Informe De Auditoria

Características básicas de los informes

Los informes deben ser preparados de acuerdo a las características básicas que a continuación se indican para mantener altos niveles profesionales de operación y para alcanzar con efectividad los objetivos de información. Sin tener en cuenta la competencia con que se desarrollen otros aspectos de nuestro trabajo, una labor de informe hecho a la ligera puede ocasionar descréditos, y proporcionar elementos de juicio no confiables y negativos para su explotación para la toma de decisiones:

1. IMPORTANCIA.

La importancia tal como se explica en nuestros informes es un término relativo y que no puede ser definido con precisión para cubrir todas las situaciones. La importancia y el interés de la entidad auditada, son factores fundamentales que influencian nuestras decisiones sobre el nivel de información. Los asuntos incluidos en todo nuestro informe deben ser de la suficiente importancia como para justificar que les informemos y para merecer la atención de aquellos a quienes van dirigidos los informes.

La utilidad, y por tanto la efectividad, de nuestros informes disminuye con la inclusión de asuntos de poca importancia, porque ellos tienden a distraer la atención del lector de los asuntos realmente importantes que informamos.

Las decisiones sobre la importancia de los asuntos a informar deben representar un juicio integral de todos los factores pertinentes, incluyendo:

El grado de interés de la entidad en los programas o actividades.

La importancia de los programas o actividades.

La novedad relativa o naturaleza experimental de los programas o actividades

La oportunidad de contribuir a una acción constructiva de la entidad

La oportunidad de proporcionar información útil y oportuna para asesorar a la entidad en el desarrollo de sus actividades.

La frecuencia con que ocurra una condición adversa, la posibilidad de que ocurra en otro lugar y los montos relativos en dinero de pérdida o costo adicional.

La falta de funcionarios de la entidad de efectuar las acciones administrativas necesarias para corregir las áreas débiles o mejorar las operaciones.

2. UTILIDAD Y OPORTUNIDAD.

La preparación de nuestros informes debe estar precedido de un cuidadoso análisis de los objetivos buscados, los receptores del informe ´revistos y la clase de información necesaria a los receptores para cumplir los propósitos designados. Debemos estudiar la información a proporcionar desde la perspectiva de los receptores del informe. Como nuestro propósito es estimular una acción constructiva a proporcionar información, nuestros informes deben ser estructurados en función del interés y necesidades de nuestra audiencia.

Los informes deben ser escritos de tal forma que sean claros a cualquier persona bien informada razonablemente inteligente que no esté muy familiarizada con los programas específicos, actividades, aun las entidades involucradas.

La oportunidad, como la utilidad son esenciales para informar con efectividad.

Un informe cuidadosamente preparado puede ser de escaso valor si llega demasiado tardear nivel de decisión. Los problemas que afectan la oportunidad de nuestros informes generalmente se originan en las fases de planeamiento, administración y de análisis del trabajo, las observaciones que involucran aspectos tales como: gastos innecesarios, desperdicio de fondos, transacciones ilegales y otras fallas en proteger los intereses de la entidad, deben ser comunicados sin tardanza de modo que se puedan tomar acciones decisivas de corrección oportuna.

3. EXACTITUD Y CONVENIENCIA DE LA INFORMACIÓN SUSTENTATORIA

Todos los procedimientos prescritos de preparación, revisión, y procesamiento deben ser aplicados con el objetivo de producir informes, que no contengan errores de hechos, lógica o razonamiento.

El requisito de exactitud esta basad en la necesidad de ser justos e imparciales en nuestro informe y de asegurar a los usuarios y lectores de nuestros informes que lo que informamos es digno de crédito. Una falta de exactitud de un informe puede ocasionar duda sobre la validez de todo informe y puede desviar la atención de lo esencial del informe.

Todos los datos, observaciones y conclusiones proporcionados en nuestros informes deben ser adecuadamente sustentados con suficiente evidencia objetiva en nuestros papeles de trabajo para demostrar o probar, cuando seamos llamados, los fundamentos de los asuntos informados y su exactitud o razonabilidad. No es necesario incluir información detallada, excepto que sea necesaria para una presentación convincente.

Las opiniones y conclusiones deben estar identificadas claramente como tales en nuestros informes, y deben estar basados en suficiente trabajo de auditoría que las respalden. En la mayoría de los casos, un ejemplo de una deficiencia no puede respaldar una conclusión amplia y la consiguiente recomendación de acción correctiva. Todo lo que sustenta es la observación del hecho que hubo una desviación, error o falla.

4. FALLA DE CONVINCENTE

Nuestras observaciones deben ser presentadas de una manera convincente, y nuestras conclusiones y recomendaciones deben inferirse lógicamente de los hechos presentados. Los datos de nuestros informes deben ser suficientes para convencer a los lectores de la importancia de nuestras observaciones, la razonabilidad de nuestras conclusiones y la conveniencia de aceptar nuestras recomendaciones. Los informes diseñados de ésta manera ayudan a centrar la atención de los funcionarios responsables en los asuntos de nuestros informes que merecen atención y para estimular la acción correspondiente. La responsabilidad de la prueba está en nosotros, no en la Entidad.

5. OBJETIVO Y PERSPECTIVA

Cada informe debe presentar nuestras observaciones de una manera objetivo y debe incluir suficiente información sobre el asunto principal de manera que proporciones a nuestros lectores una perspectiva adecuada. Nuestro objetivo es evacuar informes que sean reales y que no conduzcan a errores y que a la vez hagan énfasis especial en los asuntos que necesitan atención. Debemos cuidarnos sin embargo, de la tendencia a exagerar o enfatizar demasiado la ejecución deficiente notada durante nuestras revisiones. La información que fue necesaria para lograr una perspectiva apropiada del informe debe estar contenida en los resúmenes así como en otras partes de nuestros informes y deben incluir.

INFORMACIÓN APROPIADA. Una clara declaración de la naturaleza del alcance de nuestros exámenes: Información sobre tamaño y naturaleza de las actividades o programas. Descripciones correctas y claras de nuestras observaciones de modo de evitar malas interpretaciones y mal entendidos. Información no solo de los aspectos deficientes sino también de los aspectos satisfactorios de las operaciones examinadas cuando sean importantes y están justificadas en el alcance de nuestro trabajo. Esto no quiere decir que cuando tengamos algo malo que decir debamos informar algo bueno para balancearlo.

6. CLARIDAD Y SIMPLICIDAD

Para que nuestros informes se comuniquen con efectividad deben presentarse tan claros y simples como sean posibles. También es importante la claridad porque la información contenida en nuestros informes puede ser usada en noticias cortas por funcionarios de la Entidad que no estuvieron presentes ni participaron en las actividades de la Auditoria. No debemos suponer que a los lectores tienen conocimientos técnicos detallados. Nuestros esfuerzos en el "Estilo" deben estar dirigidos a que el significado sea claro. Sebe evitar el lenguaje florido, pedante, estilizado. Para que haya claridad es necesario una organización adecuada al material de información y precisión en el detalle de los hechos, en su análisis y emisión de conclusiones. Se deben usar en lo posible, ayudas visuales para que nuestros informes sea comprensibles y por tanto útiles.

7. PREVISIÓN

Nuestros informes no deben ser más largos que lo necesario para comunicar la información que deseamos informar. No debemos enredarnos en palabras, oraciones, párrafos o secciones demasiado detalladas que no encajan claramente con el mensaje del informe. Demasiado detallado quita el mérito al informe y puede desvirtuar el mensaje real o confundir y descontrolar a los lectores. En la determinación del contenido de nuestros informes, aunque haya espacio para juicios extensos, debemos tener presente que los informes que son completos y a la vez concisos son probables que reciban atención. La audiencia en nuestro informe comprende a su mayor parte gente ocupada que no desea ser molestada con detalles no esenciales.

8. PERFECCIÓN

Aunque nuestros informes deben ser concisos, debemos recordar que la brevedad no siempre es una virtud. Nuestros informes deben contener información suficiente sobre nuestras observaciones, conclusiones y recomendaciones para promover un entendimiento adecuado de los asuntos informados y para proporcionar representaciones convincentes, pero claras en una perspectiva adecuada. Para lograr estos fines se deben incluir cantidades suficientes de información de fondo y se debe dar apropiada consideración a los puntos de vista de la Entidad. Si tenemos conclusiones u opiniones que queremos que los lectores conozcan debemos exponerlas claramente en vez de dejarlas a que los lectores las supongan.

9. TOMO CONSTRUCTIVO.

De acuerdo con nuestro objetivo básico de mejorar las actividades operativas, para conseguir mayor Efectividad, Eficacia y Economía en una Entidad, en tono de nuestros informes deben estar dirigido a provocar una reacción de aceptación de nuestras observaciones y conclusiones.

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