Informe De Auditoria

Tema 8. EL INFORME DE AUDITORÍA

1. INTRODUCCIÓN

2. EL INFORME DE AUDITORÍA

2.1. CONTENIDO

2.2. REDACCIÓN DE NOTAS DE NO CONFORMIDAD

2.3. CATEGORIZACIÓN DE HALLAZGOS

2.4. INFORMES SOBRE PUNTOS FUERTES Y PUNTOS DÉBILES

2.5. EDICIÓN

3. PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES

1. INTRODUCCIÓN

Como se ha indicado, el último acto de una auditoría de valoración es el informe. En último término es la base por la que se juzga al profesional auditor.

2. EL INFORME DE AUDITORÍA

El informe de auditoría se prepara bajo la dirección del auditor jefe (fechado y firmado por él), el cual es responsable de que sea preciso y completo

El informe debe escribirse con corrección en el idioma en que se haya desarrollado la auditoría y con la debida atención a la presentación y ortografía.

En caso de que su presentación no sea posible en la reunión de cierre de auditoría por no disponibilidad del tiempo necesario, o en caso de que su presentación en ese foro no fuese procedente en función de la relación cliente/auditado, en un plazo determinado, lo mas recomendable es que no supere los cinco días hábiles, después de realizar la auditoría, el auditor jefe emitirá el informe correspondiente según un formato previamente establecido.

2.1. CONTENIDO

Este informe contendrá como mínimo la siguiente información:

a) Descripción del objeto y alcance de la auditoría

b) Detalle del plan de auditoría, identificación de los miembros del equipo auditor y de los representantes del auditado, fechas de la auditoría e identificación específica del auditado.

c) Identificación de los documentos de referencia contra los cuales se ha realizado la auditoría (norma del sistema de calidad, manual de calidad del auditado, etc.).

d) Relación de las No Conformidades detectadas, adjuntándose todos los formatos de no conformidad elaborados.

e) Resumen de los resultados de la auditoría, incluyendo la apreciación del equipo auditor sobre el grado de conformidad del auditado con la norma aplicable del sistema de la calidad y la documentación relacionada.

f) Descripción, si es aplicable, de las recomendaciones para cerrar las no conformidades detectadas.

2.2. REDACCIÓN DE NOTAS DE NO CONFORMIDAD

Durante la realización de una Auditoría, una vez que el auditor haya llegado a la conclusión objetiva de que existe un incumplimiento con respecto a lo establecido en el Sistema o Norma de referencia, deberá documentarlo y elaborar una Nota de no-conformidad o desviación.

Antes de elaborar estas notas, se deben discutir francamente con el responsable de calidad o con el responsable de área involucrada y obtener su conformidad con el hallazgo.

Estas Notas deben ser elaboradas muy conscientemente manifestando solamente los hechos encontrados y cuál es, sin lugar a dudas, el requerimiento que incumplen, para lo cual el equipo auditor ha de tomar suficiente tiempo de reflexión.

Cada nota de no-conformidad se ha de redactar de forma clara y concisa, de tal suerte que no sólo sirvan para informar de los incumplimientos a la Empresa sino que, además, de ellas se desprenda cuáles son los pasos a seguir por la Firma para solucionar o corregir la no- conformidad. Son documentos que han de servir, asimismo, de información para el auditor (puede no ser el mismo) que ha de comprobar en visitas posteriores si las no- conformidades han sido solucionadas.

Cada nota de no-conformidad podría incluir la siguiente información:

 IDENTIFICACIÓN: Área Auditada, Especificación aplicable (Norma y Párrafo/ Procedimiento), Fecha, Nº de Auditoría y Nº de Nota).

 Hallazgo o DESVIACIÓN: Incumplimiento observado, norma o procedimiento incumplido, evidencias detectadas del incumplimiento y frecuencia de aparición.

Las evidencias, pruebas de hallazgo, deben ser objetivas y establecidas en base a:

 Revisión documental.

 Observación de hechos.

 Entrevistas/ Toma de Notas.

 Muestreo de Registros.

 CATEGORIZACIÓN: Grave, Leve u Observación.

 RATIFICACIÓN: Firmas de Auditores y Responsable del Área Auditada.

 CORRECCIÓN: Acuerdo de Acción Correctora a implantar con establecimiento del plazo y responsable de llevarla a efecto.

 CIERRE: Constatación de la efectividad de la acción correctora prevista por el auditor

Ejemplos típicos de inicio de texto de Desviación:

“No existe evidencia objetiva de que...”

“No todos...”

“Algunos...”

“No siempre, en algunos casos...”

“Se ha podido contrastar”

2.3. CATEGORIZACIÓN DE DESVIACIONES

 NO CONFORMIDADES GRAVES

Se deben a la ausencia de, o un fallo total de un requisito de la norma o cualquier no conformidad cuyo efecto pueda resultar perjudicial para la integridad de un producto o servicio.

o Indican que el Sistema falla.

o Afectan o pueden afectar directamente a la calidad del producto / servicio.

o Deben solucionarse inmediatamente.

Ejemplos:

∙ No se han definido ni documentado la política de la calidad y los procedimientos exigidos por la norma.

∙ No se han rectificado deficiencias del Sistema encontradas en la Auditoría anterior.

∙ Los registros de calidad no son suficientes para demostrar la efectiva operación del Sistema.

∙ Ausencia total de implantación de un aspecto o requisito d la norma, como por ejemplo, el seguimiento y medición de los procesos

 NO CONFORMIDADES LEVES

Suponen un fallo leve del sistema respecto a los requisitos de la norma.

o Son fallos del Sistema aislados, no sistemáticos.

o No afectan directamente a la calidad del producto/ servicio.

o Han de ser solucionados, pero no requieren de forma perentoria que se haga inmediatamente.

Ejemplos:

∙ Un fallo en la revisión de un contrato

∙ Calibración caducada en un aparato de medida.

∙ Se encuentran pequeñas variaciones en la ejecución de un procedimiento documentado.

∙ Alguna acción correctora acordada, resultante de una auditoría interna anterior, permanece pendiente.

 OBSERVACIÓN

Las Observaciones no constituyen una desviación.

o Suponen circunstancias o situaciones que sin suponer incumplimientos propiamente dichos, pueden ocasionarlos en algún momento.

o Pueden ser oportunidades de mejora

o No requieren acciones correctoras. Requieren que se analice el comentario del auditor y que la empresa auditada tome acciones si las considera necesarias. No es necesario someter dichas acciones al equipo auditor.

Ejemplos:

∙ Los indicadores definidos para seguimiento y medición de los procesos pueden resultar insuficientes para demostrar su capacidad para cumplir los requisitos especificados.

∙ Los informes de revisión del sistema por la dirección podrían ser mas explícitos en relación con la información y datos analizados (incidencias, reclamaciones, resultados de indicadores, etc.) al efecto de facilitar su seguimiento y soportar la interpretación de las conclusiones reflejadas

2.4. INFORMES SOBRE PUNTOS FUERTES Y PUNTOS DÉBILES

Si se trata de auditorías internas en una organización con emplazamientos múltiples, ya sea en una base nacional o internacional, es probable que los auditores planteen este punto. El auditado ve, muy claramente, que los problemas expuestos durante una auditoría pueden influir sobre las decisiones generales del negocio. La alta dirección de la organización examinará los resultados de la auditoría y los comparará entre las diversas fábricas, quizás en detrimento suyo. En la vida real éste es el caso, con frecuencia, a pesar de que también deben considerarse los factores de actuación.

No obstante, el equipo auditor y la dirección del programa de auditoría se enfrentarán a presiones del auditado para que incluya en el informe compensaciones a cualquier deficiencia y no- conformidad que se haya descubierto, bajo la forma de las fuerzas o potencias de la explotación. ¡Lo que están buscando son unas cuantas buenas noticias que compensen las malas!

Este camino está plagado de dificultades, por lo menos para el auditor. El problema mayor es que cuando se observan de una forma objetiva, es frecuente que esas buenas noticias o potencias tan apreciadas resulten no ser otra cosa que el nivel de actuación exigido por las políticas y procedimientos de la organización o empresa en la que se realiza la auditoría.

Hay que recordar que la auditoría interna, en el contexto de la calidad, acostumbra a girar alrededor de la definición, puesta en práctica y eficacia del sistema de calidad. Si resulta que está totalmente definido, puesto en práctica adecuadamente y sus niveles de actuación de calidad están a la altura del objetivo esperado o por encima de él, esto es lo que se esperaba y por lo que se paga. Sólo si algo puede establecerte claramente que se encuentra «por encima y más allá de la llamada del deber» puede considerarse excepcional. Las mejoras realmente innovadoras y los logros especiales deben ser considerados muy cuidadosamente, antes de que se

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