Las BD en Access

4.1 Las BD en Access

Una base datos puede Con Access:

• Agregar más datos a una base de datos, por ejemplo, un elemento nuevo en un inventario.

• Modificar datos existentes en la base de datos, por ejemplo, cambiar la ubicación de un elemento.

• Eliminar información, por ejemplo, si se ha vendido o retirado un artículo.

• Organizar y ver los datos de distintas formas.

• Compartir los datos con otros usuarios mediante informes, mensajes de correo electrónico, una intranet o Internet.

Partes de una base de datos en acces:

• Tablas

• Formularios

• Informes

• Consultas

• Macros

• Módulos

Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño correcto es esencial para lograr los objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente.

Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales. Una base de datos suele definirse como un conjunto de información organizada sistemáticamente. En la terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las tablas: campo, registro y dato.

4.1.1 El ambiente de trabajo con sus elementos esenciales

Barra de títulos de la aplicación

Por ser Access una aplicación multi-ventanas, la barra de títulos sólo contiene el nombre de la aplicación. Se abrirán luego distintas ventanas, que en sus títulos mostrarán el nombre de los elementos que contienen.

La barra de Menú

Contiene opciones que al ser pulsadas presentan distintos sub menús , en los que se hallan todas las funciones y comandos necesarios para trabajar con Access.

Esta barra agregará las opciones que sean de aplicación de acuerdo al elemento que se encuentre seleccionado: base de datos, tabla, consulta, formulario, etc.

La barra de herramientas

Se trata de una banda que contiene distintos iconos que nos permiten ejecutar directamente los comandos y funciones más usuales de Access. Al igual que la barra de menú, también experimentará variaciones de acuerdo a la situación o al objeto seleccionado.

El área de trabajo de Access

Es el sector en donde se abrirán las ventanas de trabajo, como por ejemplo las de Bases de datos, Informes, Formularios, etc.

La barra o línea de estado

Nos muestra una breve reseña de la acción de determinado comando; puede indicarnos también qué operación podemos realizar a continuación, y también algo que nos resultará de sumo interés durante nuestro aprendizaje: si llevamos el señalador del mouse (sin pulsar) sobre un determinado botón-herramienta, podremos leer allí una breve descripción de su función.

Hacia el sector extremo derecho de esta línea encontraremos los indicadores de modo, en los que se muestra, entre otras cosas, si estamos trabajando en sobre escritura (SOB), en modo de inserción (INS), en mayúsculas (MAY), etc.

Elementos básicos:

 Tablas

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

 Formularios

Los formularios se conocen a veces como "pantallas de entrada de datos". Son las interfaces que se utilizan para trabajar con los datos y, a menudo, contienen botones de comando que ejecutan diversos comandos. Se puede crear una base de datos sin usar formularios, editando los datos de las hojas de las tablas. No obstante, casi todos los usuarios de bases de datos prefieren usar formularios para ver, escribir y editar datos en las tablas.

 Informes

Los informes sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Normalmente, un informe responde a una pregunta específica. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

 Consultas

Las consultas son las que verdaderamente hacen el trabajo en una base de datos. Pueden realizar numerosas funciones diferentes. Su función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que desea ver suelen estar distribuidos por varias tablas y, gracias a las consultas, puede verlos en una sola hoja de datos. Además, puesto que normalmente no desea ver todos los registros a la vez, las consultas le permiten agregar criterios para "filtrar" los datos hasta obtener solo los registros que desee. Las consultas a menudo sirven de origen de registros para formularios e informes.

 Macros

Las macros en Access se pueden considerar como un lenguaje de programación simplificado, que se puede utilizar para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Por ejemplo, puede adjuntar una macro a un botón de comando en un formulario, de modo que la macro se ejecute cuando se haga clic en el botón. Las macros contienen acciones que realizan tareas, como abrir un informe, ejecutar una consulta o cerrar la base de datos.

 Módulos

Los módulos, como las macros, son objetos que sirven para aumentar la funcionalidad de la base de datos. Mientras que las macros en Access se crean seleccionando acciones de una lista, los módulos se escriben en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).

4.1.2 Sus objetos de trabajo: tablas, formularios, informes y consultas

Formularios.

Los formularios son un tipo de objeto de Access que pueden utilizarse para diferentes fines, aunque una de sus utilidades principales es la creación de diseños personalizados para la entrada y visualización de datos de las tablas. La mayor parte de la información de un formulario proviene de los registros originales de una tabla, aunque normalmente existen algunos otros elementos que forman parte del diseño mismo del formulario y no pueden ser modificados mientras no se cambie el diseño. Es el caso, por ejemplo, de elementos gráficos o de texto que hayan sido añadidos para identificar la finalidad o propiedad de formulario, o simplemente como elementos decorativos, como texto explicativo, un logotipo de la empresa, líneas y demás objetos de dibujo.

Tablas y relaciones

Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de información de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o página de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

Consultas

Para buscar y recuperar tan sólo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede también actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar cálculos predefinidos o personalizados en los datos

Informes.

Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

4.1.3 Movimiento en registros de tabla

Es necesario tener una tabla que sea un espejo de su tabla principal y cada vez que en la tabla principal hagan un movimiento ya sea una alta o un cambio este también se debe reflejar en la tabla espejo.

Pasos.

Añadir nuevos registros.

-Modo formulario: 1.Activar una ficha vacía y escribir datos en sus correspondientes campos.

2. Abrir el menú Registro y seleccionar la opción Insertar Registro.

-Modo lista: 1.Situar el cursor en una línea vacía y escribir los datos

2. Abrir el menú Registro y seleccionar la opción Insertar Registro.

Desplazamiento de los registros.

-Modo formulario: Utilizar los botones de navegación situados en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Pulsar algunas de las siguientes combinaciones de teclas:

<control-repag>activa el registro anterior.

<control-avpag>activa el siguiente registro.

<control-inicio>activa el primer registro

<control-fin>activa el último registro, que estará vacío.

-Modo lista: utilizar las teclas de movimiento <flecha arriba> y <flecha abajo>.

4.2 BD- Creación y modificación (ABC)

4.2.1 Creación de una BD: a) De una BD en blanco b) A partir de una plantilla c) A partir de una tabla existente

 Crear una base de datos en blanco

1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

2. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo, Access la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datos (situado

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