La hoja de cálculo Excel de Microsoft

MANUAL DE EXCEL

1. INTRODUCCIÓN

La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación cuya finalidad es la realización de cálculos y la representación en forma gráfica. Nos brinda la posibilidad de volver a utilizar una hoja que contiene fórmulas, funciones, etcétera con datos diferentes.

Por ejemplo, podemos ingresar en una hoja, los datos, cálculos y funciones para calcular IVA, Cofis, etcétera de una empresa y volver a utilizar esa hoja para realizar los mismos cálculos para otra empresa.

Esto es posible porque Excel trabaja con direcciones de celdas para datos que cambian su valor.

Un cálculo es una operación matemática aplicada a unos datos.

Una hoja de cálculo Excel está formada por una cuadrícula rectangular. Las filas están numeradas desde uno y las columnas están rotuladas, de izquierda a derecha, de la A a la Z, y con combinaciones de letras a continuación AA, AB AC… BA BB etcétera.

La ventana muestra una parte de la hoja de cálculo. La unidad básica de la hoja de cálculo es una celda. Las celdas se identifican por una referencia que consta de dos partes, la letra de encabezamiento de columna y el número de fila. Entonces, a la intersección de una fila con una columna se le denomina celda. Como valor predeterminado para identificar las celdas se utiliza el estilo de referencia A1. Dicho estilo identifica a las columnas con letras desde A hasta IV con un total de 256 columnas y a las filas con números del 1 al 65536. A un conjunto de celdas se le denomina rango.

La celda en la columna A y la fila 10 A10

La hoja de cálculo se completa introduciendo texto, números, fechas, operaciones aritméticas, funciones y fórmulas.

2. CÓMO EMPEZAR A TRABAJAR CON EXCEL

Cuando se abre la aplicación, se presenta en pantalla un documento nuevo y vacío, cuyo nombre es Libro1. El libro contiene tres hojas de cálculo. Podemos agregar y eliminar hojas.

3. GUARDAR EL DOCUMENTO

Es aconsejable guardar el documento por primera vez antes de empezar. Cuando hayamos guardado el documento en el lugar deseado y con el nombre deseado, bastará con ir guardando los cambios que vamos realizando para evitar pérdida de información.

3.1. Libro de trabajo

Como hemos dicho, a los documentos de Excel se les llama libros de trabajo y contienen hojas de cálculo cuyo nombre se muestra en forma de pestaña en la parte inferior izquierda de la pantalla de trabajo.

Al iniciar el trabajo, los nombres de las hojas son Hoja1, Hoja2, Hoja3. Utilizando el menú Insertar, Hoja o el menú Edición, Eliminar podemos agregar o quitar hojas. También con el menú Mover o Copiar, podemos mover las hojas para que se presenten ordenadas y podemos copiar las hojas.

En las celdas se pueden introducir: números, textos, fechas, horas, fórmulas y funciones, (en una celda podemos almacenar hasta 32000 caracteres).

• NÚMEROS (9900, 25, 8%)

• TEXTO (María, Instituto, Hola mundo)

• FECHA Y HORA (31/12/2006)

• FÓRMULAS =3+15-10

• FUNCIONES =SUMA(A1:A10))

Para editar celdas y rangos primero debemos realizar la selección mediante alguna de las diferentes formas que se describen en la siguiente tabla:

PARA SELECCIONAR CON EL TECLADO

UNA CELDA Usar teclas de dirección, tabulador, Enter

UN RANGO Pulsar simultáneamente Shift y teclas de dirección.

AMPLIAR EL RANGO Pulsar F8 y posteriormente tecla de dirección.

MAS DE UN RANGO Pulsar simultáneamente Shift y F8 y usar teclas de dirección para marcar cada nuevo rango.

COLUMNAS Colocarse en cualquier posición de la columna a marcar y pulsar simultáneamente Control y Barra espaciadora.

VARIAS COLUMNAS Marcar celdas de las columnas y posteriormente Control-Barra espaciadora.

FILAS Colocarse en cualquier posición del renglón a marcar y pulsar simultáneamente shift y Barra espaciadora.

VARIAS FILAS Marcar celdas de los renglones y posteriormente shift y -Barra espaciadora.

HOJA DE CÁLCULO Pulsar simultáneamente Shift - Control y barra espaciadora.

COLUMNA O FILA DE DATOS Colocarse en la primera celda de la columna o fila, pulsar simultáneamente Shift-Fin posteriormente pulsar Shift-tecla direccional.

Modificar el contenido de una celda

Ubicarse en la celda y pulsar F2 para editar el contenido

Borrar el contenido de una celda o rango

Ubicarse en la celda y Suprimir

Copiar el contenido de una celda o rango

Si copiamos una sola celda, nos ubicamos en la celda y copiar, luego nos ubicamos en la celda destino y pegar.

Copiar un conjunto o rango de celdas

1. Seleccionar las celdas o rango y Copiar

2. Ubicarse en la celda en que comenzaremos a pegar y Pegar

Otra forma usando el teclado

1. Seleccionar la celda o el rango.

2. Pulsar Control + Insert.

3. Colocar el cursor en la posición de la copia.

4. Pulsar Shift +Insert o pulsar Enter

Diferencias entre eliminar y borrar del menú edición

Las opciones de eliminar y borrar en una hoja de cálculo electrónica como Excel son diferentes. Eliminar desaparece la celda y desplaza las restantes celdas para cerrar el espacio presentando al usuario diferentes alternativas para hacerlo. Borrar desaparece el contenido, el formato o las notas pero la celda permanece en su lugar. Ingresemos datos en varias celdas contiguas desde A1 hasta C4 por ejemplo. Borremos el contenido de la celda B2. Repitamos el ejercicio pero esta vez eliminando la celda B2. El resultado será diferente.

Mover el contenido de una celda o rango

1. Seleccionar la celda o el rango con Shift + teclas de dirección

2. Pulsar Shift + Supr

3. Colocar el cursor en la nueva posición

4. Pulsar Shift + Insert o Enter.

4. INTRODUCCIÓN A FÓRMULAS Y FUNCIONES

Una fórmula es una ecuación que analiza los datos de una hoja de cálculo. Las fórmulas predefinidas de Excel se denominan funciones. Todas las fórmulas y funciones en Excel deben iniciarse con el signo igual.

El contenido de las fórmulas y funciones puede ser:

• Números

• Texto

• Fechas

• Referencia de celdas (A10, B6) de una hoja o de un libro

• Nombres de celdas o rangos

• Funciones

4.1. Sintaxis de una fórmula

A la estructura u orden de los elementos de una fórmula se le denomina sintaxis. Las fórmulas en Microsoft Excel siguen una sintaxis específica que incluye un signo igual (=) seguido de los elementos que van a calcularse (los operandos) y los operadores del cálculo.

Cada operando puede ser un valor que no cambie (un valor constante), una referencia de celda o de rango, un rótulo, un nombre o una función de la hoja de cálculo.

Los operadores son de cuatro tipos:

• Aritméticos

• Comparación

• Texto

• Referencia

De forma predeterminada Microsoft Excel calcula una fórmula de izquierda a derecha, comenzando por el signo igual (=). Se puede controlar el orden en que se ejecutará el cálculo cambiando la sintaxis de la fórmula mediante el uso de paréntesis.

Para ejemplificar lo anterior, en la siguiente fórmula Excel proporciona como resultado once. El procedimiento que sigue es: multiplica dos por tres y al resultado (seis) le suma cinco.

=5+2*3

Puede cambiarse la sintaxis colocando entre paréntesis cinco más dos. El resultado en este caso será de veintiuno ya que Excel sumará primero cinco más dos y el resultado lo multiplicará por tres.

=(5+2)*3

4.2. Operadores de las fórmulas de Excel

Como ya mencioné anteriormente, las fórmulas hacen uso de operadores que especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.

Los operadores aritméticos ejecutan las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación; combinan números y generan resultados numéricos.

En la tabla siguiente, se han ingresado Operador aritmético, Significado y Ejemplo.

Operador aritmético Significado Ejemplo

+ (signo más) Suma 3+3

- (signo menos) Resta 3–1

Negación –1

* (asterisco) Multiplicación 3*3

/ (barra oblicua) División 3/3

% (signo de porcentaje) Porcentaje 20%

^ (acento circunflejo) Exponente 3^2 (el mismo que 3*3)

En la tabla siguiente, se han ingresado Operador de comparación, Significado y Ejemplo. Los operadores de comparación contrastan dos valores y generan el valor lógico VERDADERO o FALSO.

Operador de comparación Significado Ejemplo

= (igual) Igual a A1=B1

> (mayor que) Mayor que A1>B1

< (menor que) Menor que A1<B1

>= (mayor o igual que) Mayor o igual que A1>=B1

<= (menor o igual que) Menor o igual que A1<=B1

<> (distinto) Distinto de A1<>B1

En la tabla siguiente, se han ingresado Operador de texto, Significado y Ejemplo.

El operador de texto “&” combina uno o más valores de texto para generar un único texto.

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