cuidada y pulcra presentación

El informe debe presentarse adecuadamente titulado con numeración uniforme, con anexos claros y útiles, sin manchas, correcciones o faltas de mecanografía, y, no digamos ya, de ortografía, que serían imperdonables.

El destinatario del informe asociará inconscientemente la Calidad del informe con la de la auditoría. Comentarios del tipo de "¿Cómo se puede uno fiar de estos auditores si no saben escribir?, surgen en casos en que el auditor redactó correctamente en un principio, pero no se detuvo a corregir el texto del informe después de haberlo mecanografiado. Como es lógico, al auditor que se le olvida corregir las erratas de un informe final se le pueden achacar otros descuidos durante el transcurso de la auditoría.

Redacción correcta

Del informe deben suprimirse las afirmaciones contundentes y el lenguaje agresivo o hiriente. La redacción de un informe debe ser clara, breve y sencilla, suprimiendo lo innecesario, así como los tópicos y frases hechas, de forma que se comunique al lector lo que realmente se quiere decir, sin posibles confusiones o malas interpretaciones.

Fácil manejo y lectura

Los informes que no sean manejables, difícilmente serán leídos y, si un informe de auditoría no se lee, la responsabilidad será del propio auditor. Lo que realmente interesa, atrae la atención. Haga que los informes de auditoría interesen a su cliente, para lo cual su lectura tiene que ser lo más cómoda y rápida posible. Deben ser escritos en letra lo suficientemente grande, con profusión de puntos y aparte, con los epígrafes adecuadamente titulados y amplios espacios libres.

Brevedad y concisión

Se debe procurar que los informes sean lo más breves posible, para lo cual no se debe incluir en ellos información farragosa y documentación innecesaria, que debe encontrar su sitio en el correspondiente soporte del mismo, junto con los papeles de trabajo de los auditores.

La concisión es la exigencia de suprimir del informe todo lo que no ayude a comunicar claramente las ideas o formulaciones importantes del mismo. Siempre hay que tratar de cumplir la regla “máxima información con el menor número de elementos posible”.

Exactitud

Los informes de auditoría han de ser exactos, precisos, veraces y objetivos, lo que implica que deben estar debidamente documentados. Cada afirmación debe basarse en hechos suficientemente analizados y probados. De no ser así, es preciso indicar que la información ha sido facilitada, pero no verificada por los auditores. Hay que evitar a toda costa redactar observaciones o desviaciones que induzcan a ambigüedades o dobles sentidos.

Claridad

Las observaciones y no conformidades se han de abordar de modo directo. Una confusa o deficiente estructura del informe puede restar interés al lector en el tema o crearle una visión distorsionada.

Las aclaraciones minuciosas de cuestiones técnicas son, en general, innecesarias, salvo que se dirijan al responsable de un departamento técnico.

Tono

Debe asumirse un tono profesional, enjuiciando hechos y funciones, no a las personas, y dando a los hechos la importancia que realmente les corresponde.

Objetividad

El informe debe reflejar realidades objetivas, evitando introducir rasgos subjetivos en la redacción de las observaciones. Por contra, en la exposición de las opiniones y conclusiones de auditoría interna sí juegan, necesariamente, un papel destacado las ideas y enfoques personales del auditor.

Anexos

Pueden ser considerados en función del modelo de informe elegido. En caso de que existan, los anexos se destinan, por lo común, a contener los detalles resultantes de las comprobaciones que ha efectuado el auditor.

Su finalidad fundamental es presentar los pormenores necesarios de forma separada, aunque formando parte del contenido general del informe, con el propósito de contribuir a la mayor concisión del texto y hacer del mismo un material de lectura más ágil.

Cada anexo tendrá un título apropiado a la naturaleza de su contenido.

3. PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES EN LA REUNIÓN FINAL

Cuando finaliza la auditoría debe mantenerse la reunión final. Todas las consideraciones realizadas anteriormente son aplicables, pero además hay algunos consejos que dar al conductor de la reunión para utilizarlos como sea conveniente en la presentación del informe:

1.- Agradecer la ayuda y colaboración recibidas durante la auditoría sin hacer mención en este punto a ningún problema.

2.- Explicar que la evaluación se basa en pequeñas muestras tomadas del entorno de trabajo. Sea breve y cuidadoso en la selección de las palabras.

3.- Pida que, en la medida de lo posible, las preguntas o comentarios a las no conformidades se realicen una vez terminada su presentación. Sea razonable pero estricto en su explicación de ahora en adelante.

4.- Explique que solamente son reflejadas en el informe las discrepancias actuales detectadas y testificadas por los representantes del área auditada. Si el informe afecta a más de una persona, hágales conocer este hecho así como las áreas a las que pertenecen.

5.- Recuerde el significado de desviaciones y observaciones y sus consecuencias.

6.- Haga hincapié en que el énfasis necesario sobre los aspectos negativos no quiere decir que no existan aspectos positivos.

7.- Debe darse un sumario de las desviaciones encontradas, de forma clara y directa.

8.- Invite a que los oyentes formulen preguntas y comentarios.

9.- Discuta y acuerde las acciones de seguimiento oportunas, si procede.

Si a pesar de la cualificación del auditor, la reunión se transforma en agresiva y se le va de las manos, lo mejor que puede hacerse es sugerir un aplazamiento para enfriar los ánimos y tratar de convencer con la firme intención de alcanzar un acuerdo. Utilice el tiempo que precise para considerar qué es lo que fue mal y cómo puede rectificarse.

Lo que se discute, fundamentalmente, son las desviaciones detectadas, que constituyen la esencia de los informes..

Lo que hay que hacer:

∙ Discutir con los auditados los principales puntos suscitados por la auditoría antes de redactar el informe. No es necesario tener las conclusiones por escrito. Bastará comentarlas una por una, indicando cuál será su contenido.

∙ Reflejar en el informe los acuerdos de la reunión, fijando plazos para cumplir las acciones correctoras aceptadas.

Lo que no se debe hacer:

∙ Dejar de discutir las conclusiones de la auditoría con el auditado y enviar el informe directamente a su superior, previa entrega de copia al auditado. Una actuación todavía más negativa sería mandar a la dirección el informe, sin conocimiento previo de ninguna persona del área auditada.

Esta situación tan negativa significaría:

a) Que los auditados oirán por primera vez las conclusiones de la auditoría a través de los reproches de su superior.

b) Que toda la cooperación futura del auditado habrá sido comprometida.

c) Que, en el caso de auditoría interna, ésta será percibida como un espionaje.

d) Que existan desviaciones que, por no ser discutidas con el auditado, no hayan sido debidamente aclaradas, pudiendo dar lugar a desviaciones inexistentes debidas a apreciaciones del auditor que no han sido debidamente contrastadas.

Otras observaciones

Como regla general se deberá considerar que cada uno lo hace lo mejor que puede en su trabajo y que, cuando fracasa, se debe a una formación inadecuada o a una mala elección de las prioridades, más que a una falta individual.

Hay que asegurarse de que las conclusiones de auditoría son objetivas y pertinentes.

Es importante evaluar el beneficio ligado a la ejecución de las recomendaciones, como argumento para su inmediata aplicación.

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