LA BARRA DE FORMULAS Y LA HOJA DE CALCULO

CRISTIAN GONZALO ESCOBAR OLMOS

3.3 LA BARRA DE FORMULAS Y LA HOJA DE CALCULO

Qué es la barra de fórmulas?

La Barra de Fórmulas es el espacio en el que aparecen los valores o las expresiones que escribimos en las celdas.

Está ubicada en la parte superior de la hoja, debajo de la cinta de opciones de Excel.

Barra de Fórmulas

¿Para qué sirve?

La función de la Barra de Fórmulas es la de facilitar la visualización y la edición de las fórmulas escritas en una celda.

Recuerda que en el artículo ‘¿Qué es una fórmula?‘, te decía que las fórmulas no se muestran en las celdas una vez que has terminado de editarlas y en su lugar se muestra el resultado devuelto por dicha fórmula.

¿Cómo se usa?

Imagina que tienes una hoja de trabajo, en la que tenemos los siguientes valores:

Barra de Fórmulas

En la celda A1, tenemos el número 20, en la celda B1, tenemos el número 80; pero en la celda C1 (pintada de amarillo) tenemos una fórmula que suma las otras celdas.

¿Puedes ver cuál es esa fórmula? Correcto. No puedes verla a menos que entres a editar la celda haciendo un doble clic o presionando la tecla F2.

Pero, si te colocas con el puntero en la celda C1, verás que en la Barra de Fórmulas aparece el contenido de esta celda. Podemos ver cuál es la fórmula utilizada y qué argumentos utiliza (si los hubiere).

Barra de Fórmulas

Si pinchas con el ratón en la Barra de Fórmulas, verás cómo se resaltan las celdas que intervienen en la fórmula:

En este momento ya puedes comenzar a editar tu fórmula, de acuerdo a tus necesidades.

Usando la Barra de Fórmulas para crear una fórmula desde cero.

Si lo que quieres es usar la Barra de Fórmulas para crear una fórmula en una celda vacía, debes seguir estos pasos:

Selecciona la celda en la que quieres insertar la fórmula.

Pincha en la Barra de Fórmulas.

Escribe el signo igual (=).

Escribe la fórmula que necesitas, por ejemplo: A1 + B1.

Cuando hayas terminado de escribir la fórmula, presiona la tecla Enter.

3.4 ESCRIBIR EN LA HOJA DE CALCULO

Inicio rápido: Editar y escribir datos en una hoja de cálculo

Para trabajar con datos en una hoja de cálculo, primero debe escribir los datos en las celdas de la hoja de cálculo. Luego, quizás desee ajustar los datos de manera que puedan verse y se muestren del modo en que prefiera.

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¿Cómo?

Escriba los datos.

1. Haga clic en una celda y luego escriba los datos en esa celda.

2. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente.

Sugerencia Para escribir los datos en una nueva línea dentro de una celda, inserte un salto de línea presionando ALT+ENTRAR.

3. Para escribir una serie de datos, como por ejemplo días, meses o números progresivos, escriba el valor inicial en una celda y luego escriba un valor en la celda siguiente para establecer un patrón.

Por ejemplo, si desea usar la serie 1, 2, 3, 4, 5,..., escriba 1 y 2 en las primeras dos celdas.

Seleccione las celdas que contienen los valores iniciales y luego arrastre el controlador de relleno por el intervalo que desea rellenar.

Sugerencia Para rellenar en orden ascendente, arrastre hacia abajo o hacia la derecha. Para rellenar en orden descendente, arrastre hacia arriba o hacia la izquierda.

Ajuste la configuración.

1. Para ajustar el texto en una celda, seleccione las celdas a las cuales desea aplicar el formato y luego, en la pestaña Inicio en el grupo Alineación, haga clic en Ajustar texto.

2. Para ajustar el ancho de columna y el alto de fila de modo que se ajusten automáticamente a los contenidos de la celda, seleccione las columnas o filas que desea cambiar y luego, en la pestañaInicio en el grupo Celdas, haga clic en Formato.

En Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar ancho de columna o Autoajustar alto de fila.

Sugerencia Para ajustar rápidamente todas las columnas o las filas en la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y luego haga doble clic en cualquier borde entre dos encabezados de columna o de fila.

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Aplique formato a los datos.

1. Para aplicar formato de números, haga clic en la celda que contiene los números a los cuales desea aplicar el formato. A continuación, en la ficha Inicio, en el grupo Números, haga clic en la flecha junto a General y elija el formato que desee.

2. Para cambiar la fuente, seleccione las celdas que contienen los datos a los cuales desea aplicar el formato y luego, en la pestaña Inicio en el grupo Fuente, haga clic en el formato que desee.

3.4 ESCRIBIR EN LA HOJA DE TRABAJO

para escribir en la hoja de trabajo, nos posicionamos en la celda que lo deseamos hacer.

Para ello movemos el curso en dirección a donde queremos escribir, a través de las flechas de movimiento del tablero o bien con el ratón.

Por ejemplo si queremos escribir en la celda C4, nos posicionamos en ella y escribimos: Nombre del Empleado

En la celda D4 escribimos Departamento,

Si observamos el Nombre del Empleado no aparece completo, porque el tamaño de la columna no es suficiente para mostra esta información.

Sin embargo podermos ampliar el tamaño, para ello nos posicionamos en el límite entre las dos columnas C y D.

y nos aparecerá una especie de crucita con la cual podemos incrementar el tamaño

Cuando nos aparece esta especie de cruz, manteniendo el botón izquierdo del ratón presionado comenzamos a mover el ratón hacia la derecha hasta alcanzar el tamaño deseado de la columna. Si vemos a medida que vamos ampliando la columna aparecerá un recuadro que mostrará la medida del ancho de la columna

Al tener el ancho deseado soltamos el botón del ratón y dejamos de movernos hacia la derecha. Ya se tendrá la columna con un tamaño suficiente para mostrar la información

Igual es el caso de la palabra Departamento que pasa el tamaño de la columna. Repetimos el mismo procedimiento para ampliar; nos ubicamos en el límite entre la columna D y E, pulsamos el botón izquierdo del ratón y manteniéndolo apretado nos movemos hacia la derecha hasta alcanzar el ancho deseado.

3.6 LAS HOJAS

Una hoja de cálculo es un tipo de documento, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas).

La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos degráficas.

3.7 SELECCIONAR FILAS Y COLUMNAS

Puede seleccionar rápidamente celdas, rangos, filas o columnas, o bien todos los datos de una hoja de cálculo, por ejemplo, para aplicar formato a los datos de la selección, o para insertar otras celdas, filas o columnas. También puede seleccionar todo o parte del contenido de una celda y activar el modo de edición para modificar esos datos.

En una tabla de Microsoft Excel se pueden seleccionar celdas y rangos del mismo modo que se seleccionan en una hoja de cálculo. Sin embargo, la selección de filas y columnas de tabla es diferente al modo en que se realiza en las hojas de cálculo.

NOTA Si una hoja de cálculo está protegida, es posible que no se puedan seleccionar ni sus celdas ni su contenido.

3.8 SELECCIONAR BLOQUES DE LAS CELDAS

Escoger un conjunto de celdas

• Podemos f�cilmente seleccionar un rect�ngulo de celdas pulsando sobre la celda situada en una esquina y manteniendo pulsado el rat�n nos movemos hacia la esquina opuesta.

• Otra forma de hacerlo es marcar la primera celda y manteniendo pulsada la tecla de may�sculas del teclado movernos a la �ltima.

Seleccionamos por ejemplo desde la celda B3 a la D5. Pulsamos sobre la B3 y nos movemos a la D5.

�Qu� hacer para seleccionar un conjunto de celdas salteadas?.

Por ejemplo queremos marcar las celdas B3,B4,B5 y las D3 y D4

1. Nos movemos desde B3 a B5 manteniendo pulsado el bot�n izquierdo del rat�n.

2. Mantenemos pulsada la tecla "Ctrl" (la tecla Control se encuentra en la esquina inferior izquierda del teclado) pero soltamos el bot�n del rat�n y nos movemos a D3

3. Nos movemos desde D3 a D4 manteniendo pulsado el bot�n izquierdo del rat�n.

SELECCIONAR TODAS LAS CELDAS

Puede ser �til seleccionar todas las celdas. Por ejemplo cuando queremos dar un mismo formato a todas las celdas

• Pulsamos sobre la esquina superior izquierda de la hoja de trabajo. Arriba del "1" que designa la primera columna.

3.9 INTRODUCIR DATOS Y CAMBIARLOS EN LAS HOJAS DE TRABAJO.

• En la hoja de c�lculo podemos introducir texto, n�meros y funciones.

• Nos situamos marcando con el rat�n por ejemplo en la celda A2 y escribimos PRESUPUESTO ANUAL.

• Al introducir datos en una celta aparece en la Barra el s�mbolo X que nos permite cancelar o eliminar lo que acabamos de introducir si nos hemos equivocado o arrepentido.

• Y aparece el s�mbolo para confirmar o introducir la informaci�n.

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